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Handbuch

Basic - Professional - Enterprise

&

PC-Adreßzz!-Server




Für die Umstellung des Handbuchs von der Word-Fassung auf die Tipptext-Version möchte ich mich an dieser Stelle ganz herzlich bei Herrn Gerd Schönfeld bedanken.


Informationen zu Herrn Schönfeld und seinen Service finden Sie unter www.dotpap.de.

































Alle Rechte vorbehalten. Copyright © 1998 -2009


14. Auflage Juni 2009


Erscheinungsort: Bundesstadt Bonn

Herausgeber:

Harry Stahl Software

F.-A.-Schmidt-Weg 37

53129 Bonn


Kontakt: Harry.Stahl@T-Online.de


Die Anfertigung von Kopien dieses Handbuches ist erlaubt.


Inhaltsverzeichnis


1. Anwender, Vertrieb, Installation, Adresselemente

............................................................................................................................. Seite 9

1.1 Anwenderkreis

............................................................................................................................. Seite 9

1.2 Vertrieb

............................................................................................................................. Seite 9

1.3 Technische Information

............................................................................................................................. Seite 9

1.4 Allgemeine Lesehilfe

............................................................................................................................. Seite 10

1.5 Installation von PC-Adreßzz!

............................................................................................................................. Seite 11

1.6 PC-Adreßzz! starten

............................................................................................................................. Seite 11

1.7 Installation von PC-Adreßzz! - Server

............................................................................................................................. Seite 12

1.8 Elemente einer Adresse

............................................................................................................................. Seite 13

1.9 Die Hauptmaske des Programms

............................................................................................................................. Seite 16

1.9.1 Das Register Bilder

............................................................................................................................. Seite 17

1.9.2 Die Funktion Scannen

............................................................................................................................. Seite 17

2. Das Menü Datei

............................................................................................................................. Seite 19

2.1 Datei Neu

............................................................................................................................. Seite 19

2.2 Datei Öffnen

............................................................................................................................. Seite 19

2.3 Datei öffnen im Netzwerkmodus

............................................................................................................................. Seite 19

2.4 Datei Wieder Öffnen

............................................................................................................................. Seite 19

2.5 Datei Importieren von...

............................................................................................................................. Seite 19

2.6 Datei Exportieren nach...

............................................................................................................................. Seite 23

2.7 Abgleich mit externer Datei

............................................................................................................................. Seite 26

2.8 Drucken

............................................................................................................................. Seite 27

2.8.1 Listen drucken

............................................................................................................................. Seite 27

2.8.2 Benutzerdefinierte Listen drucken

............................................................................................................................. Seite 29

2.8.3 Kalender drucken

............................................................................................................................. Seite 30

2.8.4 Etiketten drucken

............................................................................................................................. Seite 31

2.8.5 Karten drucken

............................................................................................................................. Seite 34

2.8.6 Umschläge drucken

............................................................................................................................. Seite 35

2.9 Drucke aktuelle Adresse sofort

............................................................................................................................. Seite 36

2.10 Drucke aktuelle Adresse über Dialog

............................................................................................................................. Seite 36

2.11 Backup & Restore

............................................................................................................................. Seite 36

2.11.1 Daten sichern

............................................................................................................................. Seite 37

2.11.2 Daten wiederherstellen

............................................................................................................................. Seite 38

2.12 Datei Wiederherstellen

............................................................................................................................. Seite 40

2.13 Datei Speichern

............................................................................................................................. Seite 40

2.14 Datei Speichern unter

............................................................................................................................. Seite 40

2.15 Kopie speichern unter

............................................................................................................................. Seite 41

2.16 Datei Auswahl speichern

............................................................................................................................. Seite 41

2.17 Datei Schließen

............................................................................................................................. Seite 41

2.18 Datei Eigenschaften

............................................................................................................................. Seite 41

2.18.1 Register Passwort

............................................................................................................................. Seite 41

2.18.2 Register Felder

............................................................................................................................. Seite 41

2.18.3 Register Ladevorgang

............................................................................................................................. Seite 41

2.19 Beenden

............................................................................................................................. Seite 42

3. Das Menü Adresse

............................................................................................................................. Seite 42

3.1 Neue Adresse

............................................................................................................................. Seite 42

3.2 Adresse Bearbeiten

............................................................................................................................. Seite 45

3.3 Adresse Löschen

............................................................................................................................. Seite 45

3.4 Rückgängig Löschen

............................................................................................................................. Seite 46

3.5 Adresse Duplizieren

............................................................................................................................. Seite 46

3.6 Adresse in Zwischenablage kopieren

............................................................................................................................. Seite 46

3.7 Adresse Übernahme aus Zwischenablage...

............................................................................................................................. Seite 48

3.8 Adress-Übernahme aus vCard-Datei...

............................................................................................................................. Seite 48

3.9 Adresse in Winword / StarOffice / OpenOffice einfügen...

............................................................................................................................. Seite 49

3.10 Adresse Suchen oder ersetzen

............................................................................................................................. Seite 51

3.11 Adressen-Auswahl anzeigen

............................................................................................................................. Seite 53

3.12 Temporäre Adressen-Auswahl anzeigen

............................................................................................................................. Seite 53

3.13 Alle Adressen anzeigen

............................................................................................................................. Seite 54

3.14 Kategorien

............................................................................................................................. Seite 54

3.15 Kategorien aus Datei auslesen

............................................................................................................................. Seite 55

3.16 Sortierung ändern

............................................................................................................................. Seite 55

4. Das Menü Markierung

............................................................................................................................. Seite 56

4.1 Markiere aktuelle Adresse

............................................................................................................................. Seite 56

4.2 Demarkiere aktuelle Adresse

............................................................................................................................. Seite 56

4.3 Alle Adressen markieren

............................................................................................................................. Seite 56

4.4 Markierung aufheben für alle Adressen

............................................................................................................................. Seite 56

4.5 Markierung umkehren für alle Adressen

............................................................................................................................. Seite 57

4.6 Zeige Markierte oder Alle Adressen

............................................................................................................................. Seite 57

4.7 Markierung speichern

............................................................................................................................. Seite 57

4.8 Markierung Wiederherstellen

............................................................................................................................. Seite 57

5. Das Menü Extras

............................................................................................................................. Seite 57

5.1 CD-Adressensammlung starten

............................................................................................................................. Seite 57

5.2 Anstehende Geburtstage

............................................................................................................................. Seite 58

5.3 Automatische Dokumentenzuordnung

............................................................................................................................. Seite 59

5.4 Nach doppelten Adressen suchen

............................................................................................................................. Seite 62

5.5 Tastaturbelegung

............................................................................................................................. Seite 62

5.6 Symbolleiste

............................................................................................................................. Seite 63

5.7 Optionen

............................................................................................................................. Seite 63

5.7.1 Register Allgemein

............................................................................................................................. Seite 64

5.7.2 Register Ansicht

............................................................................................................................. Seite 64

5.7.3 Register Datenverzeichnis

............................................................................................................................. Seite 65

5.7.4 Register CD-Adressen

............................................................................................................................. Seite 65

5.7.5 Register Datensicherung

............................................................................................................................. Seite 67

5.7.6 Register e-Mail

............................................................................................................................. Seite 67

5.7.7 Register Eingabeüberprüfung

............................................................................................................................. Seite 68

5.7.8 Register Etiketten / Adressformat

............................................................................................................................. Seite 69

5.7.9 Register Erinnerung

............................................................................................................................. Seite 69

5.7.10 Register Internet

............................................................................................................................. Seite 70

5.7.11 Register Kalender

............................................................................................................................. Seite 71

5.7.12 Register Listen

............................................................................................................................. Seite 71

5.7.13 Register Netzwerk

............................................................................................................................. Seite 72

5.7.14 Register Programmstart

............................................................................................................................. Seite 73

5.7.15 Register Rechnungsprogramm

............................................................................................................................. Seite 74

5.7.16 Register Termine

............................................................................................................................. Seite 75

5.7.17 Register Textverarbeitung

............................................................................................................................. Seite 75

5.7.18 Register Winfax

............................................................................................................................. Seite 76

5.8 Vorgaben Feldlisteninhalte

............................................................................................................................. Seite 76

5.9 Temporäre Adressablage zeigen

............................................................................................................................. Seite 78

5.10 Registrierung von PC-Adreßzz

............................................................................................................................. Seite 78

6. Das Menü Tools

............................................................................................................................. Seite 79

6.1 Konditionales Ändern

............................................................................................................................. Seite 79

6.2 Kundennummern hinzufügen

............................................................................................................................. Seite 80

7. Das Menü Kommunikation

............................................................................................................................. Seite 80

7.1 Telefonnummer wählen

............................................................................................................................. Seite 80

7.2 Internetverbindung herstellen

............................................................................................................................. Seite 82

7.3 Neuer Brief

............................................................................................................................. Seite 82

7.4 Neuer Serienbrief

............................................................................................................................. Seite 83

7.5 Serienbrief-Manager anzeigen

............................................................................................................................. Seite 84

7.6 E-Mail erstellen

............................................................................................................................. Seite 85

7.7 E-Mail-Verteiler erstellen

............................................................................................................................. Seite 86

7.8 Fax-Importdatei für Winfax-Telefonbuch erstellen

............................................................................................................................. Seite 88

7.9 Fax-Dokument mit Winword & Winfax senden

............................................................................................................................. Seite 89

8. Das Menü Hilfe

............................................................................................................................. Seite 89

8.1 Tipps & Tricks zeigen

............................................................................................................................. Seite 89

9. Sonstige Informationen

............................................................................................................................. Seite 89

9.1 Parameter beim Programmstart

............................................................................................................................. Seite 89

9.2 Wichtige Tastenkombinationen

............................................................................................................................. Seite 91

10. Das Programm PC-Adreßzz! – Server

............................................................................................................................. Seite 92

10.1 Technische Voraussetzungen

............................................................................................................................. Seite 93

10.2 Programmstart PC-Adreßzz! Server

............................................................................................................................. Seite 95

10.3 Speichern der Adressendatei

............................................................................................................................. Seite 95

10.4 Sicherheitsvorkehrungen

............................................................................................................................. Seite 96

10.5 Wiederherstellen einer beschädigten Adressdatei

............................................................................................................................. Seite 96

11. Abbildungsverzeichnis

............................................................................................................................. Seite 98

12. Stichwortverzeichnis

............................................................................................................................. Seite 103


1. Anwender, Vertrieb, Installation, Adresselemente



1.1 Anwenderkreis

PC-Adreßzz! ist ein Adressenverwaltungsprogramm, welches sowohl für den Privatanwender als auch für Unternehmen geeignet ist. Kleinbetriebe, Arzt-, Rechtsanwaltspraxen oder Behörden benutzen das Programm als Einzelversion oder als Netzwerkversion in Verbindung mit dem Programm PC-Adreßzz! – Server.


Ab der Version 6.0 steht das Programm als Basic,- Professional oder Enterprise Version zur Verfügung, so dass jeder Anwender sich die Leistungsklasse aussuchen kann, die seinen Bedürfnissen gerecht wird.


1.2 Vertrieb

Als Shareware-Programm: PC-Adreßzz! wird in der Hauptsache als Shareware-Programm vertrieben, d.h. OHNE die Registriernummer kann das Programm an jeden weitergegeben werden. So darf es dann echte 30 Arbeitstage getestet werden. Wer dann noch mit dem Programm weiterarbeiten möchte, muss sich registrieren lassen, sonst macht er sich nach dem Urheberrecht strafbar! Unter dem Menü "Hilfe", Befehl "Inhalt" über den Hilfetext "Registrierung für PC-Adreßzz! herbeiführen" kann ein Formular ausgedruckt werden, mit Hilfe dessen man sich registrieren lassen kann.


1.3 Technische Information

Das Programm läuft unter Windows 95-98, ME, NT 4.0, 2000 und XP (und auch unter den Windows-Server-Betriebssystemen) und natürlich Windows Vista.


  • Systemvoraussetzungen: Um alle Dialoge in voller Größe anzeigen zu können, benötigt das Programm eine Mindestauflösung von 800x600 Bildpunkten.
  • Datenformat: Es wird ein vom Shareware-Autoren eigens entwickeltes Format verwendet. Dadurch und durch andere Maßnahmen benötigt das Programm für die Adressendateien wenig Platz auf der Festplatte und ist deutlich schneller als vergleichbare Programme. Adressen können sowohl importiert als auch exportiert werden.
  • Eingabefelder: Die Länge der Eingabefelder ist in der 32-Bit-Version quasi nicht beschränkt. Die Texteingaben können in der Summe aller Felder für eine Adresse ca. 32.000 Zeichen betragen.
  • Anzahl der Datensätze: Ein zügiges Arbeiten ist bis 20.000 Adressen normalerweise sichergestellt. Sollen mehr Adressen (z.B. 50.000 oder mehrere 100.000) bearbeitet werden, sollten Sie über einen sehr schnellen Rechner mit genügend Arbeitsspeicher (256 MB) verfügen. Entscheidend ist dabei der Arbeitsspeicher, da PC-Adreßzz! alle Adressen in den Arbeitsspeicher lädt.
  • Netzwerkfähigkeit: Ab der Version 5 ist PC-Adreßzz! voll (zusammen mit dem Programm PC-Adreßzz! – Server) netzwerkfähig, d.h., mehrere Anwender können gleichzeitig eine gemeinsame Adressendatei bearbeiten.



1.4 Allgemeine Lesehilfe

Falls Sie das Programm noch nicht installiert haben sollten, dann sehen Sie sich zunächst den Abschnitt über die Installation an.


Wenn Sie keine Adressen aus einer anderen Anwendung übernehmen müssen, sollten Sie zunächst den Abschnitt Elemente einer Adresse lesen. Danach sollten Sie mit den Ausführungen zum Menü "Adressen" fortfahren und anschließend den Text über den Befehl "Drucken" im Menü "Datei". Auch die Informationen zum Menü „Datei“ sind wertvoll, um zu verstehen, wie Adressen-Dateien angelegt und (ggfls. unter anderem Namen) gespeichert werden.


Sollten Sie aber bereits mit einem anderen Programm Adressen angelegt haben, wird empfohlen im Abschnitt Menü "Datei" den Befehl "Importieren von..." näher zu studieren, damit Ihnen die Adressenübernahme aus diesem Programm problemlos gelingt.


Sollten Sie einen bestimmten Begriff suchen, z.B. "Etiketten", dann schlagen Sie am Ende dieses Handbuchs im Stichwortverzeichnis nach.


Sollten Sie Anregungen oder Hinweise zu diesem Handbuch haben, bin ich dafür jederzeit dankbar. Unter dem Menü "Hilfe", Befehl "Info" finden Sie eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie zu mir Kontakt aufnehmen können. Am liebsten ist mir noch eine e-Mail, da ich Ihre Anregungen so am besten verwalten und weiterverarbeiten kann.



1.5 Installation von PC-Adreßzz!

PC-Adreßzz! ist wie jedes andere Programm unter Windows 95/98, ME, XP oder Windows NT 4.0, Windows 2000 bzw. Vista zu installieren:


1. Legen Sie die Programm-CD in das CD-Laufwerk Ihres Computers.

2. Sollte die Autostart-Funktion auf Ihrem Computer nicht aktiviert sein und das Setup-Programm nicht automatisch starten, geben Sie in der Windows Taskleiste unter Menü Start, ausführen folgendes ein:
<Laufwerksbuchstabe Ihrer CD>:\Setup.exe
Also z.B.: F:\Setup.exe, falls Ihr CD-Laufwerk den Buchstaben F: hat.

Es öffnet sich das allgemeine Setup-Programm der CD:


Dialog Installationsauswahl.


3. Markieren Sie in diesem Dialog das erste Programm und klicken Sie dann auf den Schalter „Weiter“. Es wird dann die Setup-Routine des PC-Adreßzz!-Installationsprogramms aufgerufen.

4. Folgen Sie dann den Hinweisen des Setup-Programms, bis die Installation abgeschlossen ist.



1.6 PC-Adreßzz! starten

1. Falls Sie bei der Installation die Möglichkeit gewählt haben, dass eine sog. „Verknüpfung“ auf dem Windows-Desktop angelegt wurde, können Sie einfach dort auf das Programmsymbol von PC-Adreßzz! doppelt klicken.

2. Anderenfalls drücken Sie den Start-Knopf in der Taskleiste von Windows, wählen den Punkt „Programme“ und dort den Ordner „PC-Adreßzz!“. Aus diesem Ordner wählen Sie den Eintrag „PC-Adreßzz!“.



1.7 Installation von PC-Adreßzz! - Server

Hier gelten die Ausführungen entsprechend, wie sie zuvor für PC-Adreßzz! gemacht wurden, jedoch wird das Programm PC-Adreßzz! – Server nur einmal auf dem Computer im Netzwerk installiert, der für die gemeinsame Verwaltung der Adressendateien zuständig sein soll. Dieser Rechner sollte also im Idealfall immer laufen bzw. im Netzwerk als erster Rechner gestartet werden.


Hinweis: Sie müssen das Programm PC-Adreßzz! – Server starten, bevor auf einem Client-Computer die Adressenverwaltung PC-Adreßzz! gestartet wird, wenn Sie die Netzwerkfunktionalität des Programms nutzen wollen.


Sie können PC-Adreßzz! natürlich auch als Einzelprogramm, ohne die Netzwerkfunktionen nutzen, so ist das Programm auch standardmäßig eingerichtet (die Netzwerkfunktionen müssen Sie in PC-Adreßzz! zunächst unter „Extras, Optionen, Register „Netzwerk“ aktivieren).


Weitere Informationen zur Nutzung des Programms im Netzwerk finden Sie am Ende des Handbuches im Kapitel „PC-Adreßzz! – Server“.


Achtung: Sie müssen für PC-Adreßzz! – Server eine separate Lizenz erwerben.



1.8 Elemente einer Adresse

Die Adresse besteht aus einer Reihe von Standardelementen, die von den Feldern Anredekopf (Herr, Frau, Firma usw.), Titel (Dr., Prof. usw.), Vorname (Harry), Name (Stahl) abgedeckt werden.


Das Feld Name2 und ggfls. Name3 wird i.d.R. dazu benutzt, zusätzliche Namensbestandsteile einer Firma oder einer Organisation/Behörde aufzunehmen, etwa die Abteilungsbezeichnung.


Beispiel:


Gemeinde Burgtaal

- Ordnungsamt -

Steinstraße 25

53333 Burgtaal

Der Begriff „Ordnungsamt“ wurde hier im Feld Name2 erfasst.



Das Feld Zusatz wird i.d.R. dazu benutzt Angaben zu machen wie z.B. „z.H. Herrn Müller“.


Beispiel:


Gemeinde Burgtaal

- Ordnungsamt -

z.H. Herrn Müller

Steinstraße 25

53333 Burgtaal

Wenn Sie z.B. wissen, dass der zuständige Sachbearbeiter der Herr Müller ist, können Sie diese Angabe im Feld “Zusatz" machen.



Das Feld Strasse benutzen Sie entweder, um den Namen der Strasse oder das Postfach aufzunehmen. Beachten Sie bitte, dass eine Postfachadresse und die reguläre Anschrift sich i.d.R. in der Postleitzahl unterscheiden. Es wird daher empfohlen ggfls. 2 Adressen von einem Adressaten aufzunehmen. Die Postfachadresse können Sie bei Bedarf mit einer zusätzlichen Kategorie, z.B. „Postfach“ versehen, um diese mit der Filterfunktion z.B. bei der Erstellung von Serienbriefen ausblenden zu können.


Beispiel:


Gemeinde Burgtaal

- Ordnungsamt -

z.H. Herrn Müller

Postfach 88 56 77

53300 Burgtaal

Wie man leicht erkennen kann, unterscheiden sich die Adressen im Feld Strasse und in der Postleitzahl.



Das Feld L steht für Landeskürzel und ist eigentlich überholt, da man sich im internationalen Postverkehr inzwischen darauf verständigt hat, dieses wegzulassen und dafür in Grossbuchstaben unter der Adresse den Namen des Landes hinzuschreiben.


Beispiel:


Frau

Brigitte Messel

19, rue Charlotte

1200 Bruscelles

BELGIEN

Um diese Adressformatierung zu erhalten, muss unter Extras, Optionen, Etiketten/Adressformat die Checkmarke „Landeskürzel nicht drucken“ aktiviert sein.



Es macht aber durchaus noch Sinn, der Adresse dieses Landeskürzel zuzuweisen, etwa wenn man mit dem Auswahlfilter (Menü Adresse, Befehl „Auswahl anzeigen“) Adressen aus einem bestimmten Land anzeigen will.


In das Feld Staat schreiben Sie bei Adressen außerhalb Deutschlands den Namen des Staates (z.B. BELGIEN, FRANKREICH) hinein. Die Post empfiehlt diese Angaben in Grossbuchstaben aufzunehmen.


In das Feld Anredetext nehmen Sie die Anrede auf, wie Sie diese als einleitenden Satz eines Briefes benutzen würden (z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren“).


