## Termine und Aufgaben archivieren

Zeitraum
Umfang der Archivierung
Archivdatei
Allgemeine Informationen
Mit dieser Funktion können Sie Termine und Aufgaben aus der aktuellen Termindatei in eine Archivdatei speichern und bei Bedarf die archivierten Daten auch aus der aktuellen Termindatei löschen.

Letztere Option ist anzuraten, wenn Sie in der Termindatei sehr viele Termindaten haben und daher "Ballast" abwerfen möchten, um die Termindatei kleiner zu machen oder Rechenoperationen zu beschleunigen (das Löschen funktioniert aber nur, wenn Sie die Datei im Einzelplatzmodus bearbeiten, also nicht zusammen mit anderen in einem Netzwerk).

Wichtig: Wenn Sie nur erledigte Termine archivieren möchten, stellen Sie vor dem Aufruf dieser Funktion sicher, dass bei einer Terminserie, bei der alle Einzeltermine erledigt sind, diese auch insgesamt als erledigt gekennzeichnet ist. TimOnize markiert erst ab Version 3.17 eine Terminserie automatisch als erledigt, wenn der letzte Termin einer Terminserie als erledigt markiert wird und alle anderen Einzeltermine ebenfalls als erledigt markiert worden sind.

Eine Terminserie, die noch nicht insgesamt als erledigt gekennzeichnet ist, erkennen Sie daran, dass die OK-Häckchen in oranger Farbe, statt in grüner Farbe angezeigt werden (sie markieren eine Terminserie insgesamt als erledigt, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Einzeltermin der Serie klicken und dann aus dem Popup-Menü den entsprechenden Befehl aufrufen).

Prüfen Sie dies alles am besten in der Terminübersicht, in der Sie alle Termine und auch die erledigten und sich wiederholenden Termine anzeigen lassen. Wenn Sie nur erledigte Termine archivieren möchten, markieren Sie insbesondere auch in der Vergangenheit liegende Termine als erledigt, falls der Termin tatsächlich erledigt ist, Sie aber versäumt haben, den Termin als erledigt zu markieren.

Zeitraum

Wenn Sie hintereinander verschiedene Jahre in separate Dateien archivieren möchten (also z.B. 1999.dbTim, 2000.dbTim, 2001.dbTim), fangen Sie unbedingt mit dem am weitesten zurückliegenden Jahr an (im Beispiel also mit 1999), damit Sie auch sich wiederholende Termine in die jeweilige Archivdatei übernehmen können, die sich über mehrere Jahre erstrecken.

Umfang der Archivierung

Geben Sie hier an, ob Sie Termine oder Aufgaben oder beides archivieren möchten.

Wenn nur erledigte Termine und Aufgaben archiviert werden sollen, aktivieren Sie die Option "aber nur, wenn sie erledigt sind". Wollen Sie auch Termine und Aufgaben archivieren, die Sie nicht als erledigt markiert haben (weil Sie z.B. sich nicht an Termine erinnern lassen und daher Termine auch nicht als erledigt kennzeichnen), dann lassen Sie diese Option deaktiviert.

Bei Terminserien gilt folgendes zu beachten: Wenn Sie nicht erledigte Terminserien archivieren, dann wird in der Archivdatei das Endedatum mit dem Ende des Archivierungszeitraums gleichgesetzt, falls die Serie über diesen Zeitpunkt hinaus gehen würde.

Wenn Sie die archivierten Daten aus der aktuellen Termindatei löschen möchten, wird zur Sicherheit dringend empfohlen, zuvor eine Kopie Ihrer aktuellen Termindatei anzulegen (am besten mit dem Befehl "Datei, Kopie speichern unter"), da das Löschen im Rahmen der Archivierungsfunktion nicht rückgängig gemacht werden kann.

Archivdatei

Klicken Sie auf den Schalter "Namen eingeben", um den Namen der Archivdatei zu wählen. Benutzen Sie aussagekräftige Bezeichnungen, die den von Ihnen angegebenen Zeitraum widerspiegeln, also z.B.:

D:\Termine1997.dbTim

D:\Termine1998.dbTim

oder

D:\Termine1999-2002.dbTim.

Wenn Sie die Sicherungsdatei Ihrer aktuellen Termindatei angelegt haben, drücken Sie auf den Schalter Start. Sie erhalten nach Ausführung der Aktion einen Hinweis, wie viel Termine und Aufgaben archiviert oder gelöscht wurden.

TIP: Editieren Sie nach der vollständigen Fertigstellung der Archivierung noch nicht abgeschlossene Terminserien in der aktuellen Termindatei und setzen einen dem aktuellen Datum nähergelegenen Startzeitpunkt der Terminserie, dadurch beschleunigt sich die Terminberechnungsfunktion des Programmes z.T. erheblich.