Tipps & Tricks zu PC-Adreßzz!

Wenn Sie PC-Adreßzz! das erste mal nutzen, lesen Sie bitte die ersten 4 Tipps durch. Ansonsten könnten Sie hier - insbesondere nach Aktualisierungen des Programms - hin und wieder mal reinschauen, diese Rubrik wird fortan ständig erweitert.

0001 Wichtige Informationen zu PC-Adreßzz
0002 PC-Adreßzz! testen und registrieren
0003 Zusammenarbeit mit Winword I
0004 Zusammenarbeit mit Winword II
0005 Benutzung der rechten Maustaste
0006 Einstellen der Symbolleiste
0007 Programmfunktionen ausführen
0008 Drag & Drop mit der Maus
0009 Geburtstagserinnerung
0010 Serienbriefe erstellen
0011 E-Mail mit Outlook-Express (MAPI)
0012 E-Mail mit Outlook-Express (Mailto-Funktion)
0013 E-Mail mit Netscape Messenger
0014 E-Mail mit Safer Mail
0015 Das Infofeld in der Größe ändern
0016 Adressen auf verschiedene Dateien verteilen
0017 Dateifavoritenleiste benutzen
0018 Dialog "Adresse bearbeiten" in der Größe verändern
0019 Automatische Ergänzung des Ortes nach Eingabe der PLZ
0020 Weitere Anleitungsvideos zu PC-Adreßzz! im Internet
0021 Das Handbuch von PC-Adreßzz! nutzen
0022 Feldnamen des Adressensatzes ändern


0001 Wichtige Informationen zu PC-Adreßzz
Bitte lesen Sie zumindest die nächsten 4 Tipps, die wichtige Informationen für Sie enthalten.

Wenn Sie PC-Adreßzz! zum ersten Mal benutzen, wird dieses Hilfefenster angezeigt, das Ihnen wichtige Informationen oder nützliche Tipps anzeigt. Wenn Sie diese Hilfestelle später noch einmal aufrufen wollen, können Sie dies unter Menü Hilfe, Tipps & Tricks anzeigen, machen.


0002 PC-Adreßzz! testen und registrieren
Sie können das Programm 30 Tage lang Testen. Dabei werden nur die Tage gerechnet, an denen Sie das Programm auch tatsächlich starten.

Sind die 30 Tage vorbei, müssen Sie sich registrieren lassen, wenn Sie das Programm weiter nutzen wollen. Im anderen Falle müssen Sie es wieder von Ihrer Festplatte entfernen.

Das Programm funktioniert aber auch noch nach Ablauf der 30 Tage ohne Einschränkungen, Sie werden nur an die abgelaufene Testzeit erinnert.

Und so registrieren Sie sich: Lassen Sie unter dem Menü "Hilfe" Befehl "Registrierformular" das Bestellformular anzeigen und ausdrucken. Füllen Sie es aus und senden es an die im Formular genannte Adresse. Sie erhalten dann umgehend die Registriernummer zugesandt, die Sie unter dem Menü "Extras" Befehl "Registrierung" eingeben.

Die Registriernummer gilt für eine ganze Versionsnummer, also z.B. 8.0-8.99 von, so dass Sie die einzelnen Zwischenversionen entweder kostenlos aus dem Internet laden oder zu einem Service-Preis von 10,-- Euro beim Shareware-Autor bestellen können.


0003 Zusammenarbeit mit Winword I
PC-Adreßzz! stellt einige Funktionen zur Verfügung, die speziell die Arbeit mit Microsoft Word erleichtert.

Sie können etwa eine Adresse per OLE-Technik in ein offenes Winword-Dokument übertragen oder mit PC-Adreßzz! und Winword auf einfachste Art und Weise Serienbriefe erstellen.

Damit dies alles funktioniert, müssen Sie unter dem Menü "Extras", "Optionen", Register "Textverarbeitung" die benutzte Winword-Version einstellen.

Außerdem arbeitet das Programm in ähnlicher Weise mit "OpenOffice" und "StarOffice" zusammen. Natürlich funktioniert PC-Adreßzz! auch bestens mit dem Programm Tipptext aus dem Hause Hastasoft.

Da PC-Adreßzz! ein 32-Bit Programm ist, funktioniert die Zusammenarbeit auch nur mit einem 32-Bit Word-Programm.


0004 Zusammenarbeit mit Winword II
In den Versionen von PC-Adreßzz! vor 4.0 war es Standard, mit Einträgen wie z.B. <Name> oder <Vorname> in einer Winword-Vorlage die Stellen zu markieren, wo Text durch die aktuell in PC-Adreßzz! ausgewählte Adresse ersetzt werden soll.