Die Felder Anmerkung1 und Anmerkung2 dienen dazu, bestimmte Ordnungsmerkmale oder Kennzeichen aufzunehmen, die für den Adressaten relevant sind. Hier könnten Sie dann z.B. im Feld Anmerkung1 den Text „Versicherungsnummer“ und in Anmerkung2 dann den Text „3434.3434.2222“ aufnehmen. Bei den mitgelieferten Briefvorlagen von PC-Adreßzz! werden diese Informationen automatisch an das zu erstellende Dokument übertragen, so dass der Adressat direkt die für Ihn wichtigen Informationen hat. Tragen Sie also in diesen Feldern Versicherungsnummern, Kundenummern etc. ein, dann brauchen Sie diese Angaben nicht immer zu suchen, wenn Sie einen Brief z.B. an Ihre Versicherung schreiben.


Das Feld Stichwort nutzen Sie, um mit der Adresse bestimmte Zuordnungen vorzunehmen, die sich z.B. aus dem Namen des Adressaten nicht ergeben. Geben Sie hier z.B. das Wort „Pizza“ ein, wenn die Pizzeria den Namen „Teigwarenexpress“ hat und Ihnen der Name entfallen ist, Sie aber wissen, dass Sie die Adresse einer Pizzeria haben wollen. Im Feld "Suchen" geben Sie dann zunächst einen Doppelpunkt, folgend von dem Wort Pizza ein, um zu dieser Adresse zu gelangen.


Im Feld Geboren tragen Sie das Geburtsdatum des Adressaten ein. Achten Sie bitte darauf, dies in der Form „22.02.2001“ (also TT.MM.JJJJ) zu machen, da PC-Adreßzz! die Angabe in dieser Form z.B. für die Geburtstagserinnerung erwartet.


In den Feldern Telefon1 und Telefon2 bzw. Handy und Handy2 tragen Sie i.d.R. eine private und eine dienstliche Telefonnummer eines Adressaten ein, wenn Sie private und dienstliche Adressen in einer Datei verwalten. Dabei steht es Ihnen frei, ob Sie das Feld Telefon1 für die private Telefonnummer benutzen und das Feld Telefon2 für die geschäftliche oder umgekehrt. Sie können auch zusätzliche Texte zu der Telefonnummer beifügen (z.B. „(Durchwahl)“) damit Sie genau wissen, worum es sich bei der Telefonnummer handelt.


Für die Felder Fax, Fax2 gilt entsprechendes. Bei den Feldern eMail1 und eMail2 sowie Internet können Sie zu den Adressinformationen keine zusätzlichen Eintragungen machen, da dann die Mail und Internetfunktionen nicht mehr funktionieren würden.

In den Feldern Feld1 bis Feld8 können Sie zusätzliche Informationen erfassen. Sie können den Feldbezeichnungen andere Namen geben (unter Menü „Datei“, Befehl „Eigenschaften“, im dann angezeigten Dialog im Register „Felder“. Dabei können sich diese Bezeichnungen für jede Datei unterscheiden. Je nachdem, ob Sie z.B. Vereinsadressen, Kundenadressen oder Privatadressen verwalten, können Sie den Feldern unterschiedliche Bezeichnungen geben (z.B. „Mitgliedsnummer“, „Mitglied seit“ im Falle einer Vereinsdatei oder z.B. „Kontonummer“, „Bank“ im Falle einer Kundendatei).


Sie können die Felder 1-8 (wie auch andere Felder) mit bestimmten Inhalten vorbelegen, die Sie dann aus der Dropdownliste des Adresse-Bearbeiten-Dialogs auswählen können.


In der Enterprise-Version von PC-Adreßzz! stehen noch die weiteren Felder 9-16 zur Verfügung.


Im Feld Info können Sie mehrzeiligen Text aufnehmen. Dieser Text kann durchaus mehrere Seiten lang sein, jedoch sollten Sie umfangreichen Text besser in eine gesonderte Datei aufnehmen und dann im Register „Dokumente“ (in der Hauptmaske rechts unten) mit der Adresse verknüpfen. Damit verhindern Sie, dass die Adressendatei unnötig „aufgebläht“ wird.


In den Feldern Dokumente bzw. Bilder verwalten Sie Verknüpfungen zu Text- bzw. Grafikdateien. Klicken Sie hier in der Hauptmaske unten rechts auf die entsprechenden Registerbezeichnungen um dort in den entsprechenden Ansichten Ihre Dokumente bzw. Grafikdateien hinzuzufügen bzw. zu bearbeiten oder zu entfernen. Als Grafikdateien sind Dateien im Format Bitmap (Dateiendung „.BMP’) bzw. JPEG (Dateiendung „.JPG“), GIF (Endung '.GIF') und Komprimiertes Bitmap (Dateiendung „.PCNPIC“) erlaubt.


Sie können im Register Dokumente z.B. Verknüpfungen zu Dateien herbeiführen, die Ihren Schriftwechsel mit dem jeweiligen Adressaten enthalten (mit dem Befehl "Automatische Dokumentenzuordnung“ im Menü „Extras“ können Sie dies auch nachträglich machen). So haben Sie schnellen Zugriff auf den letzten Brief, auch wenn Sie sich nicht mehr an den Namen der Datei erinnern können (die Dokumente lassen sich namentlich oder auch zeitlich sortiert anzeigen).


Im Register Bilder können Sie entweder Personenbilder z.B. für eine Personaldatei oder eine Modell-Agentur hinzufügen oder auch einfach Wegbeschreibungen zum Adressaten.


In einem sog. Link-Feld können ab der Professional-Version Verknüpfungen zu anderen Adressen aufgenommen werden. Diese Bearbeitungsfunktion steht dann im Adresse-Bearbeiten-Dialog zur Verfügung.



1.9 Die Hauptmaske des Programms

Nachfolgend werden die sichtbaren Hauptelemente des Programms beschrieben:



Eine Beschreibung der Bereiche und Elemente der Hauptmaske von PC-Adreßzz!6.x


1.9.1 Das Register Bilder

Im Register Bilder können Sie Bilddateien verknüpfen (z.B. bei einer Personaladressendatei) oder auch mit einem Scanner eingelesene Dokumente, um diese einem bestimmten Adressat zuordnen zu können. In diesem Beispiel sehen Sie 2 Seiten eines Schreibens des Finanzamtes mit der Adresse des Finanzamtes verknüpft:


PCA-Hauptmaske Register

Mit dem Zoomschalter (Lupe) können Sie das Bild in voller Größe anzeigen lassen und so auf normale Lesegröße bringen. Das funktioniert wirklich sehr gut, da Sie in der Vergrößerungsansicht noch verschiedene Zoomstufen einstellen können (bis 200% Vergrößerung).



Die Funktion Scannen

Mit dem Schalter Scannen im Register Bilder rufen Sie diesen Dialog auf.


Haben Sie einen Twain-kompatiblen Scanner (dies sind normalerweise alle), dann können Sie hier Fotos oder Dokumente einlesen und mit der aktuellen Adresse verknüpfen.


PCA-Hauptmaske Register


Denken Sie daran, ein Ablageverzeichnis für die Bilder und das Ablageformat in den entsprechenden Registern dieses Dialoges festzulegen.



2. Das Menü Datei


2.1 Datei Neu

Mit diesem Befehl legen Sie eine neue - zunächst leere - Adressendatei an. Der Dateiname lautet - quasi nur ein vorübergehender Arbeitstitel - "unbenannt“. Dieser Name signalisiert dem Programm, dass Sie für die Datei noch einen "anständigen“ Namen vergeben müssen und fordert Sie daher beim ersten Mal, wenn Sie die Datei auf Festplatte speichern wollen, auf, einen Namen für die Datei zu vergeben.


2.2 Datei Öffnen

Dieser Befehl ruft einen Dialog auf, mit dem Sie eine Adressendatei lokal auf Ihrem Computer - oder in einem Computer-Netzwerk öffnen können. Die Adressendatei ist durch die Endung ".hdb" gekennzeichnet. Allerdings ist an dieser Stelle darauf hinzuweisen, dass auch andere Programme diese Dateiendung benutzen, z.B. ältere Versionen von TimOnize oder PC-Notizz! Pro und Nero von Ahead-Software.


Wenn Sie eine "*.hdb" der genannten Programme öffnen wollen, erhalten Sie einen Hinweis, dass die Datei nicht für das Programm PC-Adreßzz! geeignet ist.


2.3 Datei Öffnen im Netzwerkmodus

Dieser Befehl steht im Menü Datei nur dann zur Verfügung, wenn Sie im Dialog Optionen,  Register „Netzwerk“ die Netzwerkfunktionalität aktiviert haben. Hier ist wegen der im Netzwerk erforderlichen Eindeutigkeit der Dateibezeichnungen erforderlich, dass Sie den Namen in der sog. UNC-Schreibweise (UNC= Universal Naming Convention) angeben,  also Computername, Freigabename des Verzeichnisses und dann den Dateinamen (z.B. \\Pentium1\Adressen\kunden.hdb). Achten Sie auch darauf, eine Freigabe nicht mehrfach unter anderen Namen einzurichten, da sonst die Eindeutigkeit der Dateibezeichnung nicht mehr gegeben ist und das Programm PC-Adreßzz! – Server nicht erkennen kann, dass bei mehrfacher Anforderung zur Bearbeitung dieser Datei – mit unterschiedlicher Freigabebezeichnung – in Wahrheit ein- und dieselbe Datei bearbeitet wird.


2.4 Datei Wieder Öffnen

Wenn Sie bereits mit dem Programm einmal verschiedene Dateien geöffnet haben, wird diesem Menü ein Untermenü zugeordnet, das die Namen der bereits einmal geöffneten Dateien enthält. Durch einfache Auswahl eines solchen Menübefehls wird die Datei geöffnet. Dies erspart Ihnen unter Umständen eine mühsame Suche nach den benötigten Dateien auf Ihrem Computer.


2.5 Datei Importieren von...

Egal, ob Sie bisher eine ACCESS-Datenbank-Datei oder eine EXCEL-Tabelle für die Verwaltung Ihrer Adressen benutzt haben oder irgendein anderes Programm: In der Regel können Sie fast immer diese Adressen nach PC-Adreßzz! übernehmen.


Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie Ihre Daten aus der anderen Anwendung in einem Format abspeichern, das PC-Adreßzz! versteht. PC-Adreßzz! erwartet hierbei ein Feldformat, welches das einfachste aller Formate ist und daher von fast jedem Datenbankprogramm oder sonstigem Adressenprogramm beherrscht wird.

Dabei handelt es sich um ein einfaches Textformat, bei dem die Datei aus Zeilen und Feldern besteht. In den Zeilen stehen jeweils die gesamten Angaben zu einer Adresse; eine solche Zeile ist wiederum in Feldern aufgeteilt, wobei die Felder durch bestimmte Zeichen getrennt werden, also i.d.R. ein KOMMA, ein SEMIKOLON oder ein TABULATOR-Zeichen.

Sie müssen also zunächst in der anderen Anwendung (in EXCEL mit einer Excel-Tabelle) Ihre Daten in diesem Format abspeichern. Während in der ersten Zeile die Namen der Felder zu finden sind, folgen in den nächsten Zeilen die eigentlichen Daten. Diese Datei könnte dann z.B. so aussehen:


Name;Vorname;Straße;Land;Ort;PLZ;Telefon

Müller;Peter;Winberg-Str.11;D;Köln;50344;0221-233222

...

usw.


Hinweis:

In der ersten Zeile sollten Sie die Namen der Felder hinein schreiben lassen (wenn das geht), das erleichtert den Importvorgang beim zuordnen der Felder.


Nachdem Sie also eine solche Datei mit dem anderen Programm angelegt haben (vgl. in der Online-Hilfe auch das Beispiel mit einer Excel-Tabelle), rufen Sie unter dem Menü "Datei" den Befehl "Datei importieren von... " auf. Es erscheint ein Dialog in dem Sie - in mehreren Arbeitsschritten - den Import der Adressen näher spezifizieren können:


Adressen aus externer Datei importieren in 5 Schritten: 1. Schritt


Dateiname angeben

Hier müssen Sie Pfad und Namen der zu importierenden Datei angeben.


Adressen aus externer Datei importieren in 5 Schritten: 2. Schritt


Trennung der Datenfelder

Hier geben Sie an, durch welches Zeichen die Felder innerhalb der zu importierenden Datei getrennt sind: Kommata | Semikola | Tabulatoren.


Adressen aus externer Datei importieren in 5 Schritten: 3. Schritt


Spezielles Dateiformat

Diese Option müssen Sie angeben, wenn Sie Adressen aus einer Adressenexportliste des D-Info Programms (von Topware) importieren wollen.


MS-DOS ASCII-Zeichen in ANSI-Text umwandeln
Diese Option müssen Sie angeben, wenn Sie Adressen aus einem DOS-Programm importieren. Der ANSI-Zeichensatz ist der von Windows verwandte Zeichensatz.

Im nächsten Schritt müssen Sie die Felder aus der zu importierenden Datei den Feldern von PC-Adreßzz! zuordnen:


Adressen aus externer Datei importieren in 5 Schritten: 4. Schritt


Feldzuordnung

Markieren Sie zunächst ein Feld aus der Liste ganz links (Felder Importdatei), z.B. "Name".


Dann markieren Sie in der rechten Liste ein Feld, das zu dem Feld aus der linken Liste passt, in diesem Falle also auch "Name".


Dann betätigen Sie den Schalter ">" um die Zuordnung vorzunehmen.


So verfahren Sie mit allen Feldern. Der Schalter "<" macht eine Zuordnung rückgängig. Der Schalter "<<" macht alle Zuordnungen rückgängig. Der Schalter ">>" versucht eine automatische Zuordnung der Felder vorzunehmen.


Mit dem Schalter  ">" sind auch Verbindungen von Feldern möglich, also wenn die Importdatei z.B. ein Feld STRASSE und HAUSNUMMER enthält, können Sie zuerst das Feld Strasse dem PC-Adreßzz!-Feld "Strasse" und dann das Feld "Hausnummer" ebenfalls dem PC-Adreßzz! Feld "Strasse" zuweisen. Die beiden Felder aus der Importdatei werden dann mit einem Leerzeichen in dem PC-Adreßzz!-Feld verbunden.


Dies ist insofern erforderlich, da PC-Adreßzz! diese Angaben in einem Feld verwaltet.


Adressen aus externer Datei importieren in 5 Schritten: 5. Schritt


Importvorgang durchführen

Nach der Betätigung der Taste " Starten" werden die Daten in die
Adressdatei importiert. Es werden dann die importierten Adressen als
markierte Adressen angezeigt.


Hinweis:

Kontrollieren Sie bitte das Ergebnis. Sollte es nicht Ihren
Vorstellungen entsprechen, beenden Sie PC-Adreßzz! ohne zu
speichern, dann werden die importierten Adressen nicht dauerhaft
übernommen!



2.6 Datei Exportieren nach...

Sie können Ihre Adressdaten exportieren, um damit entweder


- eine Serienbriefdatei für Winword (und u.U. auch für andere Textverarbeitungs-
programme) zu erstellen. Wenn Sie mit Tipptext arbeiten, können Sie stattdessen die benötigten Adressen einfach als Auswahl speichern (vgl. Menü Datei, Abschnitt 2.16).

- oder Ihre Adressdaten in einer anderen Anwendung verwenden zu können
(z.B. Fax- oder andere Programme, die ebenfalls Adressdaten importieren können).


Hinweis:

Bei dem Infofeld (interner Feldname: "Info") werden die Absatzendezeichen durch ein Leerzeichen ersetzt, damit der Datenexport auf einer Zeile möglich wird.


Nachfolgend ein Beispiel eines Exports Ihrer Adressdaten:


Adressen exportieren nach ... in 3 Schritten: 1. Schritt


Wählen Sie in dem Menü “Datei“ den Befehl “Exportieren nach...“.


Geben Sie zunächst den Dateinamen für den Datenimport an.


Dann legen Sie fest, durch welches Zeichen die Felder innerhalb der erstellten Datei getrennt werden sollen (z.B. das Semikolon):


Adressen exportieren nach ... in 3 Schritten: 2. Schritt

Wählen Sie unter "Art des Datenexportes bestimmen" aus der Liste die Option "Serienbriefexport", wenn Sie z.B. die typischen Felder zur Erstellung eines Serienbriefes exportieren wollen.


Falls Sie noch weitere Felder für Ihren Serienbrief benötigen, als mit der Wahl dieser Option vorausgewählt werden, klicken Sie einfach in die linke Spalte der Liste um weitere Felder hinzu zu nehmen.


Wenn die Zusatzfelder Feld 1-8 bzw. 16 mit den Namen exportiert
werden sollen, die Sie Ihnen zugewiesen haben, drücken Sie den
Schalter „Felder 1..x mit Alias-Namen zuweisen.“


Adressen exportieren nach ... in 3 Schritten: 3. Schritt


Haben Sie alle Angaben gemacht, wählen Sie den Schalter "Start". Sie können die Auswahl der Felder auch als Schema speichern und beim nächsten Mal in Schritt 1 des Exportdialogs wieder laden.


Drücken Sie dazu vor dem Betätigen des Schalters "Start" den Schalter "Schema" und speichern Ihre Auswahl unter einem aussagekräftigen Namen ab.


Um die exportieren Adressen z.B. in Winword nutzen zu können, rufen Sie in Winword im Menü "Extras" den Befehl "Seriendruck" auf und befolgen den im Dialog vorgegebenen Anweisungen.


TIPP 1: Seit Version 4.0 bietet PC-Adreßzz! eine einfache Methode an, um mit Winword Serienbriefe zu drucken. PC-Adreßzz! stellt dazu den Serienbrief-Manager zur Verfügung, mit dem Sie die benötigten Felder für einen Serienbrief in Winword einfügen können. Um die richtige Adressen-Formatierung kümmert sich PC-Adreßzz! (vgl. unten zum Menü "Kommunikation" die Befehle "Neuer Serienbrief" und "Serienbrief-Manager anzeigen", Seite 76).


Tipp 2: Noch einfacher geht es mit der Textverarbeitung Tipptext (www.tipptext.de),  welche für die Zusammenarbeit mit PC-Adreßzz! optimiert wurde. Lassen Sie nur die benötigten Adressen anzeigen und wählen dann im Menü Datei den Befehl "Als Auswahl speichern". In Tipptext können Sie dann direkt die abgespeicherte Adressdatei öffnen und mit Hilfe einer entsprechenden Vorlage für den Seriendruck verwenden.


2.7 Abgleich mit externer Datei

Eventuell bearbeiten Sie eine private Adressdatei Zuhause an Ihrem Desktop-PC und auch (soweit Ihnen das erlaubt ist) an Ihrem Arbeitsplatz-PC. Oder Sie bearbeiten eine Kundendatei an Ihrem Arbeitsplatz und auf einem Notebook unterwegs, möglicherweise wird die Kundendatei auch noch von Ihren Kollegen in einem Netzwerk bearbeitet.


So können zum einen unterschiedliche Inhalte bei einer Adresse entstehen, bzw. auch neue Adressen aufgenommen werden, die an anderer Stelle fehlen.


Um neue oder geänderte Adressen zu erfassen und einheitliche Dateiversionen auf allen Geräten zu erzeugen, benutzen Sie die Funktion „Datei mit externer Adressendatei abgleichen.


Rufen Sie diesen Befehl aus dem Menü „Datei“ auf, wird folgender Dialog angezeigt:


Der Dialog


Hier kann z.B. eine Person, die mit dem Notebook über das Netzwerk mit dem PC verbunden ist, einen Dateiabgleich vornehmen. Sie können aber genauso gut Ihre Adressen auf einen USB-Stick abspeichern und dann hier den Pfad zum Stick (z.B. „A:\Kunden.hdb“) angeben.


Folgen Sie den Anweisungen, die in den einzelnen Dialogschritten aufgeführt sind, um die Datei abzugleichen. Es werden erst im letzten Schritt Änderungen an einer oder mehrerer Dateien vorgenommen, wenn Sie dies ausdrücklich bestätigen. Vorher können Sie den Prozess jederzeit abbrechen und bei Bedarf von vorn beginnen.



2.8 Drucken

Sie können Ihre Adressen in verschiedenen Formen ausdrucken.


In dem Menü "Datei" wählen Sie den Befehl "Drucken".

Sie können auch den entsprechenden Befehl aus der Funktionsleiste wählen.


2.8.1 Listen drucken

Dialog


Hier können Sie Ihre Adressen in verschiedenen Standard-Listenformaten oder nach selbst festgelegten Formaten ausdrucken.


Ein besonderer Ausdruck ist die Geburtstagsliste, welche die Geburtstage und Telefonnummern der aktuellen Adressenauswahl enthält.


Vergleichen Sie im nachfolgenden die Arten der Listen:

Dialog        Dialog        Dialog

Telefonliste

Geburtstagsliste

Anschriftenliste


Die Telefonlisten können Sie bezüglich der Frage, ob Indexregister an den Seitenrändern, bzw. im Text gedruckt werden sollen, ändern. Auch können Sie Anpassungen hinsichtlich der Seitenränder vornehmen. Drücken Sie dazu den Schalter "Layout", aus dem sich öffnenden Popup-Menü wählen Sie dann den Befehl "Bearbeiten".


