Den Serienbrief-Manager können Sie verwenden, um auf einfache Art und Weise mit Winword Serienbriefe zu erstellen oder auch nur um Formular-Felder in Ihre Vorlage für Einzelbriefe einzufügen.
Die Navigationsschalter
Die Schalter haben folgende Bedeutung:
An den Anfang der Adressenliste springen.
An das Ende der Adressenliste springen.
ur nächsten Adresse springen.
Zur vorherigen Adresse springen.
Der Schalter Inhalt des Formularfeldes löschen
Mit diesem Schalter können Sie den Inhalt der Formularfelder, die Sie in Winword eingefügt haben, leeren. Dies ist z.B. angesagt, wenn Sie eine Vorlage (eine *.DOT.-Datei) erstellt haben und diese mit den Formularfeldern - und ohne den Inhalt einer Beispieldresse - abspeichern wollen.
Der Schalter Drucken
Wenn Sie diesen Schalter drücken, wird zunächst ein Druckdialog aufgerufen, wo Sie Die Anzahl der zu druckenden Adressaten angeben können. Die Angabe "Seite" im Druckerdialog ist daher auf Adressaten zu beziehen. Wenn Ihr Dokument also z.B. 3 Seiten
umfasst, dann bedeutet die Angabe "Seiten" im Druckendialog - wenn Sie hier z.B. 1-4 angeben - , das 4 Adressaten mit jeweils 3 Seiten ausgedruckt werden. Es würden also tatsächlich 12 Seiten ausgedruckt.
Im Druckdialog können Sie ferner einstellen, ob Kopien vom Ausdruck erstellt werden sollen und der Ausdruck "sortiert", d.h. in der Reihenfolge vertauscht werden soll. Der Sortierbefehl wird nicht von allen Druckern unterstützt (bei Bedarf hilft hier also nur ausprobieren).
ACHTUNG: Standardmäßig werden beim Serienbriefdruck alle Adressen gedruckt, die in PC-Adreßzz! angezeigt werden. Wenn Sie nicht alle Adressen drucken wollen, müssen Sie entweder z.B. nur eine Kategorie von Adressen anzeigen lassen oder einzelne Adressen markieren und dann nur die markierten Adressen anzeigen lassen oder Sie treffen eine Auswahl mit dem Filterwerkzeug (Bearbeiten, Auswahl anzeigen). Schließlich können Sie auch im Druckdialog des Serienbriefmanagers den Serienbriefdruck auf bestimmte Adressaten beschränken.
Der Schalter Fenster verkleinern / vergrößern
Mit diesem Schalter können Sie das Fenster des Serienbrief-Managers verkleinern oder vergrößern, um sich die Liste mit den Formular-Feldern anzeigen zu lassen, die Sie in die Winword-Vorlage einfügen können.
Der Schalter Formularfeld einfügen
Setzen Sie zunächst den Cursor an die Stelle, wo ein Formularfeld eingefügt werden soll, wählen dann aus der Feldliste des Serienbrief-Manager den Namen des Feldes und drücken dann diesen Schalter.
In Winword wird dann das Formularfeld mit diesem Namen eingegeben. Da es in Winword nicht erlaubt ist, ein Formularfeld mit gleichen Namen mehrfach einzugeben, benutzt PC-Adreßzz! einen Trick um das doch realisieren zu können: Es hängt an jeden Feldnamen einen Unterstrich mit einer fortlaufenden Zahl an. Damit bleibt der Name für PC-Adreßzz! eindeutig genug und kann daher auch Inhalte bestimmter Felder auch mehrfach an Winword übertragen.
TIPP: Wenn Sie sich unter Winword die Symbolleiste "Formular" anzeigen lassen, können Sie den Schalter mit dem "a" benutzen, um sich die Position der Formularfelder besser anzeigen zu lassen (die Formularfelder werden dann schattiert angezeigt). Die schattierte Anzeige wird vor dem Druck automatisch wieder aufgehoben, da die Schattierung sonst beim Drucken mit ausgegeben würde.