Elemente einer Adresse

Die Adresse besteht aus einer Reihe von Standardelementen, die von den Feldern Anredekopf (Herr, Frau, Firma usw.), Titel (Dr., Prof. usw.), Vorname (Harry), Name (Stahl) abgedeckt werden.

Das Feld Name2 und ggflls. Name3 wird i.d.R. dazu benutzt, zusätzliche Namensbestandsteile einer Firma oder einer Organisation/Behörde aufzunehmen, etwa die Abteilungsbezeichnung.

Beispiel:

Gemeinde Burgtaal
- Ordnungsamt -
Steinstraße 25
53333 Burgtaal

Der Begriff "Ordnungsamt" wurde hier im Feld Name2 erfasst.
Das Feld Zusatz wird i.d.R. dazu benutzt Angaben zu machen wie z.B. "z.H. Herrn Müller".

Beispiel:

Wenn Sie z.B. wissen, dass der zuständige Sachbearbeiter der Herr Müller ist, können Sie diese Angabe im Feld "Zusatz machen":

Gemeinde Burgtaal
- Ordnungsamt -
z.H. Herrn Müller
Steinstraße 25
53333 Burgtaal

Das Feld Strasse (richtig geschrieben natürlich "Straße", das doppelte "ss" hat etwas mit Kompatibilität von Daten in der EDV zu tun) benutzen Sie entweder, um den Namen der Straße oder das Postfach aufzunehmen. Beachten Sie bitte, dass eine Postfachadresse und die reguläre Anschrift sich i.d.R. in der Postleitzahl unterscheiden. Es wird daher empfohlen ggflls. 2 Adressen von einem Adressaten aufzunehmen. Die Postfachadresse können Sie bei Bedarf mit einer zusätzlichen Kategorie, z.B. "Postfach" versehen, um diese mit der Filterfunktion z.B. bei der Erstellung von Serienbriefen ausblenden zu können.

Beispiel:

Wie man leicht erkennen kann, unterscheiden sich die Adressen im Feld Strasse und in der Postleitzahl.

Gemeinde Burgtaal
- Ordnungsamt -
z.H. Herrn Müller
Postfach 88 56 77
53300 Burgtaal

Das Feld L steht für Landeskürzel und ist eigentlich überholt, da man sich im internationalen Postverkehr inzwischen darauf verständigt hat, diese wegzulassen und dafür in Großbuchstaben unter der Adresse den Namen des Landes hinzuschreiben.

Beispiel:

Um diese Adressformatierung zu erhalten, muss unter Extras, Optionen, Etiketten/Adressformat die Checkmarke "Landeskürzel nicht drucken" aktiviert sein.

Frau
Brigitte Messel
19, rue Charlotte
1200 Bruscelles
BELGIEN

Es macht aber durchaus noch Sinn, der Adresse dieses Landeskürzel zuzuweisen, etwa wenn man mit dem Auswahlfilter (Menü Adresse, Befehl "Auswahl anzeigen") Adressen aus einem bestimmten Land anzeigen will.

In das Feld Staat schreiben Sie bei Adressen außerhalb Deutschlands den Namen des Staates (z.B. BELGIEN, FRANKREICH) hinein. Die Post empfiehlt diese Angaben in Grossbuchstaben aufzunehmen.

In das Feld Anredetext nehmen Sie die Anrede auf, wie Sie diese als einleitenden Satz eines Briefes benutzen würden (z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren").

Die Felder Anmerkung1 und Anmerkung2 dienen dazu, bestimmte Ordnungsmerkmale oder Kennzeichen aufzunehmen, die für den Adressaten relevant sind. Hier könnten Sie dann z.B. im Feld Anmerkung1 den Text "Versicherungsnummer" und in Anmerkung2 dann den Text "3434.3434.2222" aufnehmen. Bei den mitgelieferten Briefvorlagen von PC-Adreßzz! werden diese Informationen automatisch an das zu erstellende Dokument übertragen, so dass der Adressat direkt die für Ihn wichtigen Informationen hat. Tragen Sie also in diesen Feldern Versicherungsnummern, Kundenummern etc. ein, dann brauchen Sie diese Angaben nicht immer zu suchen, wenn Sie einen Brief z.B. an Ihre Versicherung schreiben.

Das Feld Stichwort nutzen Sie, um mit der Adresse bestimmte Zuordnungen vorzunehmen, die sich z.B. aus dem Namen des Adressaten nicht ergeben. Geben Sie hier z.B. das Wort "Pizza" ein, wenn die Pizzeria den Namen "Teigwarenexpress" hat und Ihnen der Name entfallen ist, Sie aber wissen, dass Sie die Adresse einer Pizzeria haben wollen. Im Feld suchen geben Sie dann zunächst einen Doppelpunkt, folgend von dem Wort Pizza ein, um zu dieser Adresse zu gelangen.