Dialog


Daraufhin wird folgender Dialog geöffnet, wo Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können:


Dialog


Hinweis:

Bestimmte Optionen bei den Standardformaten sind deaktiviert und
können nicht verändert werden.


Einige Optionen stehen auch nur für sog. Benutzerdefinierte Formate
zur Verfügung, wie etwa das Drucken von Linien zwischen Adresszeilen.



2.8.2 Benutzerdefinierte Listen drucken

Dialog

Hier können Sie neben den Optionen für die Seite (vgl. vorherige
Abbildung) auch noch Schriftart und Schriftgröße festlegen:

Im Textfeld "Beispiel" wird angezeigt, wie die ausgewählte Schriftart
aussieht. Die Größe der Schrift kann zwischen 6 und 14 liegen.


Ferner können Sie noch bestimmen, welche Felder überhaupt, mit welcher Bezeichnung, in welcher Reihenfolge und mit welcher Breite gedruckt werden sollen:


Dialog

Wählen Sie aus der Liste "Verfügbare Felder" ein Feld und betätigen
den Schalter "Hinzufügen".


Das Feld wird zunächst am Ende der Tabelle angefügt. Ziehen Sie
die Tabellenköpfe mit gedrückter Maustaste an die gewünschte
Position.


Einen selektierten Tabelleneintrag editieren Sie mit der Taste F2.
Geben Sie so einen Titel für die Spalte ein und bestimmen Sie die
Breite. Beachten Sie, dass die Summe der Felder bei einem A4-Blatt
190 (hoch; quer: 270) nicht überschreiten sollte und bei A5 nicht mehr
als 120 (hoch; 190 quer).



2.8.3 Kalender drucken


Dialog

Hier können Sie zwischen 4 gängigen Kalenderformaten wählen.
Sie können die gedruckten Seiten ausschneiden und in
Kalenderbücher einfügen.


Vergleichen Sie im folgenden die möglichen Ausdrucke:

Dialog

Westentaschenformat, kurz oder lang

Zeitplanerformat 1 + 2


2.8.4 Etiketten drucken

Dialog


Hier können Sie zwischen 2 vorgegebenen Formaten wählen, oder beliebig viele eigene Formate festlegen. Durch die letzte Möglichkeit können Sie praktisch auf jedem Etikettenformat drucken.


Geben Sie an, auf welcher Etikette der Ausdruck beginnen soll, indem Sie die entsprechenden Angaben in den Feldern "Spalte" und "Zeile" machen oder klicken Sie einfach mit der Maus auf das entsprechende Etikett in der Beispielgrafik des Etikettenbogens.


Wenn Sie einmal Etiketten mit unterschiedlichen Absendern drucken wollen, können Sie aus der Dropdownliste den passenden Absender wählen. Die Absender erstellen Sie im Optionen-Dialog unter Menü Extras, Optionen, Register Etiketten / Adressformat.


Wenn Sie die Option "Druckposition des zuletzt bedruckten Etiketts merken" aktivieren, dann merkt PC-Adreßzz! sich die letzte Etikette des Etikettenbogens, den Sie bedruckt haben und schlägt beim nächsten Ausdruck direkt die richtige Etikette vor, auf welcher der Ausdruck weitergehen soll. Dies ist insbesondere dann sehr praktisch, wenn Sie häufiger mal nur ein paar Etiketten bedrucken müssen, also nicht jedes mal einen ganzen Bogen verbrauchen (dies dürfte insbesondere im Privatbereich der Fall sein).


Um ein und dieselbe Adresse mehrfach auf einem Etikettenbogen drucken zu können, müssen Sie zunächst „Eine Adresse drucken“ wählen und dann im Feld „Anzahl“ die Zahl der gewünschten Ausdrucke angeben.


Dialog


Um ein Format zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Format in der Liste und wählen aus dem Pop-Up-Menü den Befehl "Bearbeiten" (um ein neues Format anzulegen, drücken Sie "Neu").


Es wird dann folgender Dialog angezeigt:


Dialog


Geben Sie dazu die auf dem Etikettenbogen vorhandenen Etiketten nach Anzahl der Spalten und Zeilen an. Bestimmen Sie dann noch die Höhe und die Breite einer Etikette in mm.


Durch die Angaben zur Druckkorrektur „Links“ bzw. „Oben“ können Sie den Ausdruck an die Fähigkeiten Ihres Druckers anpassen (viele Drucker können z.B. erst ab einer bestimmten Position drucken).


Sie können der Absenderzeile und dem Text für den Adressaten unterschiedliche Schriftstile und Schriftgrößen zuweisen.


Wenn Sie wünschen, daß zu Ihrer Adresse auf dem Etikettenausdruck Ihre Adresse eingefügt wird, müssen Sie im Menü "Extras", Befehl "Optionen" im Register Etiketten die Option "Absenderangabe drucken" aktivieren. Dort können Sie auch festlegen, ob das Feld "Zusatz" beim Ausdruck in der Etikette erscheinen soll.


Hinweis: Eine Leerzeile zwischen Straßenangabe und Ortsangabe zu drucken, wird nicht mehr unterstützt, da die Vorschriften der Post zur Adressierung davon ausdrücklich abraten. Die zusätzliche Leerzeile könne dazu führen, dass die maschinell durchgeführte Erkennung der Anschrift nicht funktioniert und daher die Anschrift manuell ermittelt werden müsste, was zu einer entsprechenden zeitlichen Verzögerung führen würde.


Beispiel für Etikettenausdruck:

Dialog


Wichtiger Hinweis:

Das Programm druckt immer eine Etikettenzeile weniger aus, als vorgegeben.


Dies ist beabsichtigt, da die meisten Drucker nicht weit genug auf den oberen bzw. unteren Rändern drucken können und Sie daher jedes mal eine Fehlermeldung erhalten könnten. Falls Ihr Drucker sehr weit oben, bzw. sehr weit unten drucken kann, können Sie dies in dem Benutzerdefinierten Format berücksichtigen, indem Sie bei der Zeilenzahl einfach eine Zeile mehr eingeben, als auf dem Etikettenbogen vorhanden ist.


Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben und mit OK bestätigt haben, wird zunächst eine Druckvorschau auf dem Bildschirm ausgegeben.


Aktualisierung: Diese Regelung dürfte zwar bei den heutzutage angebotenen Druckern i.d.R. überholt sein, aus Kompatibilitätsgründen wird diese Voreinstellung aber noch beibehalten.


Dialog


Kontrollieren Sie zunächst den Ausdruck am Bildschirm.

Mit dem Schalter „Dialog“ können Sie den Windows Druck-Dialog aufrufen und einzelne Seiten wählen sowie die Anzahl der Kopien festlegen.



2.8.5 Karten drucken


Dialog


Hier stehen 2 Formate für einen Ausdruck zur Verfügung. Dies ist das einzige Format, wo auch das mehrzeilige Infofeld ausgedruckt werden kann.


Beispiel eines Ausdruckes (hier mit Bild):

Dialog



2.8.6 Umschläge drucken


Dialog


Hier müssen Sie vor jedem Ausdruck das Briefformat und die Einzugsrichtung des Briefes festlegen.



Dialog


Hier geben Sie  Ihre Absenderdaten ein.


Die Checkmarke "Absender drucken" bestimmt, ob der Absender auch gedruckt wird.


Dialog

Hier legen Sie die Druckposition für Absender- und
Empfängerangaben fest. Gerechnet wird immer vom Rand her.

Hier können Sie zusätzliche Informationen über die Empfänger-
Adresse drucken lassen.


Weitere Optionen des Dialogs "Drucken"

Dialog

Hier wählen Sie den Drucker zur Druckausgabe (falls mehrere im
System vorhanden). Ferner bestimmen Sie hier die Anzahl der zu
druckenden Adressen. Sie können eine Adresse, markierte
Adressen oder alle Adressen der gerade in der Adressenliste
angezeigten Adressen drucken.


Dialog Hier können Sie festlegen, ob vor der Druckausgabe eine Vorschau angezeigt werden soll (wird empfohlen).



2.9 Drucke aktuelle Adresse sofort

Mit dem Aufruf dieses Befehls im Menü "Datei" können Sie die gerade ausgewählte Adresse drucken. Der Druck erfolgt sofort mit den aktuellen Drucker- und Seiteneinstellungen, ohne Rückfrage und ohne Vorschau.



2.10 Drucke aktuelle Adresse über Dialog

Auch hier wird wie zuvor beschrieben die aktuelle selektierte Adresse gedruckt, Sie können zuvor aber noch den Drucker wählen und das Seitenformat einstellen.



2.11 Backup & Restore

Hier können Sie programmgesteuert Ihre Adressen und sonstige Programmdaten sichern oder wiederherstellen.


2.11.1 Datei sichern

Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Sichern - 1. Schritt

Wählen Sie zunächst das Verzeichnis, in dem Sie Adressdateien
gespeichert haben.


Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Sichern - 2. Schritt

Wählen Sie zunächst die Dateien aus, die gesichert werden sollen. Markieren Sie dazu die entsprechenden Checkmarken, die Sie auf der rechten Seite der Dialog-Seite finden.


Drücken Sie anschließend die Taste "Weiter".


Wenn Sie nur bis ca. 3000-6000 Adressen in einer Datei gespeichert haben, werden Sie Ihre Daten i.d.R. auf einer normalen 1,4 MB-Diskette sichern können. Ist Ihr Adressenbestand größer, müssen Sie ein ZIP-Laufwerk, eine andere Festplatte oder eine beschreibbare CD benutzen, um dort Sicherungskopien von Ihren Daten anzufertigen.

Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Sichern - 3. Schritt

Bestimmen Sie nun, wohin die Dateien gesichert werden sollen.


Betätigen Sie zuletzt den Schalter "Sichern" um das Kopieren der Dateien zu starten (ohne Abbildung).



Daten wiederherstellen:

Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Wiederherstellen - 1. Schritt

Im ersten Schritt müssen Sie angeben, wo sich die Dateien zur
Wiederherstellung befinden. Haben Sie Ihre Daten zuvor auf einer
Diskette gesichert, ist hier i.d.R. das Laufwerk A:\ auszuwählen.


Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Wiederherstellen - 2. Schritt

Wählen Sie hier die Dateien aus, die Sie wiederherstellen möchten
und drücken den Schalter "Weiter".



Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Wiederherstellen - 3. Schritt

Legen Sie dann fest, in welches Verzeichnis die Datei(en) zurück
gesichert werden sollen.
Drücken Sie anschließend den Schalter „Starten“ um den
Rücksicherungsvorgang zu beginnen.


Datei Wiederherstellen

Mit diesem Befehl können Sie eine durch einen Betriebsystem-Crash oder sonst wie geschädigte Adressdatei aus einer automatisch durchgeführten Sicherung wiederherstellen. Soweit Sie diese Funktion unter Menü „Extras, Optionen, Datensicherung“ nicht deaktiviert haben, wird täglich eine Sicherung von einer bearbeiteten Adressdatei durchgeführt und in einen Ordner mit dem Namen des Tages abgespeichert. Nach Aufruf des Befehls „Datei wiederherstellen“ wird der nachfolgend dargestellte Dialog angezeigt:


Der Dialog


Sie können dann hier eine der zuletzt gespeicherten Adressdatei-
Versionen wählen.
Besitzen Sie die Enterprise-Version, können Sie auch jede Stunde eine
Sicherung durchführen lassen. Insbesondere bei Unternehmen, die auf
eine Hochverfügbarkeit Ihrer Adressen angewiesen sind, ist dies eine
sehr nützliche Funktion.


2.13 Datei Speichern

Mit diesem Befehl speichern Sie Ergänzungen und Änderungen, die Sie an Ihrem Adressenbestand vorgenommen haben, ab. Außerdem wird zuvor eine Sicherungskopie der Datei erstellt. Dabei erhält die Sicherungskopie den gleichen Namen, mit dem Unterschied, dass die Dateiendung statt „.HDB“ nun „.BAK lautet. Die Sicherungskopie hat i.d.R. den Stand vor dem ersten Speichern des aktuellen Tages. Mit anderen Worten: die Sicherungskopie hat daher i.d.R. den Stand des Vortages.


2.14 Datei Speichern unter

Hiermit können Sie Ihre Adressendatei, die Sie gerade in den Arbeitsspeicher des Computers geladen haben, unter einem anderen Namen abspeichern, als den, der zur Zeit für die Datei verwendet wird. Die aktuell geladene Datei wird gleichzeitig auf den neuen Namen eingestellt. Eine solche Änderung des Namens bezieht aber nicht den Namen der Datei auf der Festplatte ein, d.h. die Adressendatei bleibt auch weiterhin mit dem alten Namen auf der Festplatte erhalten.


2.15 Kopie speichern unter

Der Unterschied zu dem Befehl "Speichern unter" besteht darin, dass der aktuelle Arbeitstitel der Datei nicht geändert wird. Die Adressen, die Sie gerade im Arbeitsspeicher geladen haben, werden also lediglich als Kopie auf die Festplatte gespeichert, allerdings unter anderem Namen als der, den Sie gerade zur Bearbeitung der Adressen benutzen.


2.16 Datei Auswahl speichern

Hier werden die Adressen, die gerade in der Adressenliste angezeigt werden, als PC-Adreßzz!-Datei gespeichert. Wählen Sie also eine bestimmte Kategorie oder benutzen Sie einen Auswahlfilter oder markieren Sie einzelne Adressen und lassen dann nur die markierten Adressen anzeigen. Sie können diese als separate Datei gespeicherte Adressen dann z.B. in Tipptext weiterverarbeiten, um davon Serienbriefe zu erstellen oder Listen zu drucken, die man mit PC-Adreßzz! nicht drucken kann.


2.17 Datei Schließen

Hiermit schließen Sie die aktuell bearbeitete Datei, entfernen also den Inhalt der Datei aus dem Arbeitsspeicher.


2.18 Datei Eigenschaften

Mit dem Befehl "Eigenschaften" aus dem Menü "Datei" können Sie z.B. bestimmen, ob die Datei mit einem Passwortschutz versehen werden soll (und daher verschlüsselt auf die Festplatte gespeichert wird) oder wie die Namen der Zusatzfelder 1-8 bzw. 9-16 lauten sollen.


In dem entsprechendem Dialog stehen folgende Register zur Verfügung:


2.18.1 Register Passwort

Hier legen Sie fest, ob die Datei durch ein Passwort geschützt werden soll. Wenn die Datei auf der Festplatte gespeichert wird, dann werden die Adressdaten anhand des Passwortes verschlüsselt, so dass niemand Einblick in die Datei nehmen kann. Beim nächsten Öffnen der Datei werden Sie gebeten, das von Ihnen vergebene Passwort einzugeben.


ACHTUNG: Bitte merken Sie sich das Passwort gut, denn auch der Hersteller des Programms hat keine Möglichkeit den Inhalt der Datei ohne das richtige Passwort wieder korrekt herzustellen.


2.18.2 Register Felder

Sie können für die Zusatzfelder 1-8 (bzw. auch 9-16 in der Enterprise-Version) andere Bezeichnungen vergeben, die dann in den Eingabemasken mit den neuen Namen angezeigt werden. Intern führt PC-Adreßzz! allerdings die Verwaltung der Felder weiterhin mit den Namen Feld1 bis FeldX fort. Diese internen Bezeichnungen müssen Sie auch verwenden, wenn Sie z.B. Formularfelder in Winword benutzen, um Bestandteile einer Adresse von PC-Adreßzz! zu übernehmen.


2.18.3 Register Ladevorgang

Hier legen Sie fest, in welchem Umfang die Adressen nach dem Öffnen einer Adressendatei angezeigt werden sollen. Sie können z.B. bestimmen, dass nur die Adressen einer bestimmten Kategorie (z.B. Privat), alle Adressen oder Adressen, die bestimmten Kriterien entsprechen, angezeigt werden sollen.


Alle diese Angaben, die Sie hier machen, sind auf die Datei bezogene Eigenschaften, gelten also bei Bedarf für jede Datei anders.

Der Dialog



2.19 Beenden

Mit diesem Befehl beenden Sie PC-Adreßzz! Sind Ihre Daten geändert, aber noch nicht gesichert, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Sie können diesen Befehl auch gezielt einsetzen, um z.B. Daten, die Sie importiert haben, doch nicht verwenden wollen und das Programm beenden, ohne zuvor die Daten zu speichern.



3. Das Menü Adresse


Zur Adressenbearbeitung stehen im Menü "Adressen" folgende Befehle zur Auswahl:


3.1 Neue Adresse



Er ruft einen Dialog auf, in dessen Feldern Sie eine neue Adresse eintragen können. Sie können alternativ auch aus der Funktionsleiste den Schalter "Neu" anklicken.


Es öffnet sich folgender Eingabedialog, in dem Sie eine Adresse eingeben können:



(Hinweis: Das Register „Verknüpfungen“ steht erst ab der Professional-Version und das Register “Weitere Felder“ nur in der Enterprise-Version zur Verfügung).


Geben Sie hier Feld für Feld Ihre Daten ein. Zu dem jeweils nächsten Feld gelangen Sie durch Betätigen der Tabulator-Taste. Sie können auch zu einem bestimmten Feld mit der Kombination Alt-Taste + unterstrichener Buchstabe eines Feldnamens springen.


Das Feld „Anrede“, „Titel“, „Kategorie“ und das Feld „Anrede Text“ sind sog. Listenfelder, d.h. Sie können hier aus einer Liste bereits bestehende Einträge auswählen, oder aber auch selber Text eingeben. Die Feldlisten „Anrede“, „Titel“, „Anrede Text“, „Internet“ und Felder 1-8 können von Ihnen editiert werden, wenn Sie den Schalter „Listen“ drücken.


Das Feld „Anrede Text“ wird automatisch in Abhängigkeit vom Inhalt des Feldes „Anrede“ ausgefüllt.


In dem Feld "Info" können Sie auch mehrzeilige Angaben machen. Wenn Sie mit Ihren Eingaben fertig sind, können Sie (wenn Sie sich nicht gerade im Info-Feld befinden) mit der Taste Return den Dialog schließen und die Änderungen in den Arbeitsspeicher übernehmen. Sie können aber auch anstatt dessen auf den Schalter mit dem grünen Pfeil klicken. Falls Sie die Änderungen nicht nur in den Arbeitsspeicher übernehmen wollen, sondern direkt auch schon auf die Festplatte dauerhaft speichern wollen, klicken Sie den Schalter mit der Diskette an. Um keine Änderung zu übernehmen, drücken Sie die <ESC>-Taste oder klicken auf den Schalter mit dem roten Kreuz.


Mit dem Schalter „Text“ können Sie markierten Text einzelner Felder in die Zwischenablage kopieren, Text ausschneiden und in die Zwischenablage kopieren oder Text einfügen oder Änderungen in einem Textfeld rückgängig machen.


Mit dem Schalter „Einfügen“ können Sie z.B. Internationale Vorwahlnummern in die Telefon-, Handy und Faxfelder einfügen oder auch das aktuelle Datum oder die aktuelle Zeit. Ferner können Sie in der Enterprise-Version von PC-Adreßzz! noch eine sich automatisch erhöhende Zahl in eines der Zusatzfelder einfügen (z.B. für Kundenummer bei neu erfassten Adressen).


Falls eine gewünschte Kategorie noch nicht vorhanden ist, können Sie den Befehl "Kategorien" im Menü "Adressen" benutzen, um neue Kategorien anzulegen. Beachten Sie bitte, das im Namen einer Kategoriebezeichnung kein "+" (Plus) - Zeichen vorkommt. Denn Sie können einer Adresse auch mehrere Kategorien zuweisen und das "+" - Zeichen dient dazu, einzelne Kategorienamen voneinander zu unterscheiden. Um einer Adresse mehrere Kategorien zu zuweisen drücken Sie den Schalter mit dem Karteikasten neben dem Feld Kategorie. Es öffnet sich der folgende Dialog:


Menü

Markieren Sie die Kategorien, die der Adresse zugewiesen werden
sollen. Klicken Sie dazu auf die jeweilige Checkmarke um eine
Kategorie auszuwählen, bzw. abzuwählen.


Im Beispiel würde als Ergebnis folgender Eintrag erzeugt:


Kunden + Privat


Beachten Sie bitte: Sie können die Felder 1-8 (bzw. auch 9-16 in der Enterprise-Version) mit einer anderen Bezeichnung versehen.


Benutzen Sie dazu im Menü "Datei" den Befehl "Eigenschaften“ um im dann angezeigten Dialog im Register “Feldnamen“ die Änderung vorzunehmen. Für die interne Verwaltung benutzt das Programm allerdings weiterhin die Bezeichnungen Feld1-FeldX.


