In diesem Dialog können Sie die aktuell geladene Adressdatei mit einer externen Adressdatei abgleichen. Dies ist z.B. hilfreich, wenn Sie Ihre Adressen grundsätzlich zu Hause auf dem Desktop-PC verwalten, im Urlaub auf dem Notebook dann aber Adressen neu anlegen, ändern oder löschen. Ein anderer Fall wäre z.B. wenn Sie als Außendienstmitarbeiter Adressen neu aufnehmen oder verändern und andere Personen in der Firma gleichzeitig Adressen neu aufnehmen oder verändern.
Der Dialog führt Sie durch die einzelnen Schritte, erst wenn Sie am Ende des Dialogs die Taste "Start" drücken, werden tatsächlich Änderungen an der oder den Dateien vorgenommen.
Register Externe Datei
Geben Sie hier den Namen der Datei an, die mit der aktuell geladenen Datei abgeglichen werden soll. Wenn die aktuelle Datei momentan von anderen Personen im Netzwerk bearbeitet wird, müssen Sie diese Datei im Netzwerkmodus laden. Geben Sie dann die Datei, die Sie z.B. auf Ihrem Notebook bearbeitet haben, als externe Datei an.
Register Neue Adressen
Auf dieser Registerseite sind in der oberen Liste die Adressen aus der externen Datei aufgeführt, die in der aktuellen Datei nicht vorhanden sind. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Sie auf Ihrem Notebook im Urlaub neue Adressen aufgenommen haben. Die Adresse kann aber auch deswegen in der aktuell geladenen Datei nicht vorhanden sein, weil etwa eine andere Person eine Adresse in der aktuell geladenen Datei in der Zwischenzeit gelöscht hatte. Diese Situation kann z.B. auftauchen, wenn die Adressendatei von unterschiedlichen Personen zur gleichen Zeit bearbeitet wird. Wenn Sie aber wissen, dass die aktuell geladene Datei in der Zeit, in der Sie Änderungen an der externen Datei vorgenommen haben, nicht verändert wurde, sind alle aufgeführten Adressen in der oberen Liste neue Adressen. Standardmäßig geht das Programm davon aus, dass es sich um neue Adressen handelt und markiert diese Adressen alle mit einer Checkmarke, was bedeutet, dass diese Adressen in die aktuell geladene Datei übernommen werden. Soll diese Übernahme nicht stattfinden, deaktivieren Sie die entsprechende Checkmarke.
In der unteren Liste sind die Adressen aus der aktuellen Datei aufgeführt, die in der externen Datei nicht vorhanden sind. Dies kann z.B. vorkommen, wenn in der Zwischenzeit neue Adressen in der aktuellen Datei aufgenommen worden sind. Oder es handelt sich um Adressen, die in der externen Datei bereits gelöscht worden sind. In letzterem Falle müssen Sie die entsprechenden Adressen in der unteren Liste demarkieren, damit Sie aus dem Adressenbestand gelöscht werden.
Register Geänderte Adressen
In den Listen des Registers "Geänderte Adressen" sind in der oberen Liste die Adressen aus der externen Datei und in der unteren Liste die Adressen der aktuell geladenen Datei aufgeführt, die sich voneinander unterscheiden. Dabei ermittelt das Programm anhand des letzten Änderungsdatums, welche Adresse den neueren Zustand wiedergibt und markiert diese Adresse in der entsprechenden Liste zur Übernahme in die aktuelle Datei.
Wenn seit dem Erfassungsdatum der Adresse nur in einer der geladenen Dateien ein Änderungsdatum vorhanden ist, dann ist ganz klar, dass die Adresse mit einem vorhandenen Änderungsdatum die zuletzt bearbeitete Datei ist. Neben dieser Adresse wird in der Liste ein kleines Symbol angezeigt, dass ein strahlend weißes Blatt darstellen soll. Dies symbolisiert, dass es sich hier eindeutig um die neuere Adresse handelt. Die Adresse in der anderen Datei wird hingegen mit einem grauen Blatt versehen, was dann entsprechend ganz klar die ältere Adresse ist.
Wenn beide Adressen seit der Erfassung zu unterschiedlichen Zeiten verändert wurden, kann das Programm nicht wissen, ob die Änderungen nacheinander oder evtl. unabhängig voneinander vorgenommen worden sind. So kann es sein, dass Person A für eine Adresse X eine Änderung in der aktuellen Datei vorgenommen hat und Person B für die Adresse X in der externen Datei ebenfalls eine Änderung vorgenommen hat. Dies sind z.B. Fälle, wo eine Datei in einem Unternehmen tagtäglich von mehreren Personen gemeinsam im Netzwerk genutzt wird, gleichzeitig aber auch von Außendienstmitarbeitern auf dem mitgeführten Notebook, das die Adressendatei hat, die vor seinem Dienstgang auf sein Notebook kopiert wurde. Unterwegs beim Kunden nimmt der dann Änderungen an der Adresse vor. Zur gleichen Zeit könnte aber auch ein Mitarbeiter in der Firma eine Änderung an der Adresse vorgenommen haben. Diese Adressen werden mit einem Fragezeichen gekennzeichnet. Diese Adressen sollten in diesem Falle explizit angesehen werden. Dazu kann man die Adressen nebeneinander angezeigt betrachten und sehen, was sich geändert hat. Gegebenenfalls muss dann manuell eine Version der Adresse erstellt werden, die alle Änderungen enthält.
Wenn die aktuell geladene Adressendatei hingegen nicht mehr während der Bearbeitungszeit der externen Datei geändert wurde, brauchen Sie sich die mit dem Fragezeichen markierten Dateien nicht mehr anzusehen, da dann die Adresse mit dem neueren Datum die gültige Version ist und die neuere Adresse vom Programm automatisch als die gültige Version markiert wird.
Register Start
Option Externe Datei aktualisieren.
Belassen Sie diese Option aktiviert, wenn die externe Datei auf den gleichen Adressenbestand gebracht werden soll, wie die aktuelle Datei. Dies wird der Regelfall sein, daher sollten Sie die Option aktiviert lassen. Wenn Sie aber Adressen aus anderen PC-Adreßzz!-Dateien sammeln wollen, können Sie diese Option deaktivieren, die externe Datei bleibt dann unverändert.
Drücken Sie anschließend die Taste "Start" um den Abgleichvorgang zu starten.