Adresse in Textverarbeitung einfügen

A) Die mitgelieferte Briefvorlage benutzen:

Um eine Adresse aus PC-Adreßzz! in Winword, OpenOffice oder StarOffice einzufügen, gehen Sie wie folgt vor (zuvor muss Ihre Textverarbeitung für die Zusammenarbeit mit PC-Adreßzz! konfiguriert worden sein!):

Winword:

1. Starten Sie Winword (oder wechseln Sie zu Winword, falls es schon gestartet ist).

2. Wählen Sie in Winword-Menü "Datei" den Befehl "Neu".

3. Aktivieren Sie die Option "Vorlage" und wählen im Verzeichnis "PCABrief" die Vorlage "Pr-Brief.Dot"). Dann wird die Vorlage geöffnet und das in der Vorlage vorhandene Makro Autonew startet PC-Adreßzz!  dann automatisch.

HINWEIS: Einfacher geht es, wenn Sie in PC-Adreßzz! unter dem Menü "Kommunikation" den Befehl "Neuer Brief" wählen und dann im angezeigten Dialog die genannte Vorlage öffnen. Außerdem würde hier PC-Adreßzz! Winword selber starten, wenn es noch nicht läuft.

4. Selektieren Sie in PC-Adreßzz! die Adresse, die Sie in Winword einfügen wollen.

5. Wählen Sie aus dem Menü "Adressen" den Befehl "In Winword einfügen".

6. In die dann aufgerufene Maske geben Sie bei Bedarf noch einen Betreff oder einen Bezug ein und drücken die Taste "OK".

TIPP: Wenn Sie den Schalter mit den 3 Punkten neben der Zeile Betreff bzw. Bezug eingeben, können Sie hier häufig benötigte Einträge für Betreff oder Bezug anlegen und diese dann später bei Bedarf einfach aus der Liste auswählen, anstatt Sie immer wieder erneut einzugeben. Praktisch ist dabei auch die Funktion, Einträge wie <Heute> oder <Gestern> in einem so erstellten Bezug oder Betreff durch das heutige bzw. gestrige Datum ersetzen zu lassen.

Die Adressdaten werden sodann automatisch in die Winword-Vorlage eingefügt.

Sie können die mitgelieferte Briefvorlage auch modifizieren. Öffnen Sie dazu die Datei "Pr-Brief.dot" und passen die Vorlage Ihren Wünschen an. Anschließend speichern Sie die Vorlage wieder.

OpenOffice, StarOffice:
Erzeugen Sie das neue Textdokument immer von PC-Adreßzz! aus. Wählen Sie dazu die Funktion "Neuer Brief" aus dem Menü "Kommunikation" oder den Schalter "Brief". In dem Dialog können Sie eine Vorlage wählen. Basierend auf dieser Vorlage wird ein neues Textdokument angelegt. Mit dem Befehl "In OpenOffice einfügen" bzw. "In StarOffice“ einfügen aus dem Menü "Adresse" können Sie die aktuell ausgewählte Adresse an das Dokument übergeben. Die Elemente der Adresse werden dort an den Stellen eingefügt, wo sich die Textmarken befinden, die den Feldnamen von PC-Adreßzz! entsprechen. Bei Bedarf können Sie den Vorlagen weitere Felder hinzufügen. Benutzen Sie dazu den Navigator von OpenOffice bzw. StarOffice, er zeigt Ihnen an, an welcher Stelle bereits Textmarken vorhanden sind.

B) Eine eigene Briefvorlage benutzen:

Winword:

Sie können auch eine eigene Winword-Briefvorlage erstellen, welche die Adressen aus PC-Adreßzz! benutzen kann.

1. Öffnen Sie dazu die mitgelieferte Vorlage ‘Pr-Brief.Dot‚ als VORLAGE! (also Datei öffnen und nicht Datei Neu wählen!) und speichern Sie diese Vorlage unter einem anderen Namen ab, z.B. ‘Vorlage Manfred.dot‚).