Im Feld Geboren tragen Sie das Geburtsdatum des Adressaten ein. Achten Sie bitte darauf, dies in der Form "22.02.2001" (also TT.MM.JJJJ) zu machen, da PC-Adreßzz! die Angabe in dieser Form z.B. für die Geburtstagserinnerung erwartet.

In den Feldern Telefon1 und Telefon2 bzw. Handy und Handy2 tragen Sie i.d.R. eine private und eine dienstliche Telefonnummer eines Adressaten ein, wenn Sie private und dienstliche Adressen in einer Datei verwalten. Dabei steht es Ihnen frei, ob Sie das Feld Telefon1 für die private Telefonnummer benutzen und das Feld Telefon2 für die geschäftliche oder umgekehrt. Sie können auch zusätzliche Texte zu der Telefonnummer beifügen (z.B. "(Durchwahl)") damit Sie genau wissen, worum es sich bei der Telefonnummer handelt.

Für die Felder Fax, Fax2 gilt entsprechendes. Bei den Feldern eMail und eMail2 sowie Internet können Sie zu den eigentlichen Adressinformationen keine zusätzlichen Eintragungen machen, da dann die Mail und Internetfunktionen nicht mehr funktionieren würden.

In den Feldern Feld1 bis Feld8 können Sie zusätzliche Informationen erfassen. Sie können den Feldbezeichnungen andere Namen geben (unter Menü "Datei", Befehl "Eigenschaften", im dann angezeigten Dialog im Register "Felder". Dabei können sich diese Bezeichnungen für jede Datei unterscheiden. Je nachdem, ob Sie z.B. Vereinsadressen, Kundenadressen oder Privatdressen verwalten, können Sie den Feldern unterschiedliche Bezeichnungen geben (z.B. "Mitgliedsnummer", "Mitglied seit" im Falle einer Vereinsdatei oder z.B. "Kontonummer", "Bank" im Falle einer Kundendatei).

Sie können die Felder 1-8 (wie auch andere Felder) mit bestimmten Inhalten vorbelegen, die Sie dann aus der Dropdownliste des Adresse-Bearbeiten -Dialogs auswählen können.

In der Enterprise-Version von PC-Adreßzz! stehen noch die weiteren Felder 9-16 zur Verfügung.

Im Feld Info können Sie mehrzeiligen Text aufnehmen. Dieser Text kann durchaus mehrere Seiten lang sein, jedoch sollten Sie umfangreichen Text besser in eine gesonderte Datei aufnehmen und dann im Register "Dokumente" (in der Hauptmaske rechts unten) mit der Adresse verknüpfen. Damit verhindern Sie, dass die Adressendatei unnötig "aufgebläht" wird.

In den Feldern Dokumente bzw. Bilder verwalten Sie Verknüpfungen zu Text- bzw. Grafikdateien. Klicken Sie hier in der Hauptmaske unten rechts auf die entsprechenden Registerbezeichnungen um dort in den entsprechenden Ansichten Dokumente bzw. Grafikdateien hinzuzufügen bzw. zu bearbeiten oder zu entfernen. Als Grafikdateien sind Dateien im Format Bitmap (Dateiendung ".BMP') bzw. JPEG (Dateiendung ".JPG") und Komprimiertes Bitmap (Dateiendung ".PCNPIC") erlaubt.

Sie können im Register Dokumente z.B. Verknüpfungen zu Dateien herbeiführen, die Ihren Schriftwechsel mit dem jeweiligen Adressaten enthalten (mit dem Befehl "Automatische Dokumentenzuordnung" im Menü "Extras" können Sie dies auch nachträglich machen). So haben Sie schnellen Zugriff auf den letzten Brief, auch wenn Sie sich nicht mehr an den Namen der Datei erinnern können (die Dokumente lassen sich namentlich oder auch zeitlich sortiert anzeigen).

Im Register Bilder können Sie entweder Personenbilder z.B. für eine Personaldatei oder eine Modell-Agentur hinzufügen oder auch einfach Wegbeschreibungen zum Adressaten.

In einem sog. Link-Feld können ab der Professional-Version Verknüpfungen zu anderen Adressen aufgenommen werden. Diese Bearbeitungsfunktion steht dann im Adresse-Bearbeiten-Dialog zur Verfügung.