Ab der Professional-Version steht hinter dem Register „Verknüpfungen“ noch folgende Bearbeitungsmöglichkeit zur Verfügung:


Hier können Sie per Klick auf den Schalter "Hinzufügen" einen weiteren Dialog aufrufen, in dem Sie eine Adresse aus der aktuell geladenen Adressdatenbank wählen und mit der aktuell bearbeiteten Adresse verknüpfen können. Dies ist besonders nützlich, wenn einige Adressaten zu anderen Adressaten in bestimmten Beziehungen stehen und Sie somit hier eine Verknüpfung zu diesen Personen anlegen können. Im Hauptfenster von PC-Adreßzz! wird dann diese verknüpfte Adresse angezeigt. Per rechtem Mausklick können Sie dort dann zu der verknüpften Adressen gelangen (oder auch in nebenstehendem Dialog mit dem Befehl „Gehe zu’).


Im Feld "Stichwort" können Sie ein Schlagwort eingeben, das Ihnen einen schnellen Zugriff auf die Adresse ermöglichen soll.


Um z.B. eine Adresse anzuzeigen, die das Stichwort "Pizza" enthält, geben Sie in der Suchzeile der Hautmaske zunächst einen Doppelpunkt ein und dann das Wort Pizza. Hier wird dann direkt zu der Adresse gesprungen, die diesen Begriff enthält. Enthalten mehrere Adressen dieses Stichwort, benutzen Sie die Pfeiltasten "nach oben" und "nach unten", um zu scrollen.


Hinweis: Mehrere Stichworte in einem Stichwortfeld trennen Sie bitte durch ein Komma, dann können Sie nach jedem Stichwort mit dem zuvor beschriebenen Verfahren suchen. Beachten Sie dann aber bitte, dass Sie beim Exportieren dieses Formates nicht das Komma als Trennzeichen verwenden, da dann das Programm, welches die Adressen importieren soll, mit Sicherheit durcheinander gerät und die Adressen nicht richtig importiert.



3.2 Adresse Bearbeiten

Ruft einen Dialog auf, in dem Sie eine bestehende Adresse bearbeiten können.


Menü

Zum Aufruf dieses Befehls können Sie in der Funktionsleiste auch den Bearbeiten - Button drücken.



3.3 Adresse Löschen

Löscht die aktuell ausgewählte Adresse, allerdings erst nach dem Sie dies nach einer Rückfrage bestätigt haben. Wenn die Adressenliste den Fokus hat, kann diese Funktion auch mit der "Entf" - Taste aufgerufen werden.


Menü

Zum Aufruf dieses Befehls können Sie in der Funktionsleiste auch den Löschen - Schalter drücken.


Haben Sie mehrere Adressen markiert, erscheint der nachstehend angezeigte Dialog,

Menü

in dem Sie wählen können, ob alle markierten Adressen oder nur die aktuell selektierte Adresse gelöscht werden soll (die aktuelle Adresse ist immer die, wo der Selektionsbalken in der Adressenliste gerade steht. Dieser Eintrag ist farblich besonders hervorgehoben).


3.4 Rückgängig Löschen

Stellt die zuletzt gelöschte(n) Adresse wieder her.  Adressen, die zuvor durch eine andere Löschaktion gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.



3.5 Adresse Duplizieren

Legt eine Kopie der aktuell ausgewählten Adresse an.



3.6 Adresse in Zwischenablage kopieren

Mit diesem Befehl können Sie eine oder mehrere Adressen in die Windows- Zwischenablage kopieren. Sie können diese Adresse dann auch in andere Programme als Winword übertragen. Stellen Sie in solch einem Programm den Cursor an die Stelle, wo die Adresse eingefügt werden soll und fügen Sie dann den Inhalt der Zwischenablage in dieses Programm ein (funktioniert i.d.R. immer mit der Tastenkombination Shift+Einfügen).


Menü


Als Kopierschema können Sie "Standard" oder "Alternative1" bzw. "Alternative2" benutzen. Wählen Sie aus der Dropdownliste das entsprechende Format. Änderungen am Format speichern Sie, indem Sie auf den Schalter mit der Diskette klicken.


Tragen Sie im Textfeld "Muster" die Namen der Felder - in spitzen Klammern gesetzt - ein, welche in die Zwischenablage kopiert werden sollen. Im Textfeld "Ergebnis" können Sie sehen, wie die Daten in die Zwischenablage kopiert werden. Drücken Sie ggfls. die Taste Vorschau, wenn Sie Änderungen im Textfeld "Muster" vorgenommen haben.


Wenn Sie die Checkmarke "Alle markierten" aktivieren, werden alle zurzeit in der Adressenliste markierten Adressen in die Zwischenablage kopiert.



Tipp 1: Wenn Sie häufig bestimmte Adressenverteiler benutzen, können Sie diese Adressen markieren und unter einen passenden Namen abspeichern (Menü "Markierung", Befehl "Speichern"). Wenn Sie dann später diesen Verteiler noch mal brauchen, stellen Sie die Markierung wieder her, kopieren die Adressen dann in die Zwischenablage und fügen sie dann in Ihr Textprogramm ein (dort meistens unter einem Menü "Bearbeiten" mit dem Befehl "Einfügen").


Wenn Sie mehrere Adressen in die Zwischenablage kopieren möchten, sollten Sie im Textfeld "Muster" nach dem letzten Feldeintrag eine Leerzeile eingeben, damit die Adressen voneinander sichtbar getrennt in die Zwischenablage kopiert werden.


Tipp 2: Rufen Sie, wenn Sie diesen Dialog anzeigen, die Online-Hilfe auf. Dort stehen die Felder in der richtigen Schreibweise aufgeführt. Sie können diese Felder in der Hilfe-Datei direkt markieren und in die Zwischenablage kopieren und anschließend in das Textfeld "Muster" einfügen (setzen Sie dazu den Cursor an die passende Stelle und drücken die Tastenkombination SHIFT+EINFG). Vergessen Sie nicht die Felder in spitze Klammern zu setzen. Vergessen Sie auch nicht, die Änderungen zu speichern, wenn Sie das geänderte Format später noch einmal verwenden möchten.



3.7 Adresse Übernahme aus Zwischenablage...


Menü


Sie können neue Adressen auch von Adressensammlungen übernehmen, die auf CD vorliegen. Ganz bequem funktioniert das u.a. bei den Programmen D-Info von Topware und bei der Tele-Info CD aus dem Tele-Info-Verlag. Wählen Sie in diesen Programmen eine Adresse aus und kopieren diese in die Zwischenablage (lesen Sie weiter unten auf Seite 61, wie Sie PC-Adreßzz! über Ihr verwendetes CD-Adressenprogramm informieren und damit eine reibungslose Zusammenarbeit sicherstellen).


Wenn Sie diesen Befehl wählen, öffnet sich das Dialogfenster zum Bearbeiten der Adresse, die PC-Adreßzz! aus der Zwischenablage ausgelesen hat. Bearbeiten Sie wenn nötig diese Adresse und bestätigen Sie den Dialog mit OK.



3.8 Adress-Übernahme aus vCard-Datei...

Sie können eine Adresse auch aus einer in einer vCard-Datei übernehmen.


Beim vCard-Format handelt es sich um ein international gängiges Adressformat, dass z.B. auch Outlook verwendet, wenn Anwender Ihre Adressinformation beim Versenden von Mails an die Mail anhängen. Inzwischen gibt es auch Online-Adressendienste (z.B. www.dasoertliche.de) im Internet, wo man eine Adresse über das vCard-Dateiformat übernehmen kann. Das funktioniert so, dass der Webbrowser temporär eine vCard-Datei erzeugt und diese dann an das für vCard-Dateien im Betriebssystem registrierte Programm weiter gibt. Wenn PC-Adreßzz! dieses Programm sein soll, müssen Sie es zunächst dafür registrieren. Am besten Sie wählen im Windows-Explorer eine vCard-Datei, klicken mit der rechten Maustaste darauf und wählen dann den Befehl „Öffnen mit“. In diesem Dialog wählen Sie PC-Adreßzz! aus bzw. wechseln mit dem Suchen-Befehl zu der Programmdatei von PC-Adreßzz! (pca20.exe).

Aktivieren Sie dann noch vor Bestätigung die Option „Datei immer mit diesem Programm öffnen“, damit Ihre Auswahl von Dauer ist.


3.9 Adresse in Winword / StarOffice / OpenOffice / Tipptext einfügen...

Mit der Wahl dieses Befehls können Sie eine Adresse an die genannten Textverarbeitungen übergeben.

Damit dies funktioniert, müssen Sie zunächst die Zusammenarbeit mit der von Ihnen benutzten Textverarbeitung konfiguriert haben (wie das geht lesen Sie bitte weiter unten auf Seite 70 nach).


Um eine Adresse aus PC-Adreßzz! in ein Dokument Ihrer Textverarbeitung einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:


  1. Sie rufen in PC-Adreßzz! im Menü "Kommunikation" den Befehl "Neuer Brief" auf. In dem dann angezeigten Dialog können Sie eine Vorlage auswählen (vgl. s. Seite 76).
  2. In PC-Adreßzz! selektieren Sie die Adresse, die Sie in Winword einfügen wollen.
  3. Wählen Sie aus dem Menü „Adressen“ den Befehl „In Winword / StarOffice / OpenOffice / Tipptext einfügen“.


Nach Wahl dieses Befehls öffnet sich folgender Dialog:


Menü


Hinweis: Tipptext benutzt seinen eigenen Dialog, der die Möglichkeit bietet, bei Bedarf  weitere Felder, als die hier angezeigten, einzufügen.


Alle postalischen Angaben aus der gerade selektierten Adresse werden in diesen Dialog übernommen. Den Betreff und den Bezug können Sie nach belieben ergänzen.


Wenn Sie nun die OK-Taste betätigen, werden diese Adressdaten in das Textdokument eingefügt  (und zwar an das aktuell geöffnete Dokument, in dem entweder bestimmte Platzhalter zu finden sind, wie z.B. <Empfänger> (Winword) bzw. bestimmte Textmarken, wie z.B. „Empfänger“ (OpenOffice, StarOffice), In Winword können auch bestimmte Formularfelder benutzt werden, die PC-Adreßzz! erkennt.


Der Cursor wird nach dem Einfügen der Textteile an das Ende des Textes gestellt, wenn Sie die Checkbox "Cursor nach Einfügen ans Textende setzen" markiert haben, ansonsten bleibt der Cursor da wo er stand. Beachten Sie bitte, dass der „<Empfänger>“ aus den Feldern


„Anrede“ + „Titel“ + „Vorname“ + „Name“ + „Zusatz“ besteht.


Sie können die mitgelieferte Briefvorlage auch modifizieren. In Winword öffnen Sie dazu z.B. die Datei "Pr-Brief.dot" und passen die Vorlage Ihren Wünschen an. Anschließend speichern Sie die Vorlage wieder. In OpenOffice bzw. StarOffice öffnen Sie die mitgelieferten Vorlagen unter Menü “Datei”, Befehl “Dokumentenvorlagen bearbeiten”.


Wichtiger Hinweis: für die Winword-Nutzer:
Ab Version 4.0 arbeitet PC-Adreßzz! standardmäßig mit Winword-Formularfeldern, um Adressen nach Winword zu übertragen. Dies geht viel schneller und ist zudem flexibler. Aus Kompatibilitätsgründen wird aber auch noch die alte Methode unterstützt, nämlich in das Winword-Dokument Feldbezeichner einzufügen, die Sie in spitze Klammern setzen (in der neuen Methode mit den Formularfeldern können alle Felder benutzt werden, bei der alten Methode war und ist die Auswahl der Felder, die an Winword übertragen werden können, beschränkt). Wenn der oben gezeigte Dialog auf dem Bildschirm angezeigt wird, rufen Sie bitte die Online-Hilfe auf. Dort finden Sie noch weitere Informationen zu dem Verfahren mit den spitzen Klammern (wird hier im Handbuch nicht mehr ausführlich aufgeführt, da dies nicht mehr die Standard-Methode ist, um Adressen an Winword zu übertragen).


Betreffs- und Bezugslisten verwenden

Sie können sich die Arbeit wesentlich erleichtern, wenn Sie Betreffs- und Bezugslisten anlegen. Klicken Sie dazu auf einen der Schalter mit den 3 Punkten neben der Betreffs- bzw. Bezugszeile:


Menü


Es öffnet sich folgender Dialog, wo Sie individuelle Einträge anlegen können:Menü


Beachten Sie hier die Textteile, die in spitzen Klammern gesetzt sind. Die Textteile <Heute> und <Gestern> werden durch das jeweils passende Tagesdatum ersetzt.


Wenn es also beispielsweise gerade der 22.02.1999 wäre und Sie den Eintrag "Ihr Fax vom <Heute>" in der Dropdownliste des Winword-Einfügen-Dialogs wählen, dann würde in die Bezugszeile der Text "Ihr Fax vom 22.02.1999" eingetragen.



Eine eigene Vorlage erstellen

Schließlich können Sie auch eine eigene Winword-Briefvorlage erstellen, welche die Adressen aus PC-Adreßzz! benutzen kann. Öffnen Sie die Datei "Pr-Brief.dot" und speichern Sie direkt unter einem anderen Namen ab und anschließend nehmen Sie die erwünschten Änderungen vor. Lassen Sie dazu den Serienbrief-Manager von PC-Adreßzz! anzeigen (Menü "Kommunikation", Befehl "Serienbrief-Manager anzeigen") und fügen Sie an den gewünschten Stellen die benötigten Formularfelder ein.



3.10 Adresse Suchen oder ersetzen

Wenn Sie einen bestimmten Teil einer Adresse suchen – z.B. einen Eintrag im Notizfeld –  können Sie diesen Befehl benutzen.

Mit der Wahl des Befehls öffnet sich folgender Dialog:

Menü


Angenommen, Sie wissen, dass Sie in Ihrer Adressenliste einen Schuhverkäufer aufgenommen haben. Das er Anton Müller heißt, haben Sie vergessen, Sie erinnern sich aber, im Notizfeld irgendeinen Hinweis zum „Schuhverkäufer“ aufgenommen zu haben. In das Textfeld geben Sie daher den Text „Schuh“ ein.


Dann wählen Sie in der Dropdownliste "Suchbereich" den Eintrag "Alle Kategorien", damit die ganze Adressendatei durchsucht wird. In der anderen Dropdownliste wählen Sie "Alle Felder", anschließend betätigen Sie die OK-Taste. Nun werden nur die Adressen angezeigt, bei denen der Begriff „Schuh“ vorkommt, alle anderen Adressen werden ausgeblendet.


Im vorliegenden Beispiel wird also sowohl Anton Müller gefunden, da in dem Notizfeld der Text „Schuhverkäufer“ steht, als auch die Adresse mit „Anton Schuhman“.


Um zu verhindern, dass hier auch "Anton Schuhman" angezeigt wird, können Sie anstatt "Alle Felder" in der Dropdownliste zu wählen, die Suche auf das "Info" Feld beschränken, indem Sie in der Liste den entsprechenden Eintrag auswählen.


Menü


Wenn Sie nach der Suchaktion wieder eine bestimmte Kategorie anzeigen lassen wollen (vgl. beispielhafte Einträge links), können Sie diese aus dem Listenfeld der Funktionsleiste wählen, oder Sie klicken in der Funktionsleiste doppelt auf den Schriftzug „Kategorie“, um alle Adressen anzuzeigen.


Um Textteile zu ersetzen, wählen Sie das Register "Ersetzen" und geben in die Textzeile "Ersetzen durch" den Text ein, der den Suchbegriff ersetzen soll. Sie können diese Zeile auch leer lassen, wenn Sie die Suchbegriffe aus der Datei entfernen wollen. Beim ersetzen ist es sehr empfehlenswert, die Aktion auf bestimmte Kategorien und Felder einzuschränken.



3.11 Adressen- Auswahl anzeigen

Wenn Sie eine ganz bestimmte logische Auswahl Ihrer Adressen anzeigen lassen wollen, die Sie später noch einmal verwenden wollen, dann rufen Sie dazu den entsprechenden Befehl „Auswahl“ aus dem Menü „Adressen“ auf. Es erscheint folgender Dialog:


Menü


Um z.B. nur alle Personen anzeigen zu lassen, die ein Fax haben (weil Sie etwa ein Serienfax mit Winword erstellen wollen), wählen Sie den Schalter „Neu“ und geben die Daten, wie in dem nächsten Dialog dargestellt, ein.

(Anm: Die Einträge im Dialog oben erscheinen bei Ihnen natürlich nicht, diese sollen nur beispielhaft verdeutlichen, welche Einträge man mit dieser Funktion anlegen kann).


Wenn Sie die oben stehenden Daten eingegeben haben, wird die Beschreibung dieser Auswahl dauerhaft abgespeichert. Wählen Sie im vorhergehenden Dialog den Schalter „Anwenden“ und PC-Adreßzz! zeigt nur alle Adressen an, die im Feld „Fax“ einen Eintrag stehen haben.



3.12 Temporäre Adressen-Auswahl anzeigen


Menü


Wenn Sie eine Auswahl nur einmalig anzeigen lassen wollen, ohne
Sie dauerhaft abspeichern zu wollen, können Sie diesen Befehl
benutzen. Es wird dann direkt der vorstehend dargestellte Dialog
aufgerufen, allerdings mit der Überschrift "Temporäre Auswahl anzeigen".



3.13 Alle Adressen anzeigen

Mit diesem Befehl können Sie ganz schnell wieder alle Adressen anzeigen lassen (auch mit der Taste F9 aufrufbar, soweit Sie diese Belegung nicht geändert haben), wenn Sie zuvor mit einer Auswahl oder der Anzeige einer bestimmten Kategorie die Anzahl der angezeigten Adressen beschränkt haben.



3.14 Kategorien

Mit Hilfe von Kategorien können Sie Ihre Adressen gruppieren, was insbesondere hilfreich ist, wenn Sie bestimmte Adressen suchen, also z.B. nur private Adressen. Wenn Sie die anzuzeigenden Adressen noch näher spezifizieren wollen, können Sie eine Auswahlfilter Info-Abfrage erstellen (vgl. Seite 49).


Nützlich ist es z.B. sich Kategorien anzulegen wie "Privat", "Behörden", "Versicherungen", "Ärzte", usw.


Sie können dann in der 2. Funktionsleiste von PC-Adreßzz! aus der Liste "Kategorie" eine bestimmte Kategorie wählen, und Sie bekommen dann z.B. nur alle Ärzte angezeigt, was nützlich ist, wenn Sie den Namen des Arztes, den Sie suchen, vergessen haben sollten.


Um eine Kategorie neu anzulegen, bearbeiten oder zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie aus dem Menü "Adressen" den Befehl "Kategorien".
  2. Im dann angezeigten Dialog stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:


Neu

Ruft ein Eingabefenster auf, in dem Sie den Namen einer Kategorie aufnehmen können.


Editieren

Ruft ein Eingabefenster auf, in dem Sie den Namen der Kategorie verändern können. Wenn Sie wollen, ändert das Programm automatisch alle entsprechenden Einträge in Ihrem Adressenbestand ab.


Löschen

Löscht die gerade in der Listbox angezeigte Kategorie. Achtung: Diese Kategorie können Sie später nur angezeigt bekommen, wenn Sie die Ansicht "alle" wählen".


Aus Datei holen

Kategorien aus der Datei übernehmen.amen einer Kategorie aufnehmen können.



Hinweis:

1. Wenn Sie neue Adressen eingeben, dann wird als Kategorie jedes mal diejenige vorgegeben, welche Sie zuletzt benutzt haben, dies reduziert i.d.R. die erforderlichen Eingaben.


2. Sie können beim Start des Programms festlegen, welche Kategorie aktiv sein soll (vgl. Seite 36).



3.15 Kategorien aus Datei auslesen

Hier können Sie bei Bedarf die Kategorien, die in den einzelnen Adressätzen vorhanden sind, in die Kategorieliste einlesen. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie versehentlich Kategorien gelöscht haben und diese auf einfachem Wege wieder herstellen möchten.



3.16 Sortierung ändern

Mit diesem Befehl rufen Sie den nachfolgend abgebildeten Dialog auf:


Hiermit legen Sie fest, welche Felder in Adressenliste der Hauptmaske angezeigt werden sollen. Dies ist ganz praktisch, wenn Sie Ihre Adressen z.B. einmal nach Postleitzahlen sortiert anzeigen müssen (um z.B. einen Postversand mit der sog. Infopost zu veranlassen). Wenn Sie die Option "Liste enthält weiteres Feld" nicht aktivieren, wird nur ein Feld in der Liste angezeigt.



Nachstehende Abbildung gibt die Auswahl aus dem obigen Dialog im Ergebnis wieder:


Menü


Dies ist z.B. für Unternehmen interessant, die bei Kundenanrufen zunächst nach der PLZ des Kunden fragen und dann erst nach dem Namen.



4. Das Menü Markierung


Hier stehen die folgenden Befehle zur Verfügung:


4.1 Markiere aktuelle Adresse

Mit diesem Befehl markieren Sie die aktuelle Adresse. Mit der Maus markieren Sie eine Adresse, indem Sie die Ctrl-Taste gedrückt halten und dann auf die Adresse mit dem Mauszeiger zeigen und mit der linken Maustaste anklicken. Mit der Maus können Sie auch mehrere Adressen auf einmal markieren. Stellen Sie dazu den Selektionsbalken auf die erste Adresse, die markiert werden soll. Dann halten Sie die Shift-Taste gedrückt und zeigen mit der Maus auf die letzte Adresse, die markiert werden soll und klicken Sie mit der linken Maustaste an.