Dies funktioniert auch immer noch, jedoch werden ab Version 4.0 Winword-Formular-Felder zur Markierung der zu ersetzenden Textteile benutzt, weil dies schneller geht und flexibler ist. Sie können den Seriendruckmanager benutzen, um eine in Winword geöffnete Vorlage mit Formularfeldern zu füllen.

Vgl. auch den Tipp "Serienbriefe erstellen"

HINWEIS: Der Ausdruck der Formularfelder funktioniert nur, wenn die Option "Felder beim Ausdruck aktualisieren" deaktiviert ist. PC-Adreßzz! deaktiviert daher diese Einstellung. Falls Sie diese Option für andere Vorlagen benötigen, müssen Sie sie in Winword unter "Extras", "Optionen", Register "Drucken" manuell wieder aktivieren.


0005 Benutzung der rechten Maustaste
Normalerweise bedienen Sie PC-Adreßzz!, indem Sie mit der linken Maustaste auf Schalter, Listen aber auch Labels klicken.

In vielen Fällen sollten Sie es auch einmal mit der rechten Maustaste versuchen.

Mit dem rechten Mausklick auf die Adressenliste wird ein sog. Popup-Menü geöffnet, mit dem Sie einige wichtige Befehle im direkten Zugriff haben.


0006 Einstellen der Symbolleiste
Im Menü "Ansicht", Untermenü "Toolbars", "Einstellungen Toolbar 1" können Sie wählen, welche Schalter in der Symbolleiste angezeigt werden sollen.


0007 Programmfunktionen ausführen
Bei einigen Dialogen haben Sie speziell die Möglichkeit zu wählen, ob sich Funktionen auf alle Adressen, auf markierte Adressen oder nur auf die aktuell ausgewählte Adressen beziehen sollen. Die "aktuell ausgewählte Adresse" ist die Adresse, auf die der Selektionsbalken in der Adressenliste steht.

Einige andere Funktionen - z.B. der Seriendruck mit Winword und dem Seriendruck-Manager von PC-Adreßzz! beziehen sich auf alle Adressen, die in der Adressenliste gerade angezeigt werden. Wollen Sie hier aber nur bestimmte Adressen für den Seriendruck verwenden, markieren Sie zunächst diese Adressen und lassen sodann nur die markierten Adressen anzeigen (drücken Sie dazu den Schalter "Anzeigen" in der Symbolleiste).


0008 Drag & Drop mit der Maus
Zwischen den Adress-Feldern (auch mit dem "Info"-Feld) können Sie markierten Text in den Adressfeldern (nicht in der Liste) mit der Maus per Drag und Drop (=Ziehen und fallen lassen) verschieben oder kopieren.

Um Text zu verschieben, markieren Sie diesen zunächst. Dann halten Sie die Shift-Taste gedrückt und ziehen den markierten Text mit gedrückter linker Maustaste in ein anderes Feld. Zeigen Sie dabei mit dem Mauszeiger auf die Stelle, wo der Text eingefügt werden soll und lassen dann die Maustaste und Shift-Taste los.

Um Text zu kopieren, verfahren Sie genauso wie zuvor beschrieben, nur benutzen Sie die Strg-Taste zum kopieren.


0009 Geburtstagserinnerung
Sie können PC-Adreßzz! so einstellen, dass Sie bei Programmstart an bevorstehende Geburtstage erinnert werden.

Einzelheiten dazu können Sie unter dem Menü "Extras", "Optionen" im Register "Erinnerung" einstellen.

Dort können Sie auch festlegen, ob nicht nur beim Programmstart von PC-Adreßzz! anstehende Geburtstage kontrolliert werden sollen, sondern auch bei jedem Start von Windows. Dazu wird das ca. 60 kb kleine Programm PcaCheck.exe in die Autostart-Gruppe eingebunden. Wenn Geburtstage anstehen, ruft es PC-Adreßzz! auf. Auf jeden Fall beendet sich das Programm selber wieder nach der Überprüfung, so dass es für die weitere Arbeit am PC keinen Speicherplatz in Anspruch nimmt.


0010 Serienbriefe erstellen
Eine konventionelle Methode, mit Winword Serienbriefe zu erstellen ist es, Adressen aus PC-Adreßzz! in eine Datei zu exportieren und dann die Serienbrief-Funktionen von Winword zu benutzen.