2.Anschließend können Sie diese neue Vorlage nach Ihren Bedürfnissen anpassen und mit den Änderungen abspeichern.

Rufen Sie dann den Serienbrief-Manager in PC-Adreßzz! unter dem Menü "Kommunikation" auf. Klicken Sie dann im SB-Manager auf den roten nach unten gerichteten Pfeil, um sich die Liste der Formularfelder anzeigen zu lassen, die Sie für Ihre Vorlage verwenden können.

Sie können die Felder auch mehrfach einfügen.

TIPP: Wenn Sie sich unter Winword die Symbolleiste "Formular" anzeigen lassen, können Sie den Schalter mit dem "a" benutzen, um sich die Position der Formularfelder besser anzeigen zu lassen (die Formularfelder werden dann schattiert angezeigt). Vergessen Sie aber nicht, die schattierte Anzeige wieder aufzuheben, da die Schattierung sonst beim Drucken mit ausgegeben würde.

WICHTIGER HINWEIS:

PC-Adreßzz! arbeitet standardmäßig mit Formularfeldern, um Adressen nach Winword zu übertragen. Dies geht schneller und ist flexibel.

[Aus Kompatibilitätsgründen wird aber auch noch die alte Methode unterstützt, nämlich in den Text Feldbezeichner einzufügen, die Sie in spitze Klammern setzen (in der neuen Methode mit den Formularfeldern können alle Felder benutzt werden, bei der alten Methode war und ist die Auswahl der Felder, die an Winword übertragen werden können, beschränkt).

In der Vorlage können Sie die folgenden Bezeichner - in spitzen Klammern - an der passenden Stelle in Ihre Vorlage einfügen: (bitte auf exakte Schreibweise achten):

<Anmerkung1>
<Anmerkung2>
<Empfänger>
<Straße>
<PLZ und Ort>
<Staat>
<Betreff>
<Bezug>
<Anrede>
<Telefon1>
<Fax>
<Feld1> bis <Feld8> bzw. <Feld16> in der Enterprise-Version

Zu beachten ist, dass der Empfänger aus den Feldern AnredeKopf, Titel + Vorname + Name + Zusatz besteht.

Wenn Sie diese Angaben für bestimmte Zwecke nochmals gesondert in Ihrem Text brauchen, müssen Sie die Option "Auch einzelne Felder des Empfängers senden" markieren.

Sie können dann noch folgende Felder in Ihrer Vorlage einfügen:

<AnredeKopf>
<Name>
<Vorname>

Anm.: Das Feld "Name" besteht aus Titel + Name.

Der Cursor wird nach der Einfügeaktion an das Ende des Textes gestellt, wenn Sie die Checkbox "Cursor nach Einfügen ans Textende setzen" markiert haben, ansonsten bleibt der Cursor da wo er stand.

Im übrigen Verfahren Sie so, wie oben unter A) beschrieben.

Anm.: Sie brauchen nicht alle Felder in Ihren Vorlagentext einfügen. Sie können die Feldnamen aber auch mehrfach in dem gleichen Text verwenden.]

OpenOffice, StarOffice:

Sie können entweder die mitgelieferten Vorlagen modifizieren oder eigene Vorlagen erstellen. Die Übergabe von Adresselementen funktioniert dabei nur, wenn im Text die entsprechenden Textmarken sind, die den Feldnamen von PC-Adreßzz! entsprechen. Das Feld "Empfänger_Alles" hat dabei eine besondere Bedeutung. Hier wird eine vollständige Adresse generiert, die man z.B. in das Adressatenfeld eines Briefes einfügt.

Tipptext

Mit Tipptext kann PC-Adreßzz! am Besten zusammenarbeiten. Daher werden keine speziellen Vorlagen benötigt, PC-Adreßzz! kann direkt die von Tipptext benutzen. Wenn Sie den Befehl "Neuer Brief" aufrufen, wird der Vorlagen-Dialog von Tipptext angezeigt, wo Sie die benötigte Vorlage direkt auswählen können.