Automatische Dateizuordnung

Hier wird ein Dialog aufgerufen, wo Sie zunächst einige Angaben darüber machen, welche Verzeichnisse Sie nach welchen Dateitypen durchsuchen lassen wollen.

Das Programm erstellt sich dann zunächst eine interne Dateiliste und prüft dann für jede Datei, ob eine der in PC-Adreßzz! gespeicherten Adressen in dem Dateidokument vorkommt. Ist dies der Fall, dann wird diese Datei dem passenden Adressaten zugeordnet. Eine Datei kann auch mehreren Adressen zugeordnet werden, wenn eine Datei etwa eine Verteilerliste mit mehreren Adressaten enthält.

Wichtiger Hinweis 1: Falls Sie Ihre eigene Anschrift (beruflich oder Privat) in PC-Adreßzz! gespeichert haben und in aller Regel ja in Ihren Briefen auch Ihre Absenderdaten angeben, würde dies dazu führen, dass letztlich alle Dokumente (auch) Ihrer Adresse zugeordnet werden.

Um dies zu vermeiden bietet sich an, alle Adressen außer Ihrer eigenen Adressen zu markieren und dann nur für markierte Adressen nach Dateiverknüpfungen suchen zu lassen. Dies erreichen Sie z.B. indem Sie zunächst alle Adressen anzeigen lassen, dann nur Ihre Adresse markieren, und anschließend die Markierung umkehren.
Möglich ist natürlich auch, dass Sie einfach die Dateien, die mit Ihrer Adresse verknüpft wurden, nachträglich löschen. Besser ist jedoch die erste Methode, da es ziemlich viel Rechenzeit kostet, wenn z.B. einer Adresse einige hundert Dateiverknüpfungen zugeordnet werden.

Wichtiger Hinweis 2: Wenn Sie die Adressendatei in einem Netzwerk zur Verfügung stellen, dann müssen Sie für die automatische Dateizuordnung einen Netzwerkpfad als zu durchsuchendes Verzeichnis angeben, damit auch andere Anwender Zugriff auf die mit der Adresse verknüpften Dateidokumente nehmen können.

Denn wenn Sie z.B. auf Ihrem Computer, der ggfls. als Server dient, eine Datei auf

"D:\Texte\Schreiben an Müller1.doc"

mit der Adresse von Herrn Müller verknüpfen, kann ein Anwender von einem anderen Computer über das Netzwerk keinen Zugriff auf diese Datei nehmen, wenn er z.B. auf das Verzeichnis über "\\Pentium\D\Texte\Schreiben an Müller1.doc" an die Datei gelangt. Wenn Ihr Computername also z.B. "Pentium" lautet und Sie das Laufwerk "D:\" als "D" freigegeben haben, geben Sie "\\Pentium\d\Texte" also Verzeichnis ein, das auf Ihrem Computer durchsucht werden soll. Hier würde es natürlich Sinn machen, wenn auch die Dateien alle an einem zentralen Ort gespeichert werden, ist aber nicht zwingende Voraussetzung für PC-Adreßzz!

Wichtiger Hinweis 3: Aus Geschwindigkeitsgründen werden Dateien > 1 MB nicht bei der Suche berücksichtigt. Diese Dateien müssen Sie ggfls. manuell zuordnen.