4.2 Demarkiere aktuelle Adresse

Stellen Sie den Selektionsbalken auf die Adresse, die demarkiert werden soll und wählen dann diesen Befehl.



4.3 Alle Adressen markieren

Dieser Befehl markiert alle Adressen der aktuellen Auswahl (alle Adressen, die in dem Listenfenster angezeigt werden).



4.4 Markierung aufheben für alle Adressen

Alle markierten Adressen werden demarkiert.



4.5 Markierung umkehren für alle Adressen

Wenn Sie diesen Befehl wählen, wird die aktuelle Markierung umgekehrt, d.h. alle Adressen, die markiert waren, werden demarkiert und alle Adressen, die nicht markiert waren, werden markiert.



4.6 Zeige Markierte oder Alle Adressen

Dies ist ein nützlicher Befehl, wenn Sie irgendwelche Aktionen (Serienbriefe drucken, exportieren) nur auf markierte Adressen anwenden wollen. Mit der Wahl dieses Befehls werden nur die markierten Adressen angezeigt. Alle folgenden Aktionen, wie drucken, exportieren beziehen sich dann nur noch auf diese Adressen. Mit der nochmaligen Wahl des Befehls werden wieder alle Adressen angezeigt.


In der Funktionsleiste steht ein entsprechender Schaltknopf zur Verfügung:

Menü



4.7 Markierung speichern

Mit diesem Befehl können Sie den gerade angezeigten Markierungszustand in eine Datei abspeichern, um ihn ggfls. später bei Bedarf wieder herstellen zu können.



4.8 Markierung Wiederherstellen

Hier können einen zuvor in eine Datei abgespeicherten Markierungszustand wieder herstellen.



5. Das Menü Extras


5.1 CD-Adressensammlung starten

Sie können Adressen aus dem Bestand von Adressensammlungen auf CD's in PC-Adreßzz! übernehmen:


Übernahme einer einzelnen Adresse über die Zwischenablage

Menü

Starten Sie das Programm Ihrer CD-Adressensammlung. In der Funktionsleiste steht ein Symbol zur Verfügung, mit dem Sie Ihr CD-Adressenprogramm direkt aus PC-Adreßzz! starten können.


- Wählen Sie die zu übernehmende Adresse aus und kopieren Sie diese Adresse in die Zwischenablage.


- Wechseln Sie zu PC-Adreßzz! und wählen Sie aus dem Menü "Bearbeiten" den Befehl "Übernahme aus Zwischenablage..." das verwendete Zwischenablageformat Ihres CD-Adressenprogramms.


- Es erscheint das Bearbeitungsfenster, in dem PC-Adreßzz! vermutlich schon die Daten richtig übernommen hat. Sie haben jetzt die Möglichkeit Korrekturen oder Ergänzungen anzubringen.


- Mit der Betätigung der Taste "OK" wird die Adresse in PC-Adreßzz! übernommen.


Wichtiger Hinweis: Standardmäßig ist die Option "Automatisch nach Abruf der Zwischenablagefunktion des CD-Adressenprogramms zu PC-Adreßzz! wechseln" aktiviert (Menü "Extras", Befehl "Optionen" im Register "CD-Adressen"). Dies hat zur Folge, daß automatisch wieder PC-Adreßzz! aktiviert wird, wenn Sie eine Adresse in die Zwischenablage kopiert haben (vgl. auch weiter unten, Seite 65).



5.2 Anstehende Geburtstage

Hiermit wird folgender Dialog angezeigt (falls Geburtstage auch tatsächlich anstehen):


Menü


Die Telefonnummern sind hier in dem Beispiel lediglich unkenntlich gemacht worden, sonst werden diese natürlich ordnungsgemäß angezeigt).


In der Liste "Geburtstage" werden die anstehenden Geburtstage sortiert angezeigt. Dabei werden die Geburtstage, die zuerst anstehen, in der Liste oben angezeigt, die später folgenden Geburtstage weiter unten in der Liste.


Wieder erinnern

In dem Zahlenfeld "Wieder erinnern: X Tage vor dem Termin" können Sie eintragen, wie viel Tage vor dem Geburtstag Sie erinnert werden möchten.


Beispiel: Hans hat am 22.02. Geburtstag, wir haben den 12.02. Da Sie unter "Extras", "Optionen" im Register "Erinnerung" eingestellt haben, dass Sie 10 Tage vor dem Geburtstag erinnert werden möchten, werden Sie am 15.02. zum ersten mal an den Geburtstag von Hans erinnert.


Bei dieser Erinnerung schlägt PC-Adreßzz! nun bei allen erstmals angezeigten Erinnerungen vor, wieder "0 Tage vor dem Termin" zu erinnern.


Wenn Sie jetzt OK drücken, wird an den Geburtstag von Hans erst wieder am Geburtstag selber, also am 22.02. erinnert. Wenn Sie aber noch mal etwas früher an den Geburtstag erinnert werden möchten, können Sie hier z.B. auch "2 Tage vor dem Termin" eintragen, so dass Sie am 20.02. erinnert werden.


Achten Sie darauf, dass Sie für jede einzelne Person hier die entsprechende Anzahl von Tagen einstellen müssen.



Aktion jetzt ausführen

Hier können Sie wählen, ob Sie jetzt eine Aktion mit PC-Adreßzz!  (bezogen auf die in der Liste gerade selektierte Person) ausführen wollen.  Sie können hier z.B. "Anrufen", "E-Mail schicken" oder "Brief schreiben" wählen.


Wenn Sie statt OK die Taste Abbrechen wählen, nimmt PC-Adreßzz! keine Änderungen an den Adressdaten vor und verhält sich so, als seien Sie nicht erinnert worden.


Hinweis: Wenn Sie den Computer erstmals nach dem 22.02 einschalten UND Sie bereits einmal zuvor an den Geburtstag erinnert worden sind, erhalten Sie eine Geburtstagserinnerung, die vor dem Namen ein in Klammern gesetztes Ausrufezeichen enthält. Dies weist Sie besonders darauf hin, dass ein Geburtstag, an den Sie erinnert werden wollten, bereits verstrichen ist und PC-Adreßzz! Sie am Geburtstag selber nicht erinnern konnte, weil Sie den Computer nicht eingeschaltet hatten (bzw. PC-Adreßzz! nicht gestartet haben).



5.3 Automatische Dokumentenzuordnung (ab Professional-Version)


Menü


Abhängig von den Angaben, die Sie in diesem Dialog machen, erstellt
sich das Programm zunächst eine interne Dateiliste und prüft dann für
jede Datei, ob eine der in PC-Adreßzz! gespeicherten Adressen in dem
Dateidokument vorkommt.

Ist dies der Fall, dann wird diese Datei dem passenden Adressaten
zugeordnet. Eine Datei kann auch mehreren Adressen zugeordnet
werden, wenn eine Datei etwa eine Verteilerliste mit mehreren
Adressaten enthält. Die zugeordneten Dateien können Sie sich im
Register „Dokumente“ der Hauptmaske anzeigen lassen
(ab Professional-Version):


Menü

In der Funktionsleiste dieses Registers können Sie auch manuell Dateien hinzufügen, entfernen oder umbenennen.


Wichtiger Hinweis 1: Falls Sie Ihre eigene Anschrift (beruflich oder Privat) in PC-Adreßzz! gespeichert haben und in aller Regel ja in Ihren Briefen auch Ihre Absenderdaten angeben, würde dies dazu führen, dass letztlich alle Dokumente (auch) Ihrer Adresse zugeordnet werden.
Um dies zu vermeiden bietet sich an, alle Adressen außer Ihrer eigenen Adressen zu markieren und dann nur für markierte Adressen nach Dateiverknüpfungen suchen zu lassen. Dies erreichen Sie z.B. indem Sie zunächst alle Adressen anzeigen lassen, dann nur Ihre Adresse markieren, und anschließend die Markierung umkehren.
Möglich ist natürlich auch, dass Sie einfach die Dateien, die mit Ihrer Adresse verknüpft wurden, nachträglich löschen. Besser ist jedoch die erste Methode, da es ziemlich viel Rechenzeit kostet, wenn z.B. einer Adresse einige hundert Dateiverknüpfungen zugeordnet werden.


Wichtiger Hinweis 2: Wenn Sie die Adressendatei in einem Netzwerk zur Verfügung stellen, dann müssen Sie für die automatische Dateizuordnung einen Netzwerkpfad als zu durchsuchendes Verzeichnis angeben, damit auch andere Anwender Zugriff auf die mit der Adresse verknüpften Dateidokumente nehmen können. Denn wenn Sie z.B. auf Ihrem Computer, der ggfls. als Server dient, eine Datei auf

"D:\Texte\Schreiben an Müller1.doc"

mit der Adresse von Herrn Müller verknüpfen, kann ein Anwender von einem anderen Computer über das Netzwerk keinen Zugriff auf diese Datei nehmen, wenn er z.B. auf das Verzeichnis über "\\Pentium\D\Texte\Schreiben an Müller1.doc" an die Datei gelangt.

Wenn Ihr Computername also z.B. "Pentium" lautet und Sie das Laufwerk "D:\" als "D" freigegeben haben, geben Sie "\\Pentium\d\Texte" also Verzeichnis ein, das auf Ihrem Computer durchsucht werden soll. Hier würde es natürlich Sinn machen, wenn auch die Dateien alle an einem zentralen Ort gespeichert werden, ist aber nicht zwingende Voraussetzung für PC-Adreßzz!


Wichtiger Hinweis 3: Aus Geschwindigkeitsgründen werden Dateien > 1 MB nicht bei der Suche berücksichtigt. Diese Dateien müssen Sie ggfls. manuell zuordnen.


Anmerkung:
Im Datenregister „Bilder“ können Sie eine Verknüpfung zu einer Grafikdatei im sog. Bitmap-Format (.BMP) oder Jpg-Format (.JPG) anlegen.

Drücken Sie in diesem Register den Schalter "Hinzufügen". Es wird der Windows Dialog "Datei Öffnen" angezeigt. Wählen Sie die Datei und bestätigen Sie mit OK.

Um eine Verknüpfung wieder aufzuheben, drücken Sie im nebenstehend angezeigten Dialog den Schalter "Entfernen".


Hinweis: Es wird nicht die Grafikdatei selber in der Adressendatei gespeichert, sondern nur der Dateipfad dorthin (ansonsten würde die Adressendatei riesig groß und damit anfällig für Fehler). Wenn Sie die verknüpften Dateien also verschieben, dann stimmen die Angaben in der Adressendatei nicht mehr!


5.4 Nach doppelten Adressen suchen (ab Professional-Version)

Mit dieser Funktion können Sie überprüfen, ob in Ihrem Adressenbestand Adressen doppelt vorhanden sind und diese dann einfach löschen.


Wählen Sie dazu im nachfolgend dargestellten Dialog die Kriterien, nach denen bestimmt werden soll, wann eine Adresse als doppelt vorhanden angesehen werden soll:


Menü

Drücken Sie dann OK. Falls doppelte Adressen vorhanden sind, wird eine Liste der doppelten Adressen angezeigt. Sie können dann diese dann ansehen, bearbeiten und doppelte Adressen löschen.



5.5 Tastaturbelegung (ab Professional-Version)

Mit diesem Befehl rufen Sie den nachfolgenden Dialog auf:

Menü


Sie können hier für Menübefehle sog. Shortcuts festlegen. Dies sind Tastaturbefehle (z.B. <Ctrl+O>), die einem entsprechenden Menübefehl gleichgesetzt werden.


Bitte achten Sie darauf, keine Doppelbelegungen vorzunehmen, da das Programm eine derartige Überprüfung nicht vornimmt.


5.6 Symbolleiste

Hier können Sie den nachfolgenden Dialog anzeigen lassen, mit dem Sie die  Symbolleiste von PC-Adreßzz! konfigurieren können:



Sie können festlegen, welche Schalter in der Symbolleiste angezeigt werden sollen. Die Reihenfolge können Sie mit den Aufwärts- und Abwärtspfeilen bestimmen.


Benutzen Sie die Trennbalken, um einzelne Schalter sinnvoll zu gruppieren. "Schalter mit Text" bewirkt, dass die Schalter mit Titel versehen werden und größer sind.


Mit der Dateifavoritenleiste können Sie auf häufig benutzte Dateien schnell zugreifen.


5.7 Optionen

Um die allgemeinen Programmeinstellungen zu verändern, wählen Sie aus dem Menü „Extras“ den Befehl „Optionen“ und dann die Registerseite „Allgemein“.


5.7.1 Register Allgemein

Menü

Quickinfo anzeigen
Hier können Sie festlegen, ob jedesmal, wenn der Mauscursor über einen Schaltknopf ist, in einem kleinen gelben Textkasten eine Erklärung für den Schalter angezeigt werden soll.


Tips & Tricks bei Programmstart anzeigen

Hier können Sie festlegen, ob das Fenster "Tipps & Tricks" zum Programmstart angezeigt werden soll.


Feldbezeichnungen 1-8 in der Hauptmaske anzeigen


Aktives Feld im Adresse-Bearbeiten-Dialog farblich hervorheben Dies ist eine sehr nützliche Funktion um eine bessere Orientierung zu haben, in welchem Eingabefeld sich der Cursor gerade befindet.


Schriftart für Textfelder der Eingabemasken und Suchliste

Hier können Sie die Textattribute für die Hauptmaske von PC-Adreßzz! festlegen. Damit sind die Adressenfelder und die Suchliste gemeint. Außerdem ist damit die Eingabemaske erfasst (die erscheint, wenn Sie z.B. die Taste F2 oder F4 drücken) und der Adresse in Winword einfügen Dialog.


5.7.2 Register Ansicht


Hier können Sie eine Option aktivieren, die wahrscheinlich die Anzeige von Grafiken auf Ihrem Monitor verbessern wird.


5.7.3 Register Datenverzeichnis

Menü

DATENVERZEICHNIS

Verzeichnis, wo PC-Adreßzz! die Adressdateien standardmäßig abspeichern soll. Standardmäßig wird das Verzeichnis als Datenverzeichnis benutzt, in dem Sie PC-Adreßzz! installiert haben (also da, wo auch die Programmdateien sind).


Hinweis: Aus Kompatibilitätsgründen zu den vorherigen Versionen legt PC-Adreßzz! eine INI-Datei an, die z.B. die Angaben über Kategorien und Auswahlabfragen enthält. Von dieser Datei (PCA20.INI) sollten Sie von Zeit zu Zeit ebenso wie von den Adressdateien ein Back-Up machen (vgl. Menü "Datei", Befehl "Daten sichern oder wiederherstellen").


5.7.4 Register CD-Adressen

Menü

"CD-ADRESSENSAMMLUNG"
Hier geben Sie das Programm an, das Sie als CD-Adressensammlung benutzen, z.B.

"C:\TBCD\TBCD32.EXE"

für das "Telefonbuch für Deutschland" der Deutschen Telekom.


Hinweis: PC-Adreßzz! unterstützt zur Zeit folgende Programme, aus
denen eine Adresse über die Zwischenablage in PC-Adreßzz! direkt übernommen werden kann:


- D-Info von Topware
- KlickTel von KlickSoft
- Tele-Info Spezial vom Tele-Info Verlag (ältere Versionen)
- Spezial 5.0 (Communtation GmbH)
- Telefonbuch für Deutschland von der TELEKOM)
- DT-Info (Commutation GmbH)
- Telefonbuch-CD der Swisscom (SCHWEIZ)


Wenn Sie das Register "CD-Adressen" des Dialoges "Optionen" zum ersten mal aufrufen, sucht PC-Adreßzz! auf Ihrer Festplatte, ob eines dieser Programme vorhanden ist und bietet das erste, das es findet, als Auswahl in der Eingabeliste an. Sie können hier auch mehrere Programme in die Liste aufnehmen und zwischen den einzelnen Programmen bei Bedarf wechseln.


Dies geht natürlich hier in diesem Dialog und ganz schnell, wenn Sie auf dem Schaltknopf "CD-Adressen" in der Funktionsleiste mit der rechten Maustaste klicken. Dann erscheint ein Popup-Menü mit den angemeldeten Programmen. Durch einfachen Mausklick wählen Sie das gerade benutzte Programm aus.


Automatisches Wechseln zu PC-Adreßzz!

Wenn Sie diese Option wählen, wird - nachdem Sie eine Adresse aus dem CD-Adressenprogramm in die Zwischenablage kopiert haben - geprüft, ob die Zwischenablagefunktion ausgeführt wurde. Wenn ja, dann wird das CD-Adressenprogramm auf Symbolgröße verkleinert, PC-Adreßzz! aufgerufen, und die Adressdaten aus der Zwischenablage in die Editiermaske von PC-Adreßzz übernommen.


Achtung: Diese Funktion wird nur ausgeführt, wenn Sie das CD-Adressenprogramm mit dem Schaltknopf in der Funktionsleiste von PC-Adreßzz! gestartet haben!


Das Vorgehen zur Übernahme der Adressen aus der Zwischenablage können Sie unter Abschnitt 3.7 nachlesen.


5.7.5 Register Datensicherung

Menü


In allen Versionen von PC-Adreßzz! können Sie die "7 Tage" Backup Funktion aktivieren. In der Enterprise-Version gibt es zusätzlich noch die „24 Stunden" Backup Funktion.


5.7.6 Register e-Mail

Menü

Das e-Mail-Programm muß in der Lage sein, die MS-Mail-Nachrichten zu verarbeiten (z.B. das Programm Exchange oder das Programm Outlook-Express).


Sie können den internen Mail-Editor von PC-Adreßzz! verwenden, wenn Sie mit Textvorlagen arbeiten wollen, die Sie in PC-Adreßzz! speichern und laden können.


Ansonsten ist der Mail-Editor aber nur ein relativ einfach gehaltener Programmteil. Wenn Sie z.B. eine Datei an Ihre e-Mail anhängen möchten, müssen Sie dies mit Ihrem Mailprogramm nachholen.


Vgl. auch die Ausführungen zum Befehl "E-Mail erstellen" auf Seite 78.


5.7.7 Register Eingabeüberprüfung

Menü


Vollständigkeit der Anschrift

Wenn Sie diese Option aktivieren, prüft PC-Adreßzz!, ob die Angaben zu Name, Straße, PLZ und Ort sowie die Felder Anrede und AnredeKopf ausgefüllt worden sind, da Sie diese Daten normalerweise benötigen, wenn Sie an jemanden einen Brief schreiben möchten.


Fehlt ein Teil dieser Angaben, werden Sie darauf hingewiesen. Sie können dann wählen, ob Sie die Adresse trotzdem neu aufnehmen wollen oder noch weiter bearbeiten möchten.


Auf doppelte Adressen prüfen

Diese Funktion (sog. Doublettenprüfung) prüft, ob Sie die Adresse, die Sie gerade neu anlegen wollen evtl. schon existiert und weist Sie in diesem Falle darauf hin.


5.7.8 Register Etiketten / Adressformat

Menü


Absenderangabe für Etikettendruck

Hier können Sie den Text für eine Absendereingabe eingeben, die dann beim Ausdrucken der Etiketten als erste Zeile auf jedem Etikett gedruckt wird.


Die Absenderangaben werden gedruckt, wenn Sie die entsprechende Option aktivieren.

Ferner können Sie u.a. bestimmen, ob das Feld "Zusatz" auf die Etikette gedruckt werden soll (dies wird z.B. häufig dazu verwendet, um Angaben wie "z.H. Herrn Müller" oder bei Adressierung eines Amtes  "Abteilung 23" machen zu können).


5.7.9 Register Erinnerung

Menü

An Geburtstage erinnern

Sie können sich bei Programmstart von PC-Adreßzz! an Geburtstage erinnern lassen, wenn Sie hier die entsprechende Checkmarke aktivieren. Ändern Sie dann ggfls noch die Anzahl der Tage, die Sie vor dem Ereignis erinnert werden möchten.


TIPP: Wählen Sie die Anzahl der Tage nach der ungefähren Zeit, die Sie i.d.R. verstreichen lassen, bevor Sie den Computer das nächste Mal nutzen. Wenn Sie den Computer z.B. nur alle 14 Tage einmal anstellen, sollten Sie hier z.B. 21 Tage wählen.


Erinnerungsfunktion bei jedem Windows-Start aktiv

Mit dieser Funktion , wird das nur wenige kb große Programm "PcaCheck.exe" bei jedem Start von Windows im Hintergrund geladen. Es überprüft, ob Geburtstagserinnerungen anstehen. Ist dies der Fall, wird PC-Adreßzz! automatisch gestartet. Stehen keine Geburtstage zur Erinnerung an, wird das Programm "PcaCheck.exe" direkt wieder beendet.


TIPP: Haben Sie den Computer tagelang an, ohne Windows zwischendurch neu zu starten, sollten Sie z.B. unter Windows 98 das Programm "Geplante Vorgänge" benutzen, um das Programm "PcaCheck.Exe" zu einer bestimmten Tageszeit einmal täglich zu starten.


5.7.10 Register Internet

Menü


Name des WEB-Browsers

Hier können Sie Angaben für die Zusammenarbeit mit entsprechenden Programmen machen.


Gemeint sind hier solche Programme wie z.B. der Internet-Explorer oder der Netscape-Communicator.


5.7.11 Register Kalender

Menü


Hier können Sie festlegen, ob noch weitere Felder beim Kalenderformat ausgedruckt werden sollen.


5.7.12 Register Listen

Menü


Hier können Sie bestimmen, ob beim Listenausdruck der Standardformate (Anschriftenliste) auch das Feld Zusatz mit ausgedruckt werden soll.


5.7.13 Register Netzwerk (nur Enterprise-Version)

Menü


Falls Sie auch das Programm PC-Adreßzz! – Server besitzen, können Sie eine Adressendatei von mehreren Anwendern gleichzeitig im Netzwerk bearbeiten lassen.


Netzwerkmodus aktivieren

Zu diesem Zweck können Sie hier mit der Option „Netzwerkmodus aktivieren“ festlegen, ob der Netzwerkmodus überhaupt aktiviert sein soll (setzt wie gesagt auch das Programm PC-Adreßzz! Server voraus).


Beim Start des Programmes Netzwerkverbindung aufbauen

Mit der zweiten Option können Sie festlegen, ob PC-Adreßzz! direkt beim Starten des Programms nach einem im Netzwerk bereits laufendem Programm „PC-Adreßzz! – Server“ suchen soll. Lassen Sie diese Option deaktiviert, wird erst eine Netzwerkverbindung aufgebaut, wenn Sie eine Adresse im Netzwerkmodus bearbeiten wollen.


Der Netzwerkmodus stellt sicher, dass alle Anwender immer den gleichen Stand der Adressendatei haben, auch wenn der eine oder andere Adressen ändert, löscht oder hinzufügt. Auch wird verhindert, dass zwei Anwender zur gleichen Zeit ein- und dieselbe Adresse bearbeiten (der zweite Anwender erhält in diesem Falle die Nachricht, dass er warten muss, bis der erste Anwender die Bearbeitung der entsprechenden Adresse beendet hat).


Menü


Ganz wichtig, wenn Sie mit der TCP/IP-Brücke zwischen PC-Adreßzz!-Server und PC-Adreßzz! kommunizieren möchten (zwingend z.B. wenn Sie die Netzverbindung über Router herstellen), können Sie hier die entsprechenden Eintragungen machen.


Achten Sie insbesondere auf die richtige Angabe des Computernamens, auf dem PC-Adreßzz!-Server läuft.


Wichtig ist auch, dass Sie in Ihrer Firewall erlauben, dass PC-Adreßzz!-Server und PC-Adreßzz!-Clients innerhalb des Netzwerkes kommunizieren dürfen. Es gibt Firewalls, die Netzverkehr ohne Rückfrage blockieren. Dann bekommen Sie noch nicht mal einen Hinweis und Sie wundern sich, warum die Netzwerkfunktionen von PC-Adreßzz!-Server und PC-Adreßzz! nicht funktionieren.


Außerdem muss in den Netzwerkeinstellungen die Datei- und Druckfreigabe eingerichtet und aktiviert sein. Schließlich muss diese auch in der Firewall freigegeben sein (wird oft vergessen).


5.7.14 Register Programmstart



Hier können Sie z.B. festlegen, ob das Programm beim Start eine bestimmte Datei, die zuletzt bearbeitete Datei oder keine Adressendatei öffnen soll.


5.7.15 Register Rechnungsprogramm


Wenn Sie auch mit dem Programm PC-Rechnung arbeiten, geben  hier den Programmpfad zum Rechnungsprogramm an:



Dann können Sie noch zusätzlich im Rechnungsprogramm einen Bezug zu einer evtl. in PC-Adreßzz! verwalteten Kundennummer bzw. zu einer USTID des Kunden herstellen:


Optionen-Dialog des Programms PC-Rechnung (vgl. unterwww.pc-rechnung.de)



5.7.16 Register Termine

Menü


Link zu TimOnize

Wenn Sie auch das Programm TimOnize besitzen, können Sie hier angeben, wo dieses auf Ihrem Computer installiert ist. Damit ist es dann möglich, Adressen auf Wiedervorlage zu legen.


5.7.17 Register Textverarbeitung

Menü


Um mit Winword oder Tipptext zusammenzuarbeiten zu können, (z.B. eine Anschrift in ein Briefdokument übertragen) müssen Sie hier einige Angaben machen. Klicken Sie dazu nacheinander auf die Register Version,Vorlagen, Kopieren und Sonstiges.


Version
Geben Sie im Unterregister „Version“ an, mit welcher Textverarbeitung
PC-Adreßzz! zusammenarbeiten soll.


Vorlagen
Daraufhin versucht das Programm das Vorlagenverzeichnis von Winword zu ermitteln.

Im Erfolgsfalle wird es in dem Textfeld des Unterregisters „Vorlagen“ angezeigt. Konnte das Programm das Verzeichnis nicht ermitteln, müssen Sie es selber von Hand eingeben oder das Programm danach suchen lassen (Das Programm sucht dann nach der Datei Normal.dot; dort wo diese Datei gefunden wird, ist auch Ihr Vorlagenverzeichnis.)


Kopieren

PC-Adreßzz! stellt zwei Beispielvorlagen zur Verfügung, die bei der Installation zunächst in das PC-Adreßzz!-Programmverzeichnis kopiert wird. Haben Sie zuvor das Vorlagenverzeichnis von Winword ermittelt, werden diese in ein Unterverzeichnis des Vorlagenverzeichnis kopiert. Dieses Verzeichnis hat den Namen "PCABrief".

Hinweis: Wenn Sie die Beispielvorlagen verändern, sollten Sie diese unter einem anderen Namen abspeichern.


Sonstiges

Im Unterregister Sonstiges können Sie festlegen, ob der PC-Adreßzz! – Dialog „Adresse in Winword einfügen“ automatisch aufgerufen werden soll, wenn Sie den Befehl „Neuer Brief“ aus dem Menü „Kommunikation“ gewählt haben.


5.7.18 Register Winfax

Falls Sie das Programm Winfax von Symantec besitzen, können Sie es benutzen, um damit zusammen mit PC-Adreßzz! und Tipptext (und Word) ein Dokument direkt aus dem Programm heraus zu faxen.


Geben Sie hierzu hier den Link zum Winfax-Controler Progamm an:



5.8 Vorgaben Feldlisteninhalte

Sie können eine Reihe von Feldern mit bestimmten Inhalten vorbelegen, die Sie dann im Dialog „Neue Adresse“ bzw. „Adresse bearbeiten“ aus den jeweiligen Dropdownlisten abrufen können. So können Sie sich z.B. eigene Anreden basteln oder sonstige Standardtextinhalte erzeugen.


Rufen Sie diesen Befehl auf, erscheint folgender Dialog:


Menü

Wählen Sie ein entsprechendes Feld, um die Vorgabelisten zu bearbeiten.



5.9 Temporäre Adressablage zeigen

Wenn Sie Adressen zwischen Adressdateien verschieben oder Adressen in eine andere Datei kopieren wollen, geht dies am leichtesten über diesen Dialog:


Menü

Laden Sie dazu zunächst die Adressendatei, aus der Sie Adressen kopieren oder in eine andere Datei verschieben möchten.


Selektieren Sie dann die gewünschte Adressen.


Drücken Sie im oben angezeigten Dialog entweder „Verschieben“ oder „Kopieren“.

So verfahren sie mit allen Adressen, die Sie verschieben oder kopieren wollen.


Laden Sie anschließend die Adressdatei, in die Sie Adressen hinein kopieren oder verschieben wollen.


Drücken Sie dann den Schalter „Einfügen“.

Falls in dem Dialog noch Adressen vorhanden sein sollten, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag klicken und dort einen Befehl zum Löschen dieser Adressen aufrufen.



5.10 Registrierung von PC-Adreßzz

Wenn Sie sich beim Autor des Programms registrieren lassen, erhalten Sie basierend auf Ihren Namen eine Registriernummer zugesandt, die Sie in den nachfolgenden Dialog eingeben (dorthin gelangen Sie über das Menü „Extras“, Befehl „Registrierung“):


Menü

In das In das Textfeld "Name" geben Sie bitte Ihren Namen ein.


In das Textfeld "Registriernummer" geben Sie bitte Ihre Registriernummer ein, die Sie von dem Programm-Autor erhalten haben.


Achten Sie bitte ggfls. auf Leerzeichen zwischen Vornamen und Namen, geben aber keine überflüssigen Leerzeichen ein.


Hinweis: Bei der Eingabe können Sie die Registriernummer zum Vergleich noch sehen. Haben Sie die Registriernummer erfolgreich eingegeben, erscheint sie beim nächsten Aufruf des Dialogs maskiert, d.h. nicht lesbar. Dies dient zu Ihrem Schutz, damit kein anderer während Ihrer Abwesenheit Ihre Registriernummer ausspionieren kann.


Bitte bewahren Sie Ihre Registriernummer gut auf. Von Zeit zu Zeit kommen immer wieder Anfragen, dass nach einer Neuinstallation etc. Anwender Ihre Registriernummer nicht mehr finden können. Ganz klar erhalten Sie diese von mir dann noch einmal, jedoch kann dies z.B. in Urlaubszeiten etc. auch schon mal etwas dauern.



6. Das Menü Tools


6.1 Konditionales Ändern

Mit Hilfe dieser Funktion, die nur in der Enterprise-Version zur Verfügung steht, können Sie auf vielfache Weise Adressen unter bestimmten Bedingungen ändern.


Menü


Wählen Sie dazu zunächst auf der linken Seite eine Bedingung, welche Bestimmt, welche Eigenschaften eine Adresse haben muss, um hier behandelt zu werden.


Wählen Sie dann auf der rechten Seite aus, was im zutreffenden Falle mit dieser Adresse geschehen soll.


Sie können z.B. Inhalte von Feldern ersetzen, ergänzen, Löschen oder durch Inhalte anderer Felder ersetzen lassen.



6.2 Kundennummern hinzufügen


Wenn Sie für Ihre Kunden zunächst noch keine Kundennummern vergeben haben, aber sich nachträglich dazu entscheiden, können Sie aus dem Menü "Tools" den Befehl "Kundennummern hinzufügen" verwenden.


Diese Funktion führen Sie normalerweise nur einmal aus, denn wenn Sie die Kundennummern einmal vergeben haben, sollten Sie bestehende Nummern nicht mehr ändern und für neue Kunden mit der ganz oben beschriebenen Funktion neue Kundennummern vergeben.




7. Das Menü Kommunikation


7.1. Telefonnummer wählen

Wenn Sie ein Modem haben, können Sie die zu Ihren Adressen gespeicherten Telefonnummern verwenden, um Sie mit dem Modem anzuwählen. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie Modem und Telefon an der gleichen Telefonleitung angeschlossen haben, damit das Gespräch vom Modem auf das Telefon übergeleitet werden kann.


Je nachdem, ob Sie den direkten Programmzugriff über die COM-Schnittstelle oder die "Windows Wahlhilfe" benutzen, gehen Sie wie folgt vor:


Menü


Entweder Sie wählen aus dem Menü „Extras“ den Befehl „Telefonnummer wählen“ oder Sie drücken den entsprechenden Knopf in der Funktionsleiste.
Es öffnet sich einer der folgenden Dialoge:


Menü        Menü

Wählen über COM-Schnittstelle        Wählen mit "Windows Wahlhilfe"


Selektieren Sie aus der Liste die gewünschte Telefonnummer, die Sie wählen wollen.


Betätigen Sie dann den Knopf "Wählen".


  1. COM-Schnittstelle: Wenn das Modem die Nummer gewählt hat und Sie ein Freizeichen hören, nehmen Sie den Telefonhörer auf.
    Drücken Sie anschließend den Knopf "Modem Trennen", damit das Gespräch vom Modem auf den Telefonapparat übergehen kann.
  2. "Windows Wahlhilfe": Das Fenster wird geschlossen und die "Windows Wahlhilfe" gestartet. Folgen Sie den dort vorgegebenen Anweisungen.


Achtung: Bevor Sie die "Windows Wahlhilfe" benutzen können, müssen Sie unter Windows 95/98 oder NT 4.0 ein Modem eingerichtet haben. Falls Sie dies noch nicht gemacht haben sollten, holen Sie dies bitte nach (Anleitung dazu finden Sie in Ihrer Windows 95/98-Dokumentation).


Anwahloptionen für das Modem festlegen


Menü

Wenn Sie über die COM-Schnittstelle wählen, müssen Sie ggfls. über das Register „Optionen“ des Dialoges „Telefonnummer wählen“ den Zugriff auf diese Schnittstelle konfigurieren:


Modem auf COM-Nr

Hier müssen Sie angeben, an welcher seriellen Schnittstelle Ihr Modem angeschlossen ist. Meistens ist dies COM 2, da COM 1 in der Regel von der Maus belegt ist.


Steuersequenzen, Initialisierung

Hier geben Sie die Sequenz ein, mit der Ihr Modem Initialisiert werden soll.

Meist genügt die Angabe "ATDT" zur Initialisierung, falls Ihr Modem Tonwahl unterstützt, anderenfalls (Pulswahl) geben Sie hier "ATPT" ein.


Steuersequenzen, Abbruch

Hier geben Sie die Abbruchsequenz ein, um das Modem von der Telefonleitung zu trennen, meist ist dies "ATH".


Schalter "Werte speichern"

Hiermit speichern Sie die zuvor eingegebenen Werte auf Dauer.


Achtung bei Betrieb des Modems von einer Nebenstellenanlage:

In diesem Falle müssen Sie die Amtsholung ändern. Dies bedeutet, daß Sie auf jeden Fall schon einmal vor der Rufnummer eine Null einfügen. Am besten Sie ergänzen den Init-String entsprechend.


Auch müssen Sie den Init-String um einen Xn-Befehl ergänzen. Dabei haben X0-X4 folgende Bedeutung:


X0: ignoriert Amtston, ignoriert Besetztzeichen.

X1: ignoriert Amtston, ignoriert Besetztzeichen.

X2: wartet auf Amtston, ignoriert Besetztzeichen.

X3: ignoriert Amtston, beachtet Besetztzeichen.

X4: wartet auf Amtston, beachtet Besetztzeichen.


Bei x2 und X4 (Amtston erwarten) wählt das Modem nur, wenn das Freizeichen erkannt wird.


Also: In Nebenstellenanlagen und an AWADo-Wechselschaltern muß in den Wählstring ein X0, X1 oder X3 eingefügt werden.


Beispiel:


Der Init-String "ATDT" wäre durch "ATX3DT0," zu ersetzen (das Komma sorgt für eine kleine Verzögerung nach der Amtsnull).


7.2 Internetverbindung herstellen

Wenn die aktuelle Adresse eine Angabe zu einer Internetadresse hat, können Sie mit diesem Befehl aus dem Menü "Extras" einen Internetbrowser starten, der gleich die übergebene Adresse anwählt.
Beachten Sie, dass Sie im Menü "Extras", Befehl "Optionen" im Register "Internet" zunächst den von Ihnen benutzten Browser angeben müssen, bevor Sie den Befehl hier benutzen können.
Beachten Sie ferner, dass die Anwahl der Internetadresse nur funktioniert, wenn Sie Ihren Internetbrowser so konfiguriert haben, dass er sich bei seinem Programmstart selbständig bei Ihrem Internetprovider einwählt.



7.3 Neuer Brief

Wenn Sie diesen Befehl aufrufen, wird folgender Dialog angezeigt:


Menü

Wählen Sie eine Vorlage und drücken "OK". Dann wird Winword mit der entsprechenden Vorlage gestartet und erstellt ein neues Dokument.


Hinweis: Anzahl der Vorlagen und Vorlagenverzeichnis ist je nach Systemkonfiguration anders.


Wenn Sie die Vorlage bearbeiten wollen, drücken Sie "Vorlage bearbeiten".


7.4 Neuer Serienbrief

Wenn Sie diesen Befehl aufrufen, wird z.B. bei Verwendung von Word folgender Dialog angezeigt (im Falle von Tipptext wird der eigene Vorlagen-Dialog von Tipptext angezeigt, er bietet mehr Möglichkeiten und eine größer Auswahl an Vorlagen):


Menü


Gehen Sie hier so vor, wie zuvor beschrieben. Nach dem Start von Winword mit dem Serienbrief-Dokument wird der Serienbrief-Manager angezeigt, mit dem Sie den Serienbrief bearbeiten und die Briefe ausdrucken können.


TIPP: Lassen Sie zunächst nur die Adressen in der Adressenliste
anzeigen, die auch tatsächlich ausgedruckt werden sollen, bevor Sie
diesen Befehl hier ausführen.



7.5 Serienbrief-Manager anzeigen

Sie können jederzeit (wenn Winword gestartet ist) den Serienbrief-Manager anzeigen lassen, um z.B. Vorlagen für Serienbriefe zu bearbeiten.


Hinweis: PC-Adreßzz! wird immer in den Hintergrund gestellt, wenn der Serienbrief-Manager aktiv ist.


Menü

So wird der Dialog zunächst angezeigt.

Klicken Sie mit der Maus auf den nach unten gerichteten Pfeil, um den Dialog zu erweitern.


Sie können die Navigationsschalter (Erste Adresse, Adresse zurück, Adresse vor, letzte Adresse) benutzen, um durch die Adressen zu navigieren. In der Statuszeile wird die Nummer der aktuellen Adresse angezeigt. Diese Zahl dient Ihnen auch zur Kontrolle, ob Sie die richtige Anzahl an Adressen ausdrucken (lassen Sie zuvor in PC-Adreßzz! in der Adressenliste nur die Adressen anzeigen, die Sie ausdrucken möchten).


Menü

Sie fügen Felder in das Serienbrief-Dokument ein, indem Sie den Cursor an die gewünschte Stelle setzen und im Serienbrief-Manager das gewünschte Feld in der Liste selektieren und anschließend den Schalter "Formular-Feld einfügen" drücken.


Sie löschen ein Feld im Winword-Dokument, indem Sie das Feld markieren und dann die Taste "Entf" drücken (Winword muss aktiv sein).


Den Ausdruck können Sie mit der Taste ESC abbrechen, das hilft natürlich nur noch soweit die Daten noch nicht an den Druckmanager von Windows übergeben wurden. Im Notfall müssen Sie die Austaste des Druckers benutzen.




7.6 E-Mail erstellen

Mit diesem Befehl können Sie eine e-Mail erstellen, wenn die aktuell markierte Adresse eine e-Mail-Adresse enthält.


Wenn Sie unter "Extras", "Optionen" auf dem Register "e-Mail" eingestellt haben, dass Sie PC-Adreßzz! als Mail-Editor verwenden wollen, öffnet sich nach Wahl dieses Befehls (E-Mail erstellen) ein Dialog, in dem Sie einen Text für eine Mail eingeben können.


Dieser Text wird dann an das Mailprogramm übergeben.


Wenn Sie die Option "Nach Ablage der e-Mail im Postausgangsfach Mailprogramm" aktiviert haben, wenn nach Anlage der Mail Ihr benutztes e-Mail-Programm gestartet. Dies setzt natürlich voraus, dass Sie PC-Adreßzz! zuvor mitgeteilt haben, welches e-Mail-Programm Sie benutzen (im Optionen-Dialog, Register "e-Mail").


BENUTZEN SIE PC-ADREßZZ! NICHT ALS E-MAIL-EDITOR, dann wird nach Aufruf des Befehls "Neue Mail erstellen" das Programm aufgerufen, das zur Bearbeitung der MS-Mail-Nachrichten im Windows-System angemeldet ist, z.B. Exchange oder Outlook-Express oder ein anderes Programm. In diesem Fall wird diesem Programm nur die e-Mail-Adresse und als Text die zur Adresse gespeicherte Anrede übergeben.


BENUTZEN SIE PC-ADREßZZ! ALS MAIL-EDITOR können Sie Textvorlagen benutzen um immer wiederkehrende gleichartige e-Mails zu erzeugen, z.B. eine Auftragsbestätigung an einen Kunden für ein bestimmtes Produkt.


Menü


Wählen Sie dazu die Schalter "Neue Vorlage", "Vorlage bearbeiten" oder "Vorlage löschen", um Mailvorlagen zu erzeugen oder zu ändern. Aus der Combobox-Liste können Sie dann die Vorlage auswählen.


Menü


In diesem Dialog können Sie den Text für Ihre Mailvorlage eingeben und eine Bezeichnung für die Textvorlage.


Hinweis: Wenn Sie in einer Textvorlage das Feld <Anrede> als Text eingeben, dann ersetzt PC-Adreßzz! jedesmal, bei einer neuen Mail den Text <Anrede> durch den Text, den Sie im Feld Anrede zu Ihrem Adressendatensatz gespeichert haben (dies funktioniert ebenfalls mit den Zusatzfeldern 1-8).


7.7 E-Mail-Verteiler erstellen

Wenn Sie eine e-Mail mit gleichem Text an mehrere Empfänger senden wollen, können Sie dies in Programmen wie AOL oder T-Online mit einem Sendevorgang  erreichen, indem Sie als Adressat direkt mehrere Empfänger angeben.



In diesen Programmen müssten Sie dann z.B. solche Angaben machen:


Empfänger1@aol.com, Empfänger2@t-online.de, 1255566.788@compuserve.com


Wenn Sie AOL als e-Mail-Programm verwenden, können Sie mit der Option BLINDKOPIE bestimmen, dass die jeweiligen Adressaten nicht an dem e-Mail-Kopf erkennen können, wer die e-Mail sonst noch erhalten hat. Die e-Mail-Adressen werden dazu einfach in Klammern gesetzt (vgl. auch die Online-Hilfe von AOL).


Hinweis: Die Option BLINDKOPIE gilt nicht für T-Online. Außerdem bestehen bei T-Online einige Beschränkungen, was die Anzahl auf einmal versandter e-Mails angeht.


Wie gehen Sie also am besten vor, wenn Sie eine Nachricht an mehrere Empfänger versenden wollen?


Zunächst sollten Sie in PC-Adreßzz! die Personen anzeigen lassen, an die Sie eine e-Mail versenden wollen. Dies können die Personen einer bestimmten Kategorie (z.B. Privat oder Kunden) oder die Personen aus dem Ergebnis einer Abfrage sein, die Sie im Menü  "Adresse" mit dem Befehl "Auswahl anzeigen" erstellen können.


Übrigens brauchen Sie bei Erstellung einer Auswahlabfrage nicht die Option "eMail <> "" anzugeben, um nur Personen mit e-Mail-Adressen anzeigen zu lassen, da der Dialog zur Erstellung eines e-Mails-Verteilers die Personen ohne e-Mail-Adressen automatisch nicht berücksichtigt.


Dann können Sie mit diesem Dialog die e-Mail-Adressen als Verteiler in die Zwischenablage kopieren. Danach wechseln Sie zu Ihrem e-Mail-Programm und kopieren dort die Daten der Zwischenablage in das Feld, wo Sie die e-Mail-Adressen für Ihre Empfänger eingeben (bei AOL z.B. im Feld "AN:").

TIPP: Falls Sie sich mit den Zwischenablagebefehlen nicht so auskennen: Durch gleichzeitiges Drücken der Tasten SHIFT+EINFÜGEN kopieren Sie die Daten der Zwischenablage in ein Editierfeld.


7.8 Fax-Importdatei für Winfax-Telefonbuch erstellen


Menü


Mit diesem Befehl aus dem Menü „Kommunikation“ können Sie aus der aktuellen Adressenauswahl eine Importliste für Winfax erstellen:


Benutzt wird dazu das Format Winfax 3, 8, 9 oder 10. Dazu werden alle Feldnamen in der richtigen Reihenfolge, wie Winfax sie standardmäßig erwartet, in eine Datei geschrieben. Diese Daten werden in das MS-DOS ASCII-Format umgewandelt, da Winfax dieses Format erwartet (Sie müssen beim Import in Winfax ASCII wählen; standardmäßig ist es schon vorgewählt).


Exportiert werden dann Vorname, Name, FaxTeilnehmerNr und TelTeilnehmernr. Die übrigen Felder bleiben leer.


Sie sollten vor dem Import in Winfax das Rufnummernverzeichnis, in welches die Daten importiert werden, löschen und wieder neu anlegen, sonst haben Sie bereits zuvor importierte Datensätze doppelt.


Bitte achten Sie darauf, in Winfax 8 den Dialog "Telefonbucheinträge importieren" zu benutzen.


TIPP: Benutzen Sie Winfax 8 oder Winfax 9 können Sie auch PC-Adreßzz! verwenden, um in Winword geladene Text - incl. passender Faxnummer - an Winfax zu übermitteln.


7.9 Fax-Dokument mit Winword & Winfax senden

Sie können ein in Winword geöffnetes Dokument an Winfax senden. Dabei benutzt PC-Adreßzz! die gerade aktuell angezeigte Adresse und übergibt die dort eingetragene Faxnummer und den Namen des Adressaten an Winfax. Es ist daher nicht mehr erforderlich, in Winfax eine zweite Adressensammlung vorzuhalten.


Das funktioniert natürlich auch mit Tipptext (noch etwas komfortabler).


8. Das Menü Hilfe


8.1 Tipps & Tricks zeigen


Menü


Hier können Sie sich den Dialog "Tips & Tricks" anzeigen lassen.
Er enthält eine Reihe von wichtigen Informationen, die insbesondere
für den Einsteiger von Bedeutung sind. Es wird daher empfohlen,
diesen Dialog für die erste Zeit der Arbeit mit PC-Adreßzz! sich beim Programmstart anzeigen zu lassen.


9. Sonstige Informationen


9.1 Parameter beim Programmstart


Sie können bei Start des Programms einen Parameter übergeben, der angibt, welche Kategorie beim Start des Programms angezeigt werden soll.


Beispiel:


/K:Kunden


Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie häufig mit einer bestimmten Kategorie arbeiten, oder wenn Sie z.B. eine eigene Vorlage erstellt haben, die nur bestimmte Arten von Adressen verwenden soll.


Gehen Sie dazu wie folgt vor:


Wählen Sie im Windows-Explorer die Verknüpfung zum PC-Adreßzz!-Programm. Bei den "Eigenschaften" des Programms ergänzen Sie die Angaben in der Zeile „Befehlszeile“ um den gewünschten Parameter. Die ganze Befehlszeile könnte dann z.B. so aussehen:


C:\PCA\PCA20.EXE /K:Kunden

Achten Sie bitte bei der Ergänzung um den Parameter darauf, zwischen Programmnamen und Parameter ein Leerzeichen zu lassen und geben Sie andererseits hinter dem „/K:“ kein Leerzeichen ein.


Um einen Filter bei Programmstart aktiv sein zu lassen:


Beim Start des Programmes kann statt des Parameters zur Kategorieauswahl ein Parameter angegeben werden, der einen Filter bei Programmstart wählt.
Achten Sie darauf die ganze Parameterangabe in Anführungszeichen zu setzen.


Beispiel:


"/F:Kunden mit Fax"


Hinweis: Sie können das gleiche Ergebnis auch unter "Extras", Befehl "Optionen" im Register "Programmstart" (wesentlich einfacher) erzielen. Die im Windows-Explorer gemachten Angaben haben allerdings Vorrang vor den Einstellungen in PC-Adreßzz!


9.2 Wichtige Tastenkombinationen



Ctrl+A

Ctrl+H

Ctrl+U

Ctrl+M

Ctrl+P

Ctrl+S

Ctrl+W

Ctrl+T

Ctrl+C

Ctrl+D


Alt+L

Alt+S

Alt+1

Alt+2


DEL

INS


F1

F2

F4

F5

F6

F7

F8

F9

Alle Adressen Markieren

Markierung für alle Adressen Aufheben

Markierung umkehren

Nur Markierte oder markierte und nicht markierte Adressen zeigen

Drucken

Speichern

In Winword einfügen

Telefonnummer wählen

CD-Adressensammlung starten

Fügt in den Feldern "Geboren", "Notiz" und Feld1-8 das aktuelle Datum ein


Zur Adressenliste springen

Zur Textzeile "Suchen nach" springen

Erstes Datenregister anzeigen

Zweites Datenregister anzeigen


Wenn Adressenliste fokussiert: Adresse löschen

Wenn Adressenliste fokussiert: Adresse einfügen


Wenn im Menüsystem, wird eine Online-Hilfe aufgerufen

Aktuelle Adresse bearbeiten

Neue Adresse anlegen

Adresse markieren

Adresse demarkieren

Auswahl anzeigen

Temporäre Auswahl anzeigen

Alle Adressen anzeigen


Hinweis: Dies ist die Standard-Belegung der Funktionstasten. Sie können im Menü "Extras", Befehl "Tastaturbelegung" individuelle Änderungen vornehmen.



10. Das Programm PC-Adreßzz! – Server


Dieses Programm ermöglicht es, dass mehrere Anwender einer Arbeitsgruppe im Netzwerk eine Datei gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten können.  Es darf nur auf einem Computer im Netzwerk laufen und es muss bereits gestartet sein, bevor andere Anwender auf Ihrem Computer das Programm PC-Adreßzz! starten.


Das Programm PC-Adreßzz! - Server. Hauptmaske.


In dem oberen Fenster sind die Namen der Computer und der Anwender zu sehen, die mit dem Programm PC-Adreßzz! – Server verbunden sind, im unteren Fenster sind die Dateien zu sehen, die momentan von Anwendern im Netzwerk bearbeitet werden. Es können bis zu 10 Dateien gleichzeitig von mehreren Anwendern bearbeitet werden. Die Anzahl der Anwender, die eine Datei zur gleichen Zeit bearbeiten können, ist durch das Programm nicht begrenzt (vermutlich wird es eine Leistungsgrenze geben, die davon abhängig ist, wie schnell das Netzwerk ist und wie schnell der Computer ist, auf dem das Programm PC-Adreßzz! – Server läuft. Falls Sie hier an eine Grenze stoßen sollten, wäre der Hersteller dankbar für einen entsprechenden Hinweis).


Im unteren Fenster wird ferner noch angezeigt, seit wann eine Datei bearbeitet wird, wie viele Anwender mit der Datei arbeiten und ob Änderungen an der Datei gespeichert wurden.


Wenn Sie wissen wollen, welche Datei gerade von welchen Anwendern bearbeitet wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Dateinamen in der unteren Liste und wählen aus dem PopUp-Menü den Befehl „Bearbeitungsinfo“. In einem Dialog wird Ihnen dann in einer Liste die Computer/Personen angezeigt, die gerade mit dieser Datei arbeiten.



10.1 Technische Voraussetzungen

Das PC-Adreßzz! - Serverprogramm und die jeweiligen Programme PC-Adreßzz! müssen innerhalb einer Arbeitsgruppe (in einer Windows NT-Domäne innerhalb der primären Domäne) laufen, wenn Sie als Verbindungsart nur die standardmäßig aktivierte Mailslottechnik für die Netzwerkkommunikation nutzen. Welches Netzwerkprotokoll die Verbindung zu den Rechnern herstellt, ist egal (z.B. Netbios, TCP, IPX oder Novellnetzwerk; unterstützte Betriebssysteme sind Windows 95, 98 und 2000 sowie NT 4.0 sowie XP und Vista).


Die Computer müssen durch Netzwerkkabel oder eine Funkschnittstelle verbunden sein.  Die Netzwerkfunktionalität mit der sog. Mailslot-Technik funktioniert i.d.R. nicht, wenn Router in das System eingebunden sind und die Netzwerkverbindung nicht über evtl. zusätzlich integrierte Switches läuft, sondern alleine über den Router.


Die Benutzung von Routern wird i.d.R. in größeren Unternehmen der Fall sein, neuerdings aber auch in kleineren Unternehmen, weil häufig die WLAN-Funktionalität über Router realisiert wird. In diesem Falle müssen Sie die TCP/IP-Brücke sowohl in PC-Adreßzz! Server aktivieren, als auch in den Clients, siehe unten stehenden Dialog:


PC-Adreßzz! - Server. Der Dialog


Auf dem Rechner, auf dem das Programm PC-Adreßzz! - Server
läuft, muss ein Verzeichnis freigegeben werden, auf das alle Mitglieder der Arbeitsgruppe schreibenden und lesenden Zugriff erhalten (Datentransferverzeichnis). Dieses Verzeichnis geben Sie im Programm PC-Adreßzz! Server unter dem Menü "Extras, Optionen, Register Netzwerk" an.


Sie sollten es nicht in einem C:\Programme\Verzeichnis einrichten sondern am Besten in einem öffentlichen Ordner (Gemeinsamer Ordner / Gemeinsame Dokumente). Auf diese Ordner kann im Netzwerk i.d.R. erleichtert zugegriffen werden. Alternativ können Sie auch ein D:\, E:\ usw. Laufwerk verwenden. Auch diese funktionieren i.d.R. gut in der Netzwerkfreigabe.

Achten Sie dabei darauf, dass Sie den Namen des Verzeichnisses in der sog. UNC Schreibweise (=Universal Naming Convention) angeben. Dies ist erforderlich, damit das Verzeichnis im Netzwerk zweifelsfrei von allen Rechnern eindeutig identifiziert werden kann (Beispiel: \\Rechnername\Freigabename_des_Verzeichnisses).


Ein gültiges Beispiel für den Namen eines freigegebenen Datentransferverzeichnisses wäre etwa:


\\Celeron400\Adressentausch


Dabei wäre natürlich Voraussetzung, dass auf dem Rechner mit dem Namen "Celeron 400" auch ein Verzeichnis mit dem Namen "Adressentausch" auf einer lokalen Festplatte besteht.

Dieses Verzeichnis müsste zudem für Lese- und Schreibzugriffe - ohne Vergabe eines Passwortes - für alle Mitglieder der Arbeitsgruppe freigegeben sein.


Das Programm PC-Adreßzz! - Server darf innerhalb der Arbeitsgruppe nur einmal gestartet werden und muss zudem vor allen anderen PC-Adreßzz! Programmen gestartet werden.


Auf dem Rechner, auf dem das Programm PC-Adreßzz! - Server läuft, kann auch ein Programm PC-Adreßzz! installiert und ausgeführt werden (Verbindung nur über Mailslottechnik möglich!).

Wenn Sie das Programm PC-Adreßzz! - Server schließen, bevor alle Programme PC-Adreßzz! beendet sind, dann werden diese automatisch beendet, damit die Anwender dort nicht letztendlich sinnlose Eingaben machen, die ja vom PC-Adreßzz! - Server nach dessen Beendigung nicht mehr verarbeitet werden können.


Auf den Rechnern, auf denen die Programme PC-Adreßzz! laufen (die sog. Clients), müssen bei jedem Programm im Menü unter "Extras, Optionen, Register Netzwerk", die Netzwerkfunktionen aktiviert werden. Da (bislang) die meisten PC-Adreßzz! - Anwender das Programm nicht im Netzwerk nutzen, sind diese Funktionen standardmäßig deaktiviert.


Um eine Adressendatei zudem gemeinsam im Netzwerk nutzen zu können, muss im Programm PC-Adreßzz! die Datei im sog. Netzwerkmodus geöffnet werden. Sind die Netzwerkfunktionen in PC-Adreßzz! aktiviert, wird im Menü "Datei" ein entsprechender Eintrag angezeigt. Auch hier ist wichtig, dass Sie den Namen der Datei in der sog. UNC-Beschreibung (vgl. dazu oben) angeben (ein gültiger Name wäre z.B. \\Celeron400\Adressentausch\Kunden.hdb)


Wichtig: Bitte achten Sie darauf, dass Sie für das Verzeichnis, welches die gemeinsam zu bearbeitenden Adressdateien enthält und das Sie im Netzwerk freigegeben haben, nicht mehrere unterschiedliche Freigabenamen einrichten, da PC-Adreßzz! – Server sonst nicht mitbekommt, dass u.U. Clients über unterschiedliche Freigabenamen auf ein und die gleiche Adressdatei zugreifen. In diesem Falle drohen mit hoher Wahrscheinlichkeit Datenverluste.

Die PC-Adreßzz! Anwender können lokal auch noch andere (z.B. private) Adressendateien verwalten. Diese werden dann ganz normal mit dem Befehl "Öffnen" im Menü "Datei" geöffnet und dann im sog. Einzelplatzmodus bearbeitet.


Weitere Voraussetzungen

Unter Windows Vista, XP und Windows 2000 sowie NT müssen die Programme unter Administrator-Kennung installiert und auch mit diesen Rechten ausgeführt werden.


Auf dem Rechner, auf dem das Programm PC-Adreßzz! - Server läuft, und auf den Client-Rechnern, auf denen PC-Adreßzz! läuft, muss der Dienst "Client für Microsoft-Netzwerke" aktiviert sein (vgl. unter Netzwerkverbindungen, Eigenschaften der Netzverbindung).


Die Datei- und Druckerfreigabe für Microsoft Netzwerke muss auf allen Rechnern installiert sein (vgl. unter Netzwerkverbindungen, Eigenschaften der Netzverbindung) und auch in der Firewall freigegeben sein!



10.2 Programmstart PC-Adreßzz! Server

Unter dem Menü „Extras“, Befehl „Optionen“ und im dann angezeigten Dialog unter dem Register „Programmstart“, können Sie bestimmen, ob das Programm PC-Adreßzz! – Server automatisch beim Start des Betriebssystems gestartet werden soll. Dies wäre z.B. zu empfehlen, wenn i.d.R. Anwender im Netzwerk auf eine gemeinsam zu bearbeitende Adressendatei zugreifen müssen.


Sie können hier ferner bestimmen, ob das Programm dann automatisch „versteckt“ und nur als Symbol in der sog. Systray der Taskleiste (Bereich unten rechts) angezeigt werden soll. Dies wäre z.B. sinnvoll, wenn der Server-Computer auch als Arbeitsstation für einen Benutzer dient.


TIPP 1: Wollen Sie das Programm bereits starten, bevor sich jemand auf dem Computer angemeldet hat (Windows NT, 2000 und XP), können Sie dies erreichen, indem Sie PC-Adreßzz! Server als Dienst ausführen lassen. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Option „Programm als Dienst ausführen“.


TIPP 2: Wenn Sie die TCP/IP-Brücke nutzen, sollten Sie PC-Adreßzz!-Server in Ihrer Firewall als Programm anmelden, dass im Netzwerk kommunizieren darf. Das sollten Sie tun, bevor Sie PC-Adreßzz! – Server starten, denn wenn die Firewall das Programm erst einmal blockiert, kann u.U. ein Kontakt zwischen PC-Adreßzz! – Server und den PC-Adreßzz! Clients wiederhergestellt werden, wenn diese jeweils neu gestartet wurden.



10.3 Speichern der Adressendatei

Unter dem Menü „Extras“, Befehl „Optionen“ und im dann angezeigten Dialog unter dem Register „Speichern“, können Sie angeben, ob das Serverprogramm Änderungen an der Datei sofort abspeichern soll, oder erst innerhalb eines gewissen Zeitraumes. Hier wird empfohlen, die letzte Option (Speichern innerhalb eines Zeitraumes) zu benutzen, da der Speichervorgang sehr arbeitsintensiv ist und zudem Anwender im Netzwerk diese Datei während dieser Zeit des Speicherns nicht öffnen können.


10.4 Sicherheitsvorkehrungen

Wenn mehrere Anwender eine Adressendatei gemeinsam im Netzwerk bearbeiten (Netzwerkmodus) und ein Anwender versucht diese Datei im Einzelplatzmodus zu bearbeiten, erhält dieser Anwender eine Warnung, dass er eine Datei öffnen möchte, die für die Bearbeitung im Netzwerkmodus vorgesehen ist.


Wenn dieser Anwender nun diese Warnung ignorieren würde und Änderungen an der Datei vornimmt, dann gehen Änderungen verloren, die andere Anwender zur gleichen Zeit an der Datei vornehmen.


Es bestehen folgende Möglichkeiten, sich gegen diese Art von Fehlbedienung zu schützen:


Sie legen die Adressdateien auf dem Servercomputer in einem Verzeichnis ab, das nur Leserechte für die Clients freigibt, für den Servercomputer aber Lese- und Schreibrechte.

Während eine Adressdatei in PC-Adreßzz!-Server in Bearbeitung ist, klicken Sie im unteren Fenster auf die Adressdatei, die Sie besonders schützen möchten. Im Menü Datei wählen Sie den Befehl „Bearbeitungsmodus“. Aktivieren Sie dann die Option“ Datei kann nur im Netzwerkmodus bearbeitet werden“. Wenn dann ein Anwender versucht, die Datei im Einzelplatzmodus zu öffnen, wird dieser Zugriff verweigert.


PC-Adreßzz! - Server. Der Dialog



10.5 Wiederherstellen einer beschädigten Adressdatei

Wie schnell kann es passieren: Eine Stromschwankung oder ein Stromausfall, in dem Moment wenn die Datei gespeichert wird, ein Clusterfehler auf der Festplatte, ein fehlerhaftes Programm, das in andere Dateien schreibt, ein Speicherfehler usw. kann dazu führen, dass Ihre Adressdatei beschädigt oder zerstört wird.


Am tückischsten sind die Fehler, die eine Adressdatei zufälligerweise so beschädigen, dass am Ende an passender Stelle einfach ein paar Adressen abgeschnitten werden, die Datei aber ansonsten vollständig ist.

Ab Version 3.04 des PC-Adreßzz! – Servers und Version 6.17 von PC-Adreßzz! erhalten Sie hier entsprechende Hinweise, denn die Programme prüfen, ob die Anzahl der gelesenen Adressen auch der Anzahl der Adressen entspricht, die zuvor in die Datei gespeichert wurden.