Diese sind aber nicht ganz leicht zu bedienen, daher bietet PC-Adreßzz! ab Version 4.0 eine einfachere Möglichkeit an: Lassen Sie zunächst in PC-Adreßzz! nur die Adressen in der Liste anzeigen, die für den Serienbrief benutzt werden sollen (wählen Sie dazu entweder eine Kategorie, treffen eine Auswahl, oder markieren Adressen und lassen dann nur die markierten Adressen anzeigen).

Wählen Sie dann aus dem Menü "Kommunikation" den Befehl "Neuer Serienbrief". Wählen Sie aus dem aufgerufenen Dialog eine Serienbrief-Vorlage (z.B. "Sr-Brief.Dot"). Mit dem Serienbrief-Manager können Sie durch die Adressen browsen oder das Dokument um andere Felder ergänzen. Sie löschen vorhandene Felder, indem Sie diese in Winword markieren und dann löschen.


0011 E-Mail mit Outlook-Express (MAPI)
PC-Adreßzz! kann e-Mails an das sog. MAPI-System von Microsoft übergeben. Dies ist ein dokumentiertes Protokoll, mit dem viele e-Mail-Programme arbeiten können.

Wenn Sie mit Outlook-Express (bzw. Windows Mail ab Vista) arbeiten, achten Sie darauf, dass bei Outlook Express unter dem Menü "Extras", Befehl "Optionen" in dem Dialog im Register "Allgemein" die Checkmarken Outlook-Express "als Standard-Programm für e-Mail" und "als Standard-Client für Simple-MAPI einrichten" aktiviert sind.

Wenn Sie dies nicht der Fall sein sollte, erhalten Sie bei PC-Adreßzz! i.d.R. eine Fehlermeldung, wenn Sie e-Mails an das MAPI-System weiterreichen wollen.

PC-Adreßzz! arbeitet aber natürlich auch mit dem Hastasoft E-Mail Programm "Safer Mail" zusammen (vgl. www.safer-mail.de).


0012 E-Mail mit Outlook-Express (Mailto-Funktion)
PC-Adreßzz! kann e-Mails auch mit der sog. Mailto-Funktion an das E-Mail-Programm übergeben, das im Betriebssystem als Standard-E-Mail-Programm registriert ist.

Aktivieren Sie dazu in PC-Adreßzz! im Menü "Extras", mit dem Befehl "Optionen" im dann angezeigten Dialog im Register "e-Mail" die Checkmarke "MailTo-Funktion benutzen".

Outlook-Express muss als Standard-Mailprogramm angemeldet sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie dies in Outlook-Express unter dem Menü "Extras", Befehl "Optionen" im Register "Allgemein" festlegen (OE als Standard-Mailhandler).

Die Mailto-Funktion funktioniert auch mit dem Hastasoft E-Mail Programm "Safer Mail" (vgl. www.safer-mail.de).


0013 E-Mail mit Netscape Messenger
PC-Adreßzz! kann e-Mails auch mit der sog. Mailto-Funktion an das E-Mail-Programm übergeben, das im Betriebssystem als Standard-E-Mail-Programm registriert ist.

Aktivieren Sie dazu in PC-Adreßzz! im Menü "Extras", mit dem Befehl "Optionen" im dann angezeigten Dialog im Register "e-Mail" die Checkmarke "Mailto-Funktion benutzen". Sie sollten besser die Mailto-Funktion als die MAPI-Funktion nutzen, da Netscape evtl. den Text der e-Mail (den sog. Body) nicht richtig übernehmen kann.

Netscape-Messenger muss als Standard-Mailprogramm angemeldet sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie dies in Netscape-Messenger unter dem Menü "Bearbeiten", Befehl "Einstellungen" im Register "Mail& Diskussionsforen" festlegen. Aktivieren Sie dazu die Option "Bei MAPI-basierten Anwendungen Netscape Messenger verwenden".

Diese Option bezieht sich zwar vom Wortlaut her nur auf die MAPI-Funktion, aber damit wird auch gleichzeitig die Mailto-Funktion aktiviert!!


0014 E-Mail mit Safer Mail
PC-Adreßzz! kann e-Mails natürlich auch an Safer Mail übergeben, das im Betriebssystem als Standard-E-Mail-Programm registriert sein muss.


0015 Das Infofeld in der Größe ändern
Sie können das Infofeld der Hauptmaske in der Größe verändern.

Fahren Sie dazu den Mauszeiger auf die Lücke zwischen der Adressenanzeige und dem Infofeld. Der Mauszeiger verändert dann seine Form. Drücken Sie dann die linke Maustaste und ziehen bei gedrückter Maustaste nach unten oder oben. Lassen Sie los, wenn Sie die gewünschte Größe haben.

0016 Adressen auf verschiedene Dateien verteilen
Wenn Sie bislang schon mit PC-Adreßzz! gearbeitet haben, möchten Sie vielleicht Ihre bisherige Datei pca20.hdb, welche alle Adressen enthält, in verschiedene Dateien, z.B. in "Kunden.hdb" und "Privat.hdb" aufteilen.

Um dies zu erreichen, markieren Sie alle Adressen, die der Kategorie Kunden zugeordnet sind. Kehren Sie sodann die Markierung um und löschen dann nur die markierten Adressen. Speichern Sie sodann die Datei unter dem Namen "Kunden.hdb" ab. Öffnen Sie erneut die Datei pca20.hdb und gehen wie zuvor beschrieben vor, allerdings ohne die Markierung umzukehren. Löschen Sie also alle Kundenadressen und speichern die Datei unter dem Namen "Privat.hdb" ab.

Wichtig: Vergessen Sie nicht unter Extras, Optionen, Register Erinnerung die zu überwachende Datei anzugeben, wenn Sie die Geburtstagserinnerungsfunktion bei Systemstart benutzen wollen.


0017 Dateifavoritenleiste benutzen
Wenn Sie mit mehreren Adressendateien arbeiten (z.B. am Arbeitsplatz mit den Dateien "Dienstlich.hdb" für geschäftliche Adressen und zusätzlich "Privat.hdb" für private Adressen), können Sie unter der Funktionsleiste eine Dateifavoritenleiste anzeigen lassen, damit Sie bei Bedarf schnellstens zwischen den einzelnen Dateien hin und her wechseln können.

Aktivieren Sie dazu unter dem Menü "Ansicht", den Befehl "Dateifavoritenleiste".

In der Hauptmaske wird dann zunächst eine leere Leiste angezeigt, die Sie per Klick mit der rechten Maustaste darauf mit Inhalt füllen können.


0018 Dialog "Adresse bearbeiten" in der Größe verändern
Das Dialogfenster ist ab der Version 4.2 von PC-Adreßzz! In der Größe veränderbar. Führen Sie dazu die Maus in die rechte untere Ecke des Fensters. Der Mauszeiger verändert dann seine Form. Drücken Sie dann die linke Maustaste und ziehen die Maus mit weiterhin gedrückter Maustaste nach rechts unten, so können Sie die Größe des Fensters an die Möglichkeiten Ihrer Bildschirmauflösung anpassen.


0019 Automatische Ergänzung des Ortes nach Eingabe der PLZ
Damit die automatische Ergänzung des Ortes, nach Eingabe der PLZ im Adresse-Bearbeiten-Dialog funktioniert, müssen Sie zuvor das Landeskürzel eingegeben haben, also z.B. "D" für Deutschland oder "CH" für die Schweiz. Wenn der Cursor dann im PLZ-Feld steht und sie die PLZ eingegeben haben, drücken Sie einfach die Tabulator-Taste. Der Cursor springt dann in das Ortsfeld und weist diesem den passenden Ort zu. Manchen PLZ können mehrere Orte zugewiesen sein. Drücken Sie dann einfach auf die Dropdown-Liste und wählen den passenden aus. Folgende Länder werden mit dieser Funktionalität unterstützt: Deutschland, Schweiz, Österreich und Belgien.


0020 Weitere Anleitungsvideos zu PC-Adreßzz! im Internet
Im Internet finden Sie auch kurze Videos zur Benutzung von PC-Adreßzz!. Schauen Sie mal vorbei:
http://www.pc-adress.de/Videoanleitungen.htm


0021 Das Handbuch von PC-Adreßzz! nutzen
Noch ausführlichere Beschreibungen, als in dieser Hilfe finden Sie im Handbuch von PC-Adreßzz! Die Beschreibungen enthalten viele Grafiken und erleichtern somit das Verständnis. Sie können das Handbuch über Amazon beziehen, hier ist der Link:

http://www.amazon.de/dp/1522071601


0022 Feldnamen des Adressensatzes ändern
Sie können lediglich für die Zusatzfelder 1-8 bzw. 1-16 andere Bezeichnungen vergeben, die dann in den Eingabemasken mit den neuen Namen angezeigt werden. Intern führt PC-Adreßzz! allerdings die Verwaltung der Felder weiterhin mit den Namen Feld1 bis Feld8 fort. Diese internen Bezeichnungen müssen Sie auch verwenden, wenn Sie z.B. Formularfelder in Winword benutzen, um Bestandteile einer Adresse von PC-Adreßzz! zu übernehmen. Für die anderen Felder ist die Änderung der Bezeichnung nicht möglich. Dies ist erst für eine spätere Version (voraussichtlich Version 8.0) vorgesehen.