Aus welchen Gründen Sie auch immer eine Adressdatei wiederherstellen müssen, eine im Netzwerkmodus bearbeitete Datei stellen Sie immer mit dem Programm PC-Adreßzz! – Server wieder her. Gehen Sie dazu wie folgt vor:


Alle Clients, die evtl. mit der beschädigten Datei arbeiten, müssen sich abmelden.


In PC-Adreßzz! Server rufen Sie im Menü Datei den Befehl „Wiederherstellen aus Autobackup“.


Im jetzt angezeigten Dialog wählen Sie aus der Dropdownliste die Datei aus, die Sie wiederherstellen möchten oder benutzten den Schalter „Suchen“, wenn diese Datei nicht in der Liste ist.


PC-Adreßzz! - Server. Der Dialog

Anhand der Angaben zu Datum und Zeit sowie Größe der Datei
wählen Sie eine Datei in der unteren Liste aus, welche Sie zur
Wiederherstellung der Datei benutzen wollen.


Drücken Sie dann auf den Schalter „Datei wiederherstellen“.


Sollte diese Datei evtl. auch schon beschädigt gewesen sein,
wiederholen Sie den Vorgang und wählen in der Liste eine ältere Datei.


Hinweis: In PC-Adreßzz! Server können Sie unter Menü Extras, Optionen, Register Datensicherung einstellen, ob Ihre Adressdateien täglich oder sogar stündlich automatisch gesichert werden sollen.



11. Abbildungsverzeichnis


Abb-Nr.

Beschreibung

Seite

Abb. 1

Allg. Buchgrafik Linie blau

Seite 1

Abb. 2

Logo PC-Adreßzz!

Seite 1

Abb. 3

Logo PC-Database

Seite 1

Abb. 4

Logo PC-Notizz!

Seite 1

Abb. 5

Logo PC-Rechnung

Seite 1

Abb. 6

Logo Safer Mail

Seite 1

Abb. 7

Logo TimOnize

Seite 1

Abb. 8

Logo Tipptext

Seite 1

Abb. 9

Dialog Installationsauswahl.

Seite 11

Abb. 10

Eine Beschreibung der Bereiche und Elemente der Hauptmaske von PC-Adreßzz!6.x

Seite 16

Abb. 11

PCA-Hauptmaske Register "3 Bilder". Die genannte Registerlasche wurde nach vorn gebracht.

Seite 17

Abb. 12

PCA-Hauptmaske Register "3 Bilder". Der Dialog "Bild von Scanner oder Digitalkammera holen...". Lasche "Quelle".

Seite 18

Abb. 13

Adressen aus externer Datei importieren in 5 Schritten: 1. Schritt

Seite 20

Abb. 14

Adressen aus externer Datei importieren in 5 Schritten: 2. Schritt

Seite 21

Abb. 15

Adressen aus externer Datei importieren in 5 Schritten: 3. Schritt

Seite 21

Abb. 16

Adressen aus externer Datei importieren in 5 Schritten: 4. Schritt

Seite 22

Abb. 17

Adressen aus externer Datei importieren in 5 Schritten: 5. Schritt

Seite 23

Abb. 18

Adressen exportieren nach ... in 3 Schritten: 1. Schritt

Seite 24

Abb. 19

Adressen exportieren nach ... in 3 Schritten: 2. Schritt

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Abb. 20

Adressen exportieren nach ... in 3 Schritten: 3. Schritt

Seite 25

Abb. 21

Der Dialog "Datei mit externer Adressendatei abgleichen..."

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Abb. 22

Dialog "Adressen drucken...": Listen. Es können Listen, Kalender, Etiketten, Karten und Umschläge layoutet und bedruckt werden. Stets mit Vorschau.

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Abb. 23

Dialog "Adressen drucken...": Beispiel einer ausgedruckten Telefonliste.

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Abb. 24

Dialog "Adressen drucken...": Beispiel einer ausgedruckten Geburtstagsliste.

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Abb. 25

Dialog "Adressen drucken...": Beispiel einer ausgedruckten Anschriftenliste.

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Abb. 26

Dialog "Adressen drucken...": Der Button "Layout" ruft den wichtigen Dialog "Layout festlegen" auf.

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Abb. 27

Dialog "Adressen drucken...": Unter-Dialog "Layout festlegen". Sehr übersichtlich gestaltet. Leicht bedienbar.

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Abb. 28

Dialog "Adressen drucken...": Unter-Dialog "Layout festlegen" - der Anwender kann hier individuelle Listen layouten.

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Abb. 29

Dialog "Adressen drucken...": Unter-Dialog "Layout festlegen"  - dazu gehört auch, dass (individuellen) Listen benötigte Datenbankfelder hinzugefügt bzw. entfernt werden können.

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Abb. 30

Dialog "Adressen drucken...": Kalender. Kalenderdruck in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichen Informationen.

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Abb. 31

Dialog "Adressen drucken...": Beispiel eines ausgedruckten Kalenders im "Westentaschenformat" und im "Zeitplanervormat".

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Abb. 32

Dialog "Adressen drucken...": Etiketten. Es wird der Etikettendruck in verschiedenen Formaten und mit variabler Absenderzeile angeboten.

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Abb. 33

Dialog "Adressen drucken...": Etiketten. Der Button "Layout" ruft den wichtigen Dialog "Etikettenformat bearbeiten" auf.

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Abb. 34

Dialog "Adressen drucken...": Der geöffnete Unterdialog "Etikettenformat bearbeiten"

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Abb. 35

Dialog "Adressen drucken...": Beispiel eines Etikettenausdrucks.

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Abb. 36

Dialog "Adressen drucken...": Die Druckvorschau.

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Abb. 37

Dialog "Adressen drucken...": Karten. Karteikartendruck in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichen Informationen.

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Abb. 38

Dialog "Adressen drucken...": Beispiel eines Karteikartenausdrucks - mit Bild.

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Abb. 39

Dialog "Adressen drucken...": Umschläge. Lasche "Format & Einzug" Verschiedenen Briefformate sind möglich.

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Abb. 40

Dialog "Adressen drucken...": Umschläge. Lasche "Absender" Erwartet die Eingabe zu Absenderangaben.

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Abb. 41

Dialog "Adressen drucken...": Umschläge. Lasche "Druckposition" Einstellungsmöglichkeiten für die Postionen von Absender- und Empfängerangaben auf dem Briefumschlag.

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Abb. 42

Abbildung 42

Seite 36

Abb. 43

Dialog "Adressen drucken...": Umschläge. Weitere Druckoptionen. (z.B. "Alle Adressen der angezeigten Kategorie drucken")

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Abb. 44

Dialog "Adressen drucken...": Checkbox "Vorschau zeigen".

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Abb. 45

Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Sichern - 1. Schritt

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Abb. 46

Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Sichern - 2. Schritt

Seite 37

Abb. 47

Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Sichern - 3. Schritt

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Abb. 48

Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Wiederherstellen - 1. Schritt

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Abb. 49

Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Wiederherstellen - 2. Schritt

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Abb. 50

Daten sichern oder wiederherstellen in 3 Schritten: Wiederherstellen - 3. Schritt

Seite 39

Abb. 51

Der Dialog "Adressdatei wiederherstellen".

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Abb. 52

Der Dialog "Eigenschaften von Datei" mit den Laschen "Passwort", "Felder" und "Ladevorgang".

Seite 42

Abb. 53

Abbildung 53

Seite 42

Abb. 54

Abbildung 54

Seite 43

Abb. 55

Menü "Adressen". Der Dialog "Kategorienzuweisung" ermöglicht die Vergabe (auch) von mehreren Kategorien an die aktuelle Adresse.

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Abb. 56

Abbildung 56

Seite 45

Abb. 57

Menü "Adressen". Konfigurierbare Symbolleiste. "Adresse bearbeiten"

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Abb. 58

Menü "Adressen". Konfigurierbare Symbolleiste. "Adresse löschen"

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Abb. 59

Menü "Adressen". Abfragedialog zur Aktion "Adresse löschen"

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Abb. 60

Menü "Adressen". Dialog "In Zwischenablage kopieren..."

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Abb. 61

Menü "Adressen". Menübefehl "Übernahme aus Zwischenablage..." - "Tele-InfoFormat".

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Abb. 62

Menü "Adressen". Der Dialog "Adresse in Textdokument einfügen".

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Abb. 63

Menü "Adressen". Der Dialog "Adresse in Textdokument einfügen". Eingabe/Auswahlfelder: "Betreff:" und "Bezug:".

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Abb. 64

Menü "Adressen". Der Dialog "Adresse in Textdokument einfügen". Dialog "Bezug-Liste verwalten...". Auch eine "Betreff-Liste kann verwaltet werden.

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Abb. 65

Menü "Adressen". Der Dialog "Suchen oder ersetzen...".

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Abb. 66

Menü "Adressen". Der Dialog "Suchen oder ersetzen...". Berücksichtigt "Kategorien".

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Abb. 67

Menü "Adressen". Der Dialog "Adressen-Auswahl anzeigen...". Es können Filter für benötigte Anzeigen neu erstellt und geändert werden.

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Abb. 68

Menü "Adressen". Der Dialog "Neuen Auswahlfilter erstellen...". Ein neuer Filter "Alle Adressen mit Fax" wurde erstellt.

Seite 54

Abb. 69

Abbildung 69

Seite 55

Abb. 70

Abbildung 70

Seite 55

Abb. 71

Menü "Adressen". Die Hauptmaske zeigt die Änderung der Sortierung, die im Dialog "Sortierung ändern..." vorgenommen wurde.

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Abb. 72

Menü "Markierung". Wichtige Befehle können bspw. auch über die konfigurierbare Symbolleiste aufgerufen werden.

Seite 57

Abb. 73

Menü "Extras". Wichtige Befehle können bspw. auch über die konfigurierbare Symbolleiste aufgerufen werden.

Seite 57

Abb. 74

Menü "Extras". Der Dialog "Anstehende Geburtstage".

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Abb. 75

Menü "Extras". Der Dialog "Automatische Dokumentenzuordnung".

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Abb. 76

Menü "Extras". Und so sieht das Ergebnis der "Automatische Dokumentenzuordnung" aus. Ein Beispiel.

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Abb. 77

Menü "Extras". Der Dialog "Nach doppelten Adressen suchen".

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Abb. 78

Menü "Extras". Der Dialog "Tastenkürzel bearbeiten...".

Seite 62

Abb. 79

Abbildung 79

Seite 63

Abb. 80

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Allgemein".

Seite 64

Abb. 81

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Datenverzeichnis".

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Abb. 82

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "CD-Adressen".

Seite 65

Abb. 83

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Datensicherung".

Seite 67

Abb. 84

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "e-Mail".

Seite 67

Abb. 85

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Eingabeüberprüfung".

Seite 68

Abb. 86

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Etiketten / Adressformat".

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Abb. 87

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Erinnerung".

Seite 69

Abb. 88

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Internet".

Seite 70

Abb. 89

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Kalender".

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Abb. 90

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Listen".

Seite 71

Abb. 91

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Netzwerk".

Seite 72

Abb. 92

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Netzwerk". Lasche "Seite 3"

Seite 73

Abb. 93

Abbildung 93

Seite 74

Abb. 94

Abbildung 94

Seite 74

Abb. 95

Abbildung 95

Seite 74

Abb. 96

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Termine".

Seite 75

Abb. 97

Menü "Extras". Dialog "Optionen". Register "Textverarbeitung". Lasche "Information".

Seite 75

Abb. 98

Abbildung 98

Seite 76

Abb. 99

Menü "Extras". Dialog "Vorgaben Feldlisteninhalte bearbeiten...".

Seite 77

Abb. 100

Menü "Extras". Dialog "Temporäre Adressablage". Adressen können zwischen PCA-Adressen-Dateien hin und her verschoben werden.

Seite 78

Abb. 101

Menü "Extras". Dialog "Registrierung".

Seite 78

Abb. 102

Menü "Adressen". Der Dialog "Konditionales ändern." Ein sehr mächtiger Dialog zur Adressenverwaltung.

Seite 79

Abb. 103

Abbildung 103

Seite 80

Abb. 104

Menü "Kommunikation". Auch hier können häufige Funktionen auf die Symbolleiste gelegt werden.

Seite 80

Abb. 105

Menü "Kommunikation". Der aufgerufene Dialog "Telefonnummer wählen". Lasche "Wählen".  Wählen über COM-Schnittstelle.

Seite 81

Abb. 106

Menü "Kommunikation". Der aufgerufene Dialog "Telefonnummer wählen". Wählen mit der Windows Wahlhilfe.

Seite 81

Abb. 107

Menü "Kommunikation". Der aufgerufene Dialog "Telefonnummer wählen". Lasche "Optionen". Auswahloptionen für das Modemfestlegen.

Seite 81

Abb. 108

Menü "Kommunikation". Der Dialog "Neuer Brief...".

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Abb. 109

Menü "Kommunikation". Der Dialog "Neuer Serienbrief...".

Seite 83

Abb. 110

Menü "Kommunikation". Gestarteter Serienbrief-Manager. Ausschnitt 1

Seite 84

Abb. 111

Menü "Kommunikation". Gestarteter Serienbrief-Manager. Ausschnitt 2

Seite 84

Abb. 112

Menü "Kommunikation". Der PCA-interne E-Mail-Editor.

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Abb. 113

Menü "Kommunikation". Der E-Mail-Editor mit aufgerufenen "Mailvorlagen-Editor".

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Abb. 114

Abbildung 114

Seite 86

Abb. 115

Menü "Kommunikation". Der Dialog "Importdatei für Winfax-Telefonbuch erstellen...".

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Abb. 116

Menü "Hilfe". Der Dialog "Tips &Tricks".

Seite 89

Abb. 117

Das Programm PC-Adreßzz! - Server. Hauptmaske.

Seite 92

Abb. 118

PC-Adreßzz! - Server. Der Dialog "Optionen".

Seite 93

Abb. 119

PC-Adreßzz! - Server. Der Dialog "Bearbeitungsmodus setzen...".

Seite 96

Abb. 120

PC-Adreßzz! - Server. Der Dialog "Adressdatei wiederherstellen".

Seite 97



12. Stichwortverzeichnis


A ------------------------

Abgleich, 26

Adressablage, 78

Adresse Bearbeiten, 45

Adresse Löschen, 45

Adressenverteiler, 48

Adressformat, 69

Allgemein, 64

Alternative1, 47

Alternative2, 47

Amtsnull, 82

Amtston, 82

Anmerkung1, 14

Anmerkung2, 14

Anredekopf, 13

Anredetext, 14

Anschriftenliste, 27

ANSI, 21

Anwahloptionen, 81

Arbeitsgruppe, 92; 93; 94

ASCII-Zeichen, 21

ATDT, 82

ATPT, 82

Auswahl, 53

AWADo, 82


B ------------------------

Beispielvorlagen, 76

Besetztzeichen, 82

Betreff, 49

Bezugslisten, 50

Bezugszeile, 50

Bilder, 15; 17; 61

Brief, 49; 82

Briefformat, 35

Briefvorlage, 50


C ------------------------

CD-Adressen, 65

CD-Adressensammlung, 57

Client, 12

Clients, 94

COM-Schnittstelle, 80; 81


D ------------------------

Datei Neu, 19

Datei Öffnen, 19

Datei, 19

Dateiversionen, 26

Datensicherung, 67

Datenverzeichnis, 65

Dokumente, 15

Dokumentenzuordnung, 59

Doppelte Adressen, 68

Doppelten Adressen, 62

Doublettenprüfung, 68

Drucken, 27

Druckkorrektur, 32

Druckvorschau, 33

DT-Info, 66

Duplizieren, 46


E ------------------------

Eigenschaften, 41

Eingabeüberprüfung, 68

Einzelplatzmodus, 96

Einzugsrichtung, 35

E-Mail, 67; 85

EMail1, 14

EMail2, 14

E-Mail-Verteiler, 86

Enterprise-Version, 15

Erinnern, 58

Erinnerung, 69

Erinnerungsfunktion, 70

Ersetzen, 51; 79

Etiketten drucken, 31

Etiketten, 69

Etikettenbogen, 31; 32

Etikettendruck, 69

EXCEL, 19


F ------------------------

Fax, 14

Fax2, 14

Fax-Dokument, 89

Fax-Importdatei, 88

Faxnummer, 88

Fehlbedienung, 96

Feld1, 15

Feld8, 15

Felder 9-16, 15

Felder, 41

Feldlisteninhalte, 76

Firewalls, 73


G ------------------------

Geboren, 14

Geburtstage, 58; 58; 70

Geburtstagserinnerung, 59

Geburtstagsliste, 27

Gehe zu, 45


H ------------------------

Handy, 14

Handy2, 14

Hauptmaske, 16

Hilfe, 89


I ------------------------

Importdatei, 22

Importieren, 19

Info, 15

Infofeld, 23

Infopost, 55

Initialisierung, 81

Init-String, 82

Installation von PC-Adreßzz! - Server, 12

Installation von PC-Adreßzz!, 11

Internet, 14; 70; 82

Internet-Explorer, 70

Internetverbindung, 82

IPX, 93


K ------------------------

Kalender drucken, 30

Kalender, 71

Kalenderformat, 71

Kategorie, 41; 91

Kategoriebezeichnung, 44

Kategorien, 52; 54; 55

KlickTel, 66

Kompatibilität, 65

Konditionales, 79

Kopierschema, 47

Kurz oder lang, 30


L ------------------------

L, 13

Ladevorgang, 41

Landeskürzel, 13

Layout, 28

Listen drucken, 27; 29

Listen, 71

Listenausdruck, 71

Listenformaten, 27

Lizenz, 12

Lupe, 17


M ------------------------

Mail-Editor, 67; 68; 85

Mailslottechnik, 93

Markierung speichern, 57

Markierung Wiederherstellen, 57

Markierung, 56

Markierungszustand, 57

Menü Adresse, 42

Modem, 80; 81; 81

MS-DOS, 21

Muster, 47; 48


N ------------------------

Name, 13

Name2, 13

Name3, 13

Navigationsschalter, 84

Nebenstellenanlage, 82

Netbios, 93

Netscape-Communicator, 70

Netzverkehr, 73

Netzwerk, 19; 72; 92; 94; 96

Netzwerkfähigkeit, 9

Netzwerkkommunikation, 93

Netzwerkmodus, 19; 72; 96

Netzwerkverbindung, 72

Novellnetzwerk, 93


O ------------------------

OpenOffice, 49

Optionen, 63


P ------------------------

Parameter, 89

Passwort, 41

PcaCheck.Exe, 70

PC-Adreßzz! starten, 11

Postversand, 55

Programmstart, 73; 89; 95

Pulswahl, 82


Q ------------------------

Quickinfo, 64


R ------------------------

Rechnungsprogramm, 74

Registriernummer, 79

Registrierung, 78; 9

Router, 93

Rückgängig, 46


S ------------------------

Scannen, 17

Schriftart, 64

Serienbrief, 83; 84

Serienbriefexport, 24

Serienbrief-Manager, 25; 51; 84; 84; 84

Server, 72; 73; 92

Shareware, 9

Shortcuts, 63

Sichern, 37; 65

Sortierung, 55

Speichern, 40

Spezial 5.0, 66

Staat, 14

StarOffice, 49

Steuersequenzen, 81

Stichwort, 14; 45

Stichwortfeld, 45

Strasse, 13

Suchen, 51

Switches, 93

Symbolleiste, 63

Systemvoraussetzungen, 9


T ------------------------

Tastaturbelegung, 62

Tastenkombinationen, 91

TCP, 93

TCP/IP-Brücke, 73; 93; 95

Technische Information, 9

Telefon1, 14

Telefon2, 14

Telefonbuch, 66

Telefonliste, 27

Telefonnummer wählen, 80

Tele-Info, 48; 66

Temporäre, 53

Termine, 75

Textmarken, 49

Textverarbeitung Tipptext, 25

Textverarbeitung, 49; 75

Textvorlage, 86

Textvorlagen, 67; 85

TimOnize, 75

Tipps, 64; 89

Tipptext, 49

Titel, 13

Tonwahl, 82

Trennbalken, 63

Tricks, 64; 89

Twain-kompatiblen, 17


Ü ------------------------

Übernahme aus Zwischenablage, 48


U ------------------------

Umschläge drucken, 35

UNC, 19; 94

Urheberrecht, 9


V ------------------------

VCard, 48

Verknüpfungen, 43; 44

Verschlüsselt, 41

Vollständigkeit, 68

Vorlage, 85

Vorlagen, 76

Vorname, 13

Vorschau, 36

Vorwahlnummern, 43


W ------------------------

Wählstring, 82

Westentaschenformat, 30

Wiederherstellen, 38; 40; 65; 96

Wiederherstellung, 97

Windows Wahlhilfe, 81

Winfax, 76; 88

Winfax-Telefonbuch, 88

Winword & Winfax, 89

Winword, 49

WLAN, 93


X ------------------------

Xn-Befehl, 82


Z ------------------------

Zeilenzahl, 33

Zeitplanerformat, 30

Zoomschalter, 17

Zoomstufen, 17

Zuordnung, 22

Zusatz, 13

Zwischenablage, 46; 57; 66; 88

Zwischenablagefunktion